Personal­einsatz­planung – einige Empfehlungen, woran Sie unbedingt denken sollten

Ziele? Ziele.

Es soll sich also eigentlich gar nicht viel ändern, die bestehenden Prozesse sollen lediglich schneller und billiger bearbeitet werden. Papier und Bleistift werden also durch den Taschenrechner ersetzt, um ein einfaches Bild zu bemühen.

Im Bereich der Personaleinsatzplanung ist dies allerdings sehr selten der Fall. Im Kern liegt dies daran, dass Personalkosten einer der größten Posten in der Unternehmensbilanz sind und daher jedes Unternehmen bemüht sein muss, die teure Ressource Personal optimal einzusetzen.

Eine leistungsfähige Software bietet dazu zahlreiche Möglichkeiten, indem sie es zum Beispiel ermöglicht, neue Arbeitszeitmodelle zu implementieren. Starre Arbeitszeitmodelle mit festen Einsatzzeiten für alle Mitarbeiter kommen meist nicht deswegen zur Anwendung, weil sie die überzeugendste und für alle Seiten optimale Lösung darstellen. Sie sind viel mehr historisch gewachsen, weil in den Zeiten einer manuellen Einsatzplanung die Komplexität flexibler Modelle in Großbetrieben kaum beherrschbar war.

Mit einer leistungsstarken Personaleinsatzplanung Software sind die damit verbundenen Planungsaufgaben jedoch durchaus lösbar. Auch ambitionierte Ziele wie eine höchstmögliche Flexibilität für Mitarbeiter oder die deutliche Reduzierung von Leerlaufzeiten sind daher mit entsprechender Planung erreichbar.

Alle Beteiligten einbeziehen

In die Vorbereitung der Softwareeinführung sollten frühzeitig alle Beteiligten einbezogen werden. Die Vertretung der Arbeitnehmer wird vermutlich die schon erwähnte höhere Flexibilität als Projektziel einbringen – Stichworte sind hier die „Work Life Balance“ oder einfach die bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Es ist viel gewonnen, wenn die Belegschaft die Einführung einer Software für die Personaleinsatzplanung aktiv unterstützt, weil sie auch ihren eigenen Interessen dient. Nicht übersehen werden sollte auch, dass die Digitalisierung der Einsatzplanung in die Zuständigkeitsbereiche zahlreicher Mitarbeiter eingreift. An der Einsatzplanung sind gewöhnlich viele Personen beteiligt.

In den Fachbereichen werden die projektbezogenen Personalanforderungen definiert, in der Einsatzplanung erfolgt die entsprechende Auswahl der Mitarbeiter anhand der Zeitkonten und weiterer Auswahlkriterien. Durch die Digitalisierung der Einsatzplanung entfallen nicht nur einige dieser Aufgaben.

Durch den Wegfall einiger Arbeitsschritte kommt es nahezu automatisch auch zur Verschiebung von Entscheidungskompetenzen. Wie bei jedem größeren Projekt gibt es also auch hier Verlierer, die den Wegfall von Aufgaben und Kompetenzen als bedrohlich empfinden. Für diese Fälle gilt es Perspektiven zu entwickeln und aufzuzeigen, ansonsten droht das Projekt an vielen Stellen ausgebremst zu werden.

Individuelle Anpassung der Software

Die Einsatzplanung steht in jedem Unternehmen vor anderen Aufgaben. Einige Unternehmen müssen saisonale Schwankungen berücksichtigen, andere besonders schnell und flexibel auf Kundenanfragen reagieren können.

Manchmal müssen Schicht- oder Bereitschaftsdienste in die Planung einbezogen werden, andere Unternehmen benötigen beides nicht. Auch die bestehende IT-Infrastruktur muss bei der Planung berücksichtigt werden.

Die Personaleinsatzplanung Software wird nicht nur mit beispielsweise der Lohnbuchhaltung Daten austauschen müssen, sondern auch mit der Auftrags- und Projektplanung. Insbesondere wenn proprietäre Systeme eingesetzt werden, müssen zunächst die dazu erforderlichen Schnittstellen programmiert werden.

Eine ausführliche Beratung und eine gründliche Vorbereitung sind daher zwingend erforderlich, um eine reibungslose Einführung der Software für die Personaleinsatzplanung zu gewährleisten.