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Kurzfristige oder strategische Personalplanung?

13.02.2024 09:50:00

Viele Unternehmen setzen verstärkt auf die kurzfristige Personalplanung. Die Bedeutung einer langfristigen und strategischen Personalplanung wird dabei oftmals unterschätzt. Zeit, sich mit dieser Thematik eingehender auseinanderzusetzen, um die eigene Wettbewerbsfähigkeit nicht zu beeinträchtigen.  

Was versteht man genau unter der kurzfristen Personalplanung? Was unter der strategischen Personalplanung?

Die kurzfristige Personalplanung zielt darauf ab, den aktuellen Bedarf an Mitarbeitenden optimal zu erfüllen. Die Prämisse liegt in der zeitnahen Bereitstellung qualifizierter Arbeitskräfte, um laufende Betriebsprozesse effizient zu unterstützen. Kontextfaktoren wie kurzfristige Marktentwicklungen und saisonale Schwankungen sind entscheidend. Durch schnelle Reaktion auf plötzliche Engpässe, unvorhergesehene Ereignisse oder steigende Krankenquoten sichert eine effektive kurzfristige Personalplanung die Flexibilität und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens.
Unter der strategischen Personalplanung versteht man hingegen die Planung quantitativer und qualitativer Mitarbeiterkapazitäten im Hinblick auf die strategische Unternehmensplanung. Ziel ist es, die benötigten Arbeitnehmenden unter Berücksichtigung der unternehmenspolitischen Ziele kurz-, mittel- und langfristig an seiner Seite zu wissen. Im Vordergrund steht dabei, die Mitarbeitenden in der erforderlichen Qualität und Quantität zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort einsetzen zu können. Bei der strategischen Personalplanung müssen diverse Kontextfaktoren mit einbezogen werden, da sich die Arbeitswelt stetig verändert. Das bedeutet, mögliche Trends müssen beobachtet und ggf. mit einbezogen werden. Trends, die jetzt schon eine bedeutende Rolle spielen, sind der demografische Wandel, die technologischen und gesellschaftlichen Veränderungen, die Beschleunigung von Innovationsprozessen sowie die Globalisierung.  

Warum es sich lohnt, den Fokus nicht nur auf die kurzfristige Personalplanung zu setzen 

Die Personalplanung wird erstrangig als operative, kurzfristige und quantitative Personalplanung verstanden. Diese Art von Personalplanung ist auch sinnvoll, wenn sich im Unternehmen und im Marktgeschehen nichts ändert. Keine Veränderungen im internen und externen Umfeld sind aber eher die Ausnahme. Aus diesem Grund spielt die strategische Personalplanung eine bedeutende Rolle. Die optimale Planung führt unter anderem dazu, dass ein Unternehmen langfristig bestehen bleiben kann, die Wettbewerbsfähigkeit erhalten bleibt und den zukünftigen Anforderungen gerecht wird. Aus diesen Gründen lohnt sich ein detaillierter Blick auf die Aspekte der strategischen Personalplanung. 

Vier Planungsaspekte der strategischen Personalplanung 

Vier Planungsaspekte

Die strategische Personalplanung lässt sich in vier Planungsaspekte gliedern: zum einen die quantitative und qualitative und zum anderen in die zeitliche und lokale Personalplanung.
Die quantitative Personalplanung soll sicherstellen, dass die Zahl der benötigten Personalressourcen vorhanden ist.
Die qualitative Personalplanung soll garantieren, dass das verfügbare Personal auch entsprechend qualifiziert ist bzw. das entsprechende Know-how besitzt. 
Dass die notwendigen Personalressourcen zu dem benötigten Zeitpunkt vorhanden sind, lässt sich zu der zeitlichen Personalplanung zuordnen. 
Die lokale Personalplanung sorgt dafür, dass die Angestellten mit den richtigen Qualifikationen zu der richtigen Zeit auch am richtigen Ort positioniert werden.
 

Bedenklich: Die meisten Unternehmen setzen ausschließlich auf die kurzfristige Personalplanung

Ergebnisse Umfrage Personalplanung in Unternehmen

Eine Studie im Jahr 2022 ergab, dass generell 74 Prozent der Unternehmen Personalplanung in ihrem Unternehmen betreiben. Die genauere Betrachtung dieser Unternehmen ergibt, dass 51 Prozent eine operative bzw. kurzfristige Personalplanung durchführen. Dabei wird sich vor allem auf die quantitative Personalbedarfsprognose, die Personalkosten, die Personalbeschaffungsplanung sowie Personaleinsatzplanung und -nachfolgeplanung konzentriert. 

