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Informationen zu Themen wie Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung, Events von p.l.i. solutions

Viele Wege zur Zeiterfassung mit PROCESS PZE

p.l.i. solutions bietet Zeiterfassungslösungen, die schnell eingeführt sind, einfach zu bedienen sind und in Echtzeit Überblick über Arbeitszeiten verschaffen

Wenn etwas möglichst wenig Zeit kosten sollte, dann ist es die Arbeitszeiterfassung, findet Oliver Meyer, Geschäftsführer der p.l.i. solutions GmbH. Trotzdem sollte die Zeiterfassung einen genauen Überblick über die Personaleinsatzzeiten der Mitarbeiter vermitteln. Mit verschiedenen Modulen bietet p.l.i. solutions Unternehmen je nach Bedarf und Größe unterschiedliche Möglichkeiten, Arbeitszeitdaten zu erfassen. Das Resultat ist in jedem Fall hohe Flexibilität und Zuverlässigkeit für Personalplanung und Personalabrechnung.

Die Basis jeder Zeiterfassung bildet die Buchung von Zeiten über ein BDE-Terminal, das im Unternehmen aufgestellt ist. Die erfassten Zeiten der Mitarbeiter über das Terminal sind aktuelle Abrechnungs- und Kalkulationsgrundlage für das Personalwesen.

Zeiterfassung per Handy und Ausweis


Personal- oder Projektzeiten können zusätzlich oder alternativ zum Terminal auch über die webbasierte Zeiterfassungslösung PROCESS PZE von p.l.i. solutions erfasst werden. Mitarbeiter können sich von überall einloggen, um ihre Arbeitszeiten zu erfassen, auch aus dem Home-Office oder von einer Dienstreise. Die gebuchten Daten werden zentral ausgewertet. Abwesenheitszeiten können ebenfalls erfasst werden.

Zusätzlich bietet p.l.i. solutions mit PROCESS HR einen Web-Terminal für die Zeiterfassung. Über das Selfservice-Portal von PROCESS HR können Kommen und Gehen einfach erfasst werden. Der Anwesenheitsstatus ist direkt in der Einsatzplanung ersichtlich.

„Unsere Zeiterfassung ist so individuell wie jedes Unternehmen“
Die Zeiterfassung mit p.l.i. solutions ist in den unterschiedlichsten Kombinationen und Variationen möglich und wird Unternehmen und Prozessen individuell angepasst. „Es können eigene Profile für einzelne Mitarbeiter oder Zeitzuschläge hinterlegt werden, zusätzliche Profile für Überstunden, verschiedene Pausenarten usw.“

Krankmeldungen übersichtlich verwalten


Im Winter rollt die Grippewelle an und die Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigungen häufen sich. Mit PROCESS HR lassen sich diese einfach ins System einpflegen und übersichtlich verwalten.

Ausschnitt AU-Bescheinigung


Meldet sich ein Arbeitnehmer telefonisch krank, so wird diese Information vom Abwesenheitsadministrator in PROCESS HR erfasst. Liegt die AU-Bescheinigung vor, kann diese über identische Felder in der Software erfasst werden. Für die Mitarbeiter-Suche gibt es eine komfortable Suchfunktion nach Name bzw. Versicherungs-Nr., mit der z.B. auch Kinder mit abweichendem Familiennamen gefunden werden können (soweit diese im System eingepflegt wurden). Zum Archivieren des Originals kann ein Ausdruck mit Barcode zur Identifizierung des Mitarbeiters erstellt werden, mit dem der AU-Beleg eingescannt und in PROCESS HR hinterlegt wird. Sobald eine AU-Bescheinigung erfasst wurde, ändert sich das Abwesenheits-Kennzeichen in der Planungsübersicht. Bei dem Prozess kann eine Folgeerkrankung markiert werden und unterstützt so die Erkennung von Mitarbeitern, bei denen Krankengeld gezahlt werden muss.

Eine chronologische Übersicht über Fehlzeiten einzelner Personen, Abteilungen oder des gesamten Unternehmens in definierbaren Zeiträumen erhalten Sie über die Berichtsfunktion.

PROCESS HR unterstützt Sie zudem bei der Organisation von Vertretungen über die Qualifikationsverwaltung. Somit schaffen Sie die Grundlage für ein effizientes Fehlzeiten-Management. Die Verwaltung und Auswertung von krankheitsbedingten Abwesenheiten sowie die Archivierung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen erfolgt übersichtlich und transparent.

