Bei Ihrer Personal­einsatz­planung unterstützen wir Sie per Software

Für jeden Mitarbeitenden werden in den Stammdaten von WFM One die wesentlichen Daten hinterlegt. Im Rahmen der Abstimmung der Auftragsdatenvereinbarung (ADV) und Ihrer Betriebsvereinbarung (BV) sind die persönlichen Daten abzustimmen. Folgende Personaldaten sind hiervon betroffen:

• Basisdaten (z.B. Name, Personalnummer, Adresse, Kontaktdaten)
• Vertragsdaten
• Wochenarbeitszeiten bzw. Arbeitszeitmodelle
• Urlaubsansprüche
• Organisationseinheit und Stammarbeitsplatz

Zusätzlich zum Urlaubsanspruch gibt es eine transparente Übersicht über die bereits genommenen und noch ausstehenden Urlaubstage.

Hinterlegen Sie für jeden Mitarbeiter, auf welchen Einsatzarbeitsplätzen er oder sie in Vertretung eingesetzt werden kann. Jeder Vertretungsmöglichkeit wird eine Priorität zugeordnet. So kann die automatische Einsatzplanung auswählen inwieweit der Mitarbeitende als Ersatz in Frage kommt. Es besteht ebenfalls die Option, einen Mitarbeiter für einen Arbeitsplatz zu sperren.

Qualifikationen

Jedem Mitarbeitenden können Qualifikationen zugewiesen werden. Somit wird gewährleistet, dass jede Arbeitskraft nur auf den Arbeitsplätzen eingesetzt wird, für die sie die notwendigen Qualifikationen besitzt.

Schulungsverwaltung

Die Schulungsverwaltung bietet eine übersichtliche Darstellung der durchgeführten Schulungen und Unterweisungen.

Ebenso besteht die Möglichkeit, Schulungen direkt über das Tool zu planen.
Durch die Zuordnung der teilnehmenden Mitarbeitern zu den Schulungen, werden ihnen die erlernten Qualifikationen automatisch zugeordnet.

Der jeweiligen Schulung können Zertifizierungsinhalte direkt als Datei  beigefügt werden.

Rollen

Mit der Erstellung von Rollen wird eine detailierte Rechtevergabe ermöglicht. Hierbei legen Sie explizit fest, auf welche Dialoge und Reports die entsprechende Rolle zugreifen darf. Weiterhin ist durch unser Rollenkonzept gewährleistet, welche User-Gruppe Daten sehen, ändern, hinzufügen oder löschen darf.

Typische Rollen sind z.B. Admin, Key-User, Planer, Betriebsrat, HR-Team oder Management.

Benutzerprofile

Zusätzlich zu den Benutzerrollen, definieren Sie Benutzerprofilen, mit denen Sie die Zugriffsrechte eines Benutzers oder Planers steuern. Hierbei wird im System festgelegt, auf welche Datensichten der entsprechende User zugreifen darf und welche Personalstammdaten durch den User geändert werden dürfen.

Durch das dedizierte Rollen- und Profilkonzept haben Sie eine transparente Verwaltung der Zugriffsrechte und erfüllen damit auch die entsprechenden Datenschutzrichtlinien.

Geben Sie für jeden Arbeitsplatz, getrennt nach Schicht und Wochentag, einen global gültigen Mindest-, Soll und Maximal-Personalbedarf vor.

Das kurzfristige anpassen der definierten Bedarfe für einen bestimmten Tag oder Zeitraum ist jederzeit möglich, sodass Sie auf Bedarfsschwankungen flexibel reagieren können.

Zusätzlich zum Personalbedarf kann auch der Bedarf an Qualifikationen für einen Arbeitsplatz festgelegt werden.

Die Soll-Bedarfe können weiterhin über Datenimporte und Definition von Berechnungsformeln (inkl. Saisonfaktor) sehr genau ermittelt werden. Im PROCESS HR-System sind verschiedene Verteilungsvarianten (z.B. Maximal-, Gleichverteilung auf Schichttypen) auswählbar.

Weiterhin bieten wir eine automatische Einsatzverwaltung an, die besonders im Einzelhandel oder in der Linienfertigung eingesetzt wird.
Bei Spezialanforderungen stehen wir Ihnen mit unserem Knowhow zur Seite.

Eine schnelle Reaktionsfähigkeit auf Unterdeckungen stellt einen wichtigen Faktor dar, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Die Einsatzverwaltung in PROCESS HR zeigt Ihnen unverzüglich an, wenn eine Unterdeckung auf einem Arbeitsplatz vorliegt. Gleichzeitig können Sie sich zur Verfügung stehende Mitarbeitende anhand von selbstgewählten Kriterien vorschlagen lassen. Der fehlende Personalbedarf wird so innerhalb kürzester Zeit optimal gedeckt werden.

Legen Sie individuelle Abwesenheiten an und bestimmen gleichzeitg, ob eine automatische Zeitgutschrift erfolgen soll (Urlaub) oder nicht (Gleitzeitfrei). Durch das Hinterlegen von Farben für Abwesenheiten ist in der Planung auf den ersten Blick ersichtlich, um welche Abewesenheit es sich handelt.

