Der Weg zur digitalen Personaleinsatzplanung

Die Digitalisierung wirkt sich mehr und mehr auf alle Branchen der deutschen Wirtschaft aus, und das Personalmanagement bildet dabei keine Ausnahme. Eine der wichtigsten Tätigkeiten, die als Unternehmensleitung oder Personalabteilung regelmäßig anstehen, ist die Personalplanung. Denn Personaleinsatzplanung ist für jedes Unternehmen mit mehr als ein paar wenigen Mitarbeitenden unerlässlich. Unabhängig von Größe, Branche oder Arbeitsbedingungen des Unternehmens muss vorhandenem Personal Aufgaben, Arbeitszeiten und Ressourcen zugewiesen werden. Außerdem steigert eine effiziente Planung die Produktivität des Unternehmens und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Wie kann nun der Personaleinsatz effektiv geplant werden und wieso ist das oftmals so schwierig?

Herausforderungen bei der Personaleinsatzplanung – Welche erkennen Sie in Ihrem Unternehmen?

Bei der Personaleinsatzplanung können einige Herausforderungen auf Planende zu kommen. Vermutlich jedes Unternehmen kann einige Probleme nennen, die eine reibungslose Planung verhindern. Diese lassen sich kategorisieren in mitarbeiterbezogen, planungsbezogen und kommunikationsbezogen.

Lassen Sie uns zunächst einen Blick auf mitarbeiterbezogene Probleme werfen, die in Ihrem Unternehmen möglicherweise auftreten.

Mitarbeiterbezogene Herausforderungen

Zunächst einmal gibt es mit der zunehmenden Wandlung von Arbeitskonzepten eine Vielzahl von Arbeitszeitmodellen oder Schichtplänen, die unter einen Hut gebracht werden müssen. Dies erschwert eine optimale Verteilung der verfügbaren Mitarbeitenden, besonders in produzierenden Unternehmen. Hinzu kommen unterschiedliche Präferenzen der Angestellten hinsichtlich ihrer Arbeitszeiten und ihres Einsatzbereichs, die berücksichtigt werden sollten.

In zahlreichen Branchen, darunter die Handwerksbranche, ist der Mangel an qualifiziertem Personal ein weit verbreitetes Problem. Dies stellt eine erhebliche Herausforderung dar, wenn es darum geht, die vorhandenen Arbeitskräfte effektiv zum optimalen Zeitpunkt für die anstehenden Aufgaben einzusetzen. Nicht selten führt dieser Personalmangel zu fehlerhaften Einsatzplänen, da Abwesenheiten und Engpässe übersehen werden, was letztendlich zu Produktivitätsverlusten führt.

Diese Probleme können auch durch hohe Mitarbeiterfluktuation entstehen. Wenn Mitarbeitende häufig kündigen, neu eingestellt werden oder wechseln, erschwert das die Erstellung von effizienten Einsatzplänen. Die Planung wird unvorhersehbar und zeitaufwändig, da immer wieder neue Mitarbeitende eingearbeitet werden müssen, während gleichzeitig wertvolle Erfahrung und Kontinuität verloren gehen.

Abwesenheiten können außerdem durch Urlaube, Krankheiten, Fortbildungen oder Vorfälle im Privatleben der Angestellten entstehen. Hier ist es für viele Planer äußerst schwierig, auf Veränderungen im Personaleinsatz zügig zu reagieren. Oftmals entstehen durch kurzfristige Abwesenheiten und zu ineffiziente Reaktion auf Unternehmensseite Produktivitätseinbußen.

Planungsbezogene Herausforderungen

Produktivitätseinbußen entstehen jedoch auch durch ungenutztes Optimierungspotenzial, was die Gestaltung und Struktur der Personaleinsatzplanung betreffen. Die Digitalisierung ist in vielen Unternehmen noch nicht in den Personalplanungsbereich vorgedrungen, dabei sollte sie im Gegenteil von Unternehmensleitung und Personalplanenden als eines der wertvollsten Assets betrachtet werden, um Fehlerquellen zu minimieren und die Produktivität des Unternehmens zu steigern. Ganz zu schweigen von der Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Viele Planungen werden noch mit Papier und Stift oder in Excel-Tabellen erstellt. Bei diesen Methoden leidet häufig die Übersichtlichkeit, besonders wenn nicht nur ein Planer an dem Prozess beteiligt ist. Es besteht in vielen Unternehmen keine umfassende Transparenz für alle Beteiligten darüber, welche Mitarbeitenden verfügbar sind und welche Qualifikationen diese besitzen. Hier werden Optimierungsmöglichkeiten nicht genutzt.

Die wenigsten Unternehmen besetzen eine vollständige Position für die Personaleinsatzplanung. Das bedeutet, dass diejenigen Mitarbeitenden, die die Personalplanung vornehmen, noch viele weitere Verantwortlichkeiten und Aufgaben haben. Sind für die Planung nur begrenzte Ressourcen vorhanden oder die Planung nimmt nicht die höchste Priorität ein, steigt das Risiko von Fehlplanungen.

Kommunikationsbezogene Herausforderungen

Doch auch wenn bis zu diesem Punkt in Ihrem Unternehmen fehlerlose Planungen und Planungsänderungen vorgenommen werden, besteht weiterhin die Herausforderung, diejenigen Mitarbeitenden über Änderungen im Arbeitsplan zu informieren, die auch davon betroffen sind.
Dieser Punkt wird bei der Analyse der unternehmenseigenen Optimierungsmöglichkeiten in Bezug auf die Personaleinsatzplanung häufig übersehen, obwohl er Mitarbeitende tagtäglich betrifft. Die Kommunikation rund um Planungsänderungen, Zustimmung der betroffenen Angestellten und Übertragung aller nötigen Informationen und Rechte ist oftmals umständlich und bietet viel Raum für Missverständnisse.