Zeiterfassungssoftware erspart aufwändige manuelle Stundenerfassung

Mit dem Mindestlohngesetz sind Unternehmen seit Januar 2015 verpflichtet, auch die Arbeitszeiten ihrer geringfügig Beschäftigten zu erfassen und zu dokumentieren. Die Personalzeiterfassung mit PROCESS PZE von p.l.i. solutions wird der Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetzes (MiLog) gerecht und erspart die aufwändige, fehleranfällige manuelle Zeiterfassung.

Zu den Aufgaben von Personalplanern gehört es, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter im Unternehmen zu erfassen und die Mitarbeiterstunden für die Abrechnung an das Lohnbüro weiterzugeben. Die zu dokumentierende Arbeitszeit umfasst den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit. Werden die Personalzeiten manuell anhand von Stundenzetteln erfasst, ist die Personalzeiterfassung ein zeitintensiver Prozess. „Mit jedem zu erfassenden Mitarbeiter steigt der Aufwand für die Zeiterfassung in Unternehmen und die Fehlerwahrscheinlichkeit bei der Übertragung“, weiß Oliver Meyer, Geschäftsführer der p.l.i. solutions GmbH.

PROCESS PZE von p.l.i. solutions automatisiert die Personalzeiterfassung. Arbeitszeiten können vom einzelnen Mitarbeiter online oder über Terminals erfasst werden. Die Abrechnung erfolgt automatisch, auch Wochenend- oder Nachtzuschläge können automatisch abgerechnet werden. Das integrierte automatische Reporting erspart der Personalplanung zusätzlich Zeit und macht Personalzeiten in Echtzeit transparent.



Unternehmen, die die automatische Zeiterfassung PROCESS PZE unverbindlich kennenlernen möchten, können bei p.l.i. solutions einen Termin für ein kostenfreies Netmeeting vereinbaren.

PROCESS HR von p.l.i. solutions steuert Personaleinsatz und Zeiten

Dienstleistungen haben in der modernen Wirtschaft einen hohen Stellenwert. Um wirtschaftlich leisten und die Anforderungen des Kunden zu seiner Zufriedenheit erfüllen zu können, ist für Dienstleistungsunternehmen eine vorausschauende Personaleinsatzplanung und genaueste Zeiterfassung unverzichtbar. PROCESS HR von p.l.i. solutions unterstützt beispielsweise Service-Center mit tagesaktuellen Planungsdaten und automatisierter Einsatzplanung. Für eine effiziente Zuweisung von Aufträgen werden Qualifikationen und Strukturen unternehmensindividuell abgebildet.

Automatisierte Personaleinsatzplanung

In Projekten z. B. in der Telekommunikation oder Luftfahrt haben wir Prozesse in Service-Centern (Frontend, Backend) mit REFA-Methoden analysiert und bewertet“, erklärt Oliver Meyer, Geschäftsführer der p.l.i. solutions GmbH. Für den Abgleich von geplanten und tatsächlichen Personalbedarfen sind in PROCESS HR verschiedene Möglichkeiten vorgesehen.

Für eine fortlaufende Anpassung der aktuellen Soll-Bedarfe empfiehlt es sich, pro Tätigkeit auf Tages-, Wochen- oder Monatsbasis eine entsprechende Vorgabezeit aus den Ist-Daten zu berechnen. Die tatsächlich aufgewendeten Zeiten werden aus der ACD-Anlage des Service-/Call-Centers sowie den Ist-Zeiten aus der Personalzeiterfassung (PZE) ermittelt. Mit PROCESS PC bietet p.l.i. solutions eine Lösung zur Personalzeiterfassung, die in PROCESS HR integriert werden kann.

Zielgerichtete Auftragssteuerung

Das Routing von Aufträgen bzw. Tätigkeiten erfolgt in der Regel durch das operative System eines Unternehmens. In PROCESS HR können Qualifikationen und Vertretungsregeln zusätzlich detailliert abgebildet und Leistungsgrade pro Mitarbeiter, Arbeitsplatz oder Tätigkeit hinterlegt werden. Über eine Schnittstelle werden diese Performance-Daten an das operative System gemeldet, um das Routing zielgerichtet zu steuern.

Eine weitere Möglichkeit ist, dass Mitarbeiter durch die automatische Planung ihrer Qualifikation entsprechend bestimmten Tätigkeiten zugeordnet werden. Sobald sich der Mitarbeiter über die ACD-Anlage und das operative System anmeldet, erhält er die für ihn am besten geeigneten Tätigkeiten. Im Hintergrund erfolgt die Leistungserfassung, die detaillierte Auswertungen ermöglicht und die Grundlage für Anpassungen bildet.