Die Abwesenheitsübersicht gibt einen Überblick über die Abwesenheiten aller Mitarbeiter innerhalb eines Monats und zeigt an, wie viele Arbeitnehmende pro Tag anwesend sind.

Über die Abwesenheitserfassung können Planer Abwesenheiten digital und unkompliziert erfassen sowie direkt verbuchen.

Die digitale Jahresurlaubsplanung in WFM One ermöglicht Ihnen eine reibungslose Verwaltung der Urlaubsanträge und Planung der Einsätze. Unsere Planungssoftware hilft bei der Einhaltung von Abgabe- und Freigabefristen und benachrichtigt Sie, wenn eine Frist verstrichen ist. Eine Gewichtung der eingegangenen Anträge erfolgt automatisch gemäß den von Ihnen vorgegebenen Parametern.

Weiterhin überwacht die Software automatisch, dass keine Unterdeckung des Personalbedarfs oder an benötigten Qualifikationen entsteht.

Unsere Software-Lösung empfiehlt sich für den Einsatz ab einer Anzahl von 50 bis mehreren tausend Mitarbeitenden.

Sie haben die Möglichkeit, unsere Workforce Management Software als SaaS-Lösung oder als Inhouse/OnPrem - (d.h. der Kunde stellt die IT-Infrastruktur) zu nutzen.
Hier finden Sie unsere aktuellen Systemanforderungen.

Das Hosting der IT-Infrastruktur (Serversysteme) der Workforce Management Lösungen erfolgt bei unserem Rechenzentrumspartner noris network AG in Deutschland.

Unsere Workforce Management Lösung verfügt unter anderem Schnittstellen zu SAP, Microsoft Dynamics NAV, Sage, DATEV, Personio, rexx HR.
Gerne stimmen wir individuelle Schnittstellen mit Ihnen ab.

Der Zugriff auf Ihre Daten erfolgt ausnahmlos nur durch unsere Mitarbeitenden aus dem Projektteam und den Mitarbeitenden im Support. Das Thema Datenschutz ist in unserer Branche hochsensibel zu betrachten. Daher legen wir sehr viel Wert auf die regelmäßigen Datenschutz-Schulungen unserer Mitarbeitenden.

In enger Zusammenarbeit mit unseren Datenschutz-Experten und durch unsere technischen sowie organisatorischen Maßnahmen gewährleisten wir die Transparenz und Sicherheit bei der Verarbeitung der entsprechenden Personal- bzw. Kundendaten.

Die Sprachen Deutsch und Englisch sind bei uns im Standard enthalten. Eine Erweiterung des Sprachangebots unserer Workforce Management Lösung ist jederzeit möglich.

Hinweis: Bei Bedarf kann unsere Software auch mit Ihrem «Spezialvokabular» bereitgestellt werden (Übersetzung der Labels und Menüs mit dem Wörterbuch nach Ihren Vorgaben).

Ja, unsere Software-Lösung ist mandantenfähig.

In unserer Software erhält jeder User eine Rolle und ein Berechtigungsprofil. Mit der Rolle wird festgelegt, auf welche Dialoge zugegriffen werden darf und ob die Daten dort nur angesehen oder auch bearbeitet oder gelöscht werden dürfen.

Mit dem Berechtigungsprofil wird definiert, welche Mitarbeitenden der User einsehen darf.
Im System können beliebige Rollen (z.B. Key-User, Planer, Betriebsrat, Management, HR Team, …) und Berechtigungsprofile definiert werden.

Bei uns zahlen Sie nur für aktive Mitarbeitende. Ehemalige Mitarbeitende, die aus Dokumentationsgründen weiterhin in der Software verwaltet werden, werden nicht berechnet.

Ja, mit unserer Exchange-Integration «PHRXsync» synchronisieren Sie den in der Personaleinsatzplanung erstellten Schicht-/Einsatzplan z.B. mit dem Outlook-Kalender Ihrer Mitarbeitenden. Auch Abwesenheiten (Urlaub, Krank, etc.) sowie Schulungsangebote (WFM One Feature Schulungsverwaltung) werden dann im entsprechenden digitalen Kalender mit angezeigt.

Wir haben ein Pilotprojekt in Zusammenarbeit mit der Fachhochschule Bielefeld realisiert. Mit Hilfe einer überschaubaren KI inkl. Parametrisierung können wir die prognostizierte Krankenquote in einzelnen Arbeitsbereichen vorhersagen (Lernmodus: Mindestens 1 Jahr in der Rückschau; Vorschau: z.B. 1 Jahr). Wichtig: Mit Hilfe unserer KI werden keine Quoten auf Mitarbeiterebene aus Datenschutzgründen den entsprechenden Usern präsentiert.

Mit Hilfe unseres ESS Portals können die freigeschalteten Mitarbeitenden direkt ihre Anfragen (z.B. Urlaub, Verfügbarkeiten, Schichtwechsel, Einsatztauschanfragen, etc.) an den zuständigen Planer stellen. Weiterhin können verschiedene Daten (z.B. persönlicher Einsatzplan, Zeitnachweis, etc.) durch den Mitarbeitenden abgerufen werden.

Die Administration und der Registrierungsprozess erfolgt durch die Key-User bzw. Planer direkt in WFM One. Bei speziellen Kundenwünschen können wir das Portal flexibel an Ihre Anforderungen anpassen.