Zuletzt ist es selbstverständlich, wenn auch oftmals nicht einfach, dass die Personaleinsatzplanung die Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden berücksichtigt. Diese muss fair und angemessen sein und gesetzlichen Vorgaben und Tarifverträgen muss entsprochen werden. Obwohl dies der wohl offensichtlichste Punkt ist, stellt er, gerade in Unternehmen mit komplizierteren Arbeitszeitkonzepten, oftmals eine Herausforderung dar.

Klassische Personaleinsatzplanung

Auch in 2023 und trotz des Digitalisierungsschubs während Corona in 2021/2022 wird die Planung des Personals in vielen Unternehmen noch mit Stift und Papierlisten, Excellisten oder Wandtafeln durchgeführt. Arbeitszeitmodelle, Präferenzen, Gesetzliche Vorgaben und Schichtarbeit machen die Personalplanung enorm arbeitsaufwändig und zeitintensiv, sogar wenn die Arbeitsvorgänge problemlos von Statten gehen.

Hinzu kommen regelmäßig Personalengpässe, notwendige Anpassungen und Umplanungen durch Personalmangel, Abwesenheiten, Krankheitsausfälle und Fluktuation. All dies erschwert eine effiziente Personalplanung zusätzlich.

Folglich kämpfen enorm viele Unternehmen aller Größen und Branchen mit unzufriedenen Mitarbeitenden, Produktionseinbußen, unbesetzten Arbeitsplätzen, Kommunikationsproblemen und überarbeiteten Planern.

Software für digitale Personaleinsatzplanung

Diese Probleme der klassischen Personaleinsatzplanung sind minimier- und vermeidbar durch die Umstellung auf eine Software für digitale Personaleinsatzplanung.

Eine Software für digitale Personaleinsatzplanung ermöglicht einen reibungslosen Ablauf interner Unternehmensprozesse. Workforce Management Softwares wie WFM One haben ein integriertes Personaleinsatzplanungs-Tool, mit dem die Planung enorm erleichtert und Fehlerquellen reduziert werden. Das Programm plant den Personaleinsatz und berücksichtigt dabei Arbeitszeitmodelle, Wochenarbeitszeiten, Urlaube, Krankheitsausfälle, Mitarbeiterqualifikationen und vieles mehr. Über- oder Unterdeckungen werden für den Planenden optisch angezeigt, ideale Vertretungen vorgeschlagen, damit die Planenden schnell reagieren können. Doch wie funktioniert das?

Beispielsweise kann man durch digitale Personalakten mitarbeitergerechte Planung durchführen. Die Personalakte enthält unter anderem die Stammdaten, die Vertragsdaten, Qualifikationen, das Arbeitszeitmodell, die Urlaubsansprüche und die Organisationseinheit eines jeden Mitarbeitenden. So können dessen individuelle Eigenschaften und Vorlieben in der Planung berücksichtigt werden.

Für die Arbeitsplätze kann ein Bedarf hinterlegt werden, so dass z. B. auf eine Unterdeckung hingewiesen wird. Auch auf Bedarfsschwankungen kann so flexibel reagiert werden (wenn zum Beispiel an unterschiedlichen Tagen an einer Produktionsstation unterschiedlich viele Personen benötigt werden).

Kurzfristige Veränderungen in der Planung können durch den Vertretungsvorschlag bestmöglich vorgenommen werden. Dabei werden Qualifikationen, rechtliche Vorgaben sowie Verfügbarkeiten berücksichtigt.

Mit dem WFM One Feature Schulungsverwaltung können Schulungstermine in die Planung integriert und neue Qualifikationen automatisch den entsprechenden Mitarbeitenden zugeordnet werden.

Zuletzt werden auch Mitarbeitende in die Personalplanung miteinbezogen. Ein Employee Self Service sorgt dafür, dass Urlaubsanträge und Planungsanpassungen sowie Schichttausch und vieles mehr (fast) selbstständig durchgeführt werden können. Planende können sich über Anträge benachrichtigen lassen. Wenn Planende die Anträge bestätigen, wird die Planung automatisch angepasst. So werden HR-Mitarbeitende entlastet, es wird nichts mehr übersehen und die Mitarbeiterzufriedenheit wird gesteigert.

Eine Software für Personaleinsatzplanung wie WFM One ermöglicht Ihrem Unternehmen eine sichere und effiziente Schichtplanung, individuelle Personaleinsatzplanung und die Erstellung optimaler und bedarfsgerechter Dienstplanlösungen. Die Nutzung der Software ist unabhängig von der Branche, Größe und Art des Unternehmens möglich und skalierbar.

So wird der Arbeitsaufwand der Planenden gesenkt und die Mitarbeitenden sind zufriedener, da die Planung reibungsloser funktioniert und ihre individuellen Bedürfnisse berücksichtigt werden. Außerdem werden Kosten langfristig durch die Zeiteinsparung gesenkt. Das Planungstool kann individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden und steigert so die Akzeptanz in der Belegschaft.

So wird aus Personaleinsatzplanung statt einer zeitintensiven, fehleranfälligen Problemquelle ein einfacher, individuell angepasster Prozess.