„Bei der Frage, welcher Zeitraum hier zur Beurteilung verwendet wird, empfehlen wir mit der Erfahrung aus vergleichbaren Projekten den Zeitraum der letzten 4 Wochen oder des Vormonats.“ Für eine objektive Beurteilung ist neben der reinen Bearbeitungszeit eines Mitarbeiters für einen Auftrag die Frage nach Qualifikation und Erfahrung entscheidend.

Gesetzeskonforme Auftragsdatenverarbeitung

Wichtig für Projekte, bei denen mit personenbezogenen Daten gearbeitet wird, ist die Einbindung des Betriebsrats und des Datenschutzbeauftragten. „Wir unterstützen Unternehmen auch in der Abstimmung und Vertragsgestaltung von Betriebsvereinbarungen.“

Hardware für Zeiterfassung von p.l.i. solutions

Einfache Arbeitszeit-Erfassung und Zutrittskontrolle in einem. Ein- und Ausloggen per Fingerabdruck, Transparenz für alle Beteiligten. Das und mehr leistet die Hardware zur Zeiterfassung von p.l.i. solutions, die das Unternehmen aus Verl jetzt vorgestellt hat. Tragbare Geräte für die elektronische Datenerfassung bietet p.l.i ebenso an wie stationäre Terminals.

zeiterfassung hardware

„Die Entwicklung war für uns der nächste logische Schritt“, sagt Oliver Meyer, geschäftsführender Gesellschafter. Software für Zeiterfassung, Projektzeiterfassung und Personaleinsatzplanung entwickelt und vertreibt p.l.i schon seit Jahren international. „Uns erreichten immer wieder Anfragen von Kunden, die sich für die Zeiterfassung robuste Hardware mit einem breiten Funktionsspektrum wünschten“, sagt Meyer. Diesen Kunden kann p.l.i. nun eine Reihe von Lösungen präsentieren.

Robuste Funktionsvielfalt, schnell geliefert

Allen denkbaren Anforderungen in der Zeit- und Datenerfassung sowie der Zutrittskontrolle sind die Lösungen von p.l.i. gewachsen. Über Zusatzmodule oder Upgrades muss sich der Kunde keine Gedanken machen. Er kauft das Grundgerät, stellt ein, was er damit machen will, fertig. Neben der Funktionsvielfalt nennt Meyer weitere Argumente für Zeiterfassungs-Hardware aus Deutschland: „Das Preis-Leistungsverhältnis kann sich sehen lassen, die Lieferzeit auch: vier bis fünf Tage, unabhängig von der gewünschten Ausstattung.“

Ob stationär oder mobil, Hardware für Zeiterfassung hilft jedem Unternehmen, die Arbeitszeit der Mitarbeiter übersichtlich, transparent und unkompliziert abzurechnen. Indirekt dienen solche Geräte der Zufriedenheit unter den Mitarbeitern: Jeder sieht auf Knopfdruck sein Stundenkonto, seine Urlaubs- und Arbeitszeiten. Die vielerorts alltäglichen Rückfragen bei der Personalabteilung bleiben aus, wenn die Arbeitszeit elektronisch erfasst wird. Das Unternehmen muss weniger Ressourcen für Planung und Abrechnung aufwenden.

Zugangskontrolle: mit dem Einloggen öffnet sich die Tür – oder eben nicht

Zugangskontrolle ist eine weitere Funktion der Hardware, die relevant wird, sobald eine Lösung für Zeiterfassung in sensiblen Abteilungen oder Gebäuden gefragt ist. Mit dem Einloggen erfolgt der Zugang – oder eben nicht. Das Einloggen per Fingerabdruck ist die wahrscheinlich bequemste Methode, aber bei weitem nicht die einzige. Passwort, Magnetstreifen, Barcode oder Transponder sind Alternativen, für die die p.l.i.-Hardware gerüstet ist.

Wissenstransfer und Kommunikation

Geschäftsprozesse organisieren und optimieren, Workforce- und IT-Management, das sind die Arbeitsfelder der 2001 gegründeten p.l.i. solutions GmbH mit Sitz in Verl (Ostwestfalen) und München. p.l.i. entwickelt und vertreibt Software und berät Unternehmen aus zahlreichen Branchen. Auf der Höhe der Zeit, womöglich schon etwas weiter, ist p.l.i durch eigene Forschung und konsequente Zusammenarbeit mit Hochschulen. Wissenstransfer und Kommunikation betreibt p.l.i., indem das Unternehmen regelmäßig zu Seminaren einlädt – und zum Netzwerken, beim „Business Breakfast“.