Die qualitative Personalplanung wird nicht mal bei der Hälfte der Unternehmen mit einbezogen. Demnach hat die Qualität der zukünftig benötigten Mitarbeitenden nur einen geringen Stellenwert in der Planung. Wenn diese Art von Planung durchgeführt wird, wird sie in den meisten Fällen einmal pro Jahr ausgeführt. 

Von den Unternehmen, die eine Personalplanung durchführen, betreiben jedoch nur 28 Prozent eine strategische Personalplanung mit einem Zeitraum von über 5 Jahren. Dabei variieren die Inhalte und deren Thematisierung von Unternehmen zu Unternehmen stark. 79 Prozent der Unternehmen beschäftigen sich demnach mit der Anzahl der Mitarbeitende. Zudem wird in 71 Prozent der Fälle auch die langfristige Nachfolgeplanung sowie in 55 Prozent die zukünftige Qualifikationsstruktur der Mitarbeitenden berücksichtigt. In wenigen Betrieben fließen die fachlichen und persönlichen Kompetenzen der Mitarbeitenden in die strategische Personalplanung ein. Des Weiteren ist das Auseinandersetzen mit der Laufbahnplanung und mit den zukünftigen Umweltveränderungen, die sich auf die Qualitätsanforderungen auswirken, eher mäßig in die Planung integriert.  

Diagramm Inhalte Strategische Personalplanung

Die fünf Schritte der strategischen Personalplanung

  1. Bildung von Jobfamilien
    Zusammensetzung von Stellen anhand vergleichbarer Funktionen, Qualifikationen und Aufgaben. Ziel dabei ist die Betrachtung der Angestellten in Jobfamilien.

  2. Ermittlung des heutigen Personalbestands
    Die Mitarbeitenden werden einer Jobfamilie in einer Personalstammliste zugeordnet, um einen besseren Überblick über personelle Ressourcen zu erhalten.

  3. Festlegung des strategischen Personalbedarfs 
    Aus der Unternehmensstrategie sollen notwendige Kapazitäten abgeleitet werden. Damit kann der Personalbedarf zur Erfüllung der Unternehmensziele festgestellt werden.

  4. Analysieren von zukünftiger Personalabweichung
    Annahmen bzgl. der Bestandsentwicklung und Simulation werden generiert, wodurch sich Kapazitäts-, Alters- und Qualifikationsrisiken ableiten lassen.

  5. Ableitung von Handlungsfeldern
    Die analysierten Risiken werden bewertet und daraufhin mögliche Handlungsoptionen gesammelt. Ziel dabei ist es, entsprechende Maßnahmen zu evaluieren.  

Fazit 

Die kurzfristige Personalplanung ist wichtig – keine Frage. Doch um als Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben und die eigenen Unternehmensziele zu erreichen, ist es erforderlich, die strategische Personalplanung noch stärker zu berücksichtigen und Prognosen für die Zukunft aufzustellen. Das bietet dem Betrieb einen echten Mehrwert und lässt einen größeren Handlungsspielraum zu.  

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In den Grundlagen der Software sind die ersten notwendigen Elemente wie etwa das "Abwesenheitsmanagement" aufgelistet, die Sie brauchen, um strategisch planen zu können. Sie können dabei Arbeitsplätze definieren, Qualifikationen, Belastungen, den Personalbedarf sowie die Kosten- und Funktionsstellen hinzufügen. Damit wird die Planung detailliert und auf Ihr Unternehmen zugeschnitten. Durch verschiedene Arbeitsplatz- oder Mitarbeitergruppen lassen sich einzelne Mitarbeitende clustern. Trends, die zum Beispiel die Anpassung von Qualifikationen erfordern, können in WFM One direkt angepasst werden, um bei der weiteren Planung mit einzufließen. Durch die Definition der verschiedenen Aspekte, die bei der Einsatzplanung berücksichtigt werden müssen, entsteht eine bedarfsorientierte Planung. Eine präzise Schichtplanung beispielsweise war nie einfacher! 

Weitere Informationen

 

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