In einer Zeit, in der das Humankapital als das wertvollste Gut eines Unternehmens betrachtet wird, steht die Weiterbildung des Personals im Mittelpunkt strategischer Unternehmensentscheidungen. Doch die Organisation und Durchführung von Schulungen und Trainings können eine Herausforderung darstellen, insbesondere für größere Unternehmen. Hier kommt eine innovative Lösung ins Spiel: das Trainingsmanagement von WFM One. In diesem Blogbeitrag werden wir die Bedeutung von Weiterbildung, die Herausforderungen bei der Organisation von Schulungen und die Funktionen von WFM One beleuchten, die das Trainingsmanagement erleichtern.
Warum ist Weiterbildung so wichtig?
Die kontinuierliche Weiterbildung der Angestellten ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens. Durch Schulungen können Mitarbeitende Qualifikationen erwerben, ihre Fachkenntnisse vertiefen und neue Kompetenzen entwickeln. Die Mitarbeitenden ganzer Abteilungen, Standorte oder des gesamten Unternehmens können durch gut geplante Schulungen auf einen Wissensstand gebracht werden und neu Eingestellte lernen das Unternehmen besser kennen. Fortbildungen sind außerdem ein Sicherheitsaspekt für Unternehmen, beispielsweise in Bezug auf Datenschutz oder Erste Hilfe-Maßnahmen. Die Investition in Weiterbildung ermöglicht es Unternehmen, ihr Humankapital zu stärken und sicherzustellen, dass ihre Mitarbeitenden stets “up to date” bleiben. Darüber hinaus trägt eine gut ausgebildete Belegschaft dazu bei, die Konkurrenzfähigkeit in einem sich ständig wandelnden Marktumfeld zu erhalten und die Herausforderungen der Digitalisierung zu bewältigen.
Die Herausforderungen bei der Organisation von Schulungen
In vielen Organisationen sind zahlreiche Personen in den Schulungsprozess involviert, insbesondere in größeren Unternehmen. Dort arbeiten oft ganze Abteilungen an Schulungen und die Teilnehmerzahlen sind hoch. Die Organisation von Schulungen bedeutet oft zusätzliche Arbeit für die Personalabteilung und die Planer. Die Kommunikation von Abwesenheiten und Qualifikationen kann besonders in großen Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Ohne ein effizientes System zur Verwaltung von Schulungen und Qualifikationen kann es zu Verzögerungen, Missverständnissen und Ineffizienzen kommen, die den Nutzen der Weiterbildungsmaßnahmen beeinträchtigen.
Die Lösung: WFM One und das Trainingsmanagement
WFM One vereint Qualifikationsmanagement, Schulungsorganisation und Personalplanung.
Das Feature Trainingsmanagement bietet eine umfassende Lösung für das Management von Schulungen und Qualifikationen. Als Teil der Workforce Management Software WFM One integriert sich das Trainingsmanagement nahtlos in bestehende Unternehmensprozesse und bietet eine Vielzahl von Funktionen, die den gesamten Schulungsprozess optimieren.
Kernfunktionen des Trainingsmanagements
Schulungsorganisation
Das Trainingsmanagement ermöglicht die einfache Erstellung und Planung von Schulungen. Administratoren können Schulungstermine festlegen, Teilnehmer auswählen und Unterlagen, Links und Dokumente hinterlegen, um den Schulungsprozess zu unterstützen. Aufgrund der Trainingsstatus bleiben die Schulungen übersichtlich und sortiert, mögliche Status sind
„aktiv” – für stattfindende Schulungen, „in Planung“ – für noch nicht aktivierte Schulungen, abgeschlossen und mehr.
Die Anlage einer Schulung beginnt mit der Zeitlichen Planung. Hier werden Beginn und Ende der Schulung, die Termine und auch der Ablauf der durch die Schulung erworbenen Qualifikation bestimmt. Darauffolgend werden zwei Formen der Qualifikation eingestellt; Zuerst die Zielqualifikation, die durch die Fortbildung erworben wird, und zusätzlich Qualifikationen, die als Bedingung für die Teilnahme an der Schulung bestehen.
Für die Schulung müssen außerdem die Termine festgelegt und die Teilnehmer ausgewählt werden.
Während der Planung oder während/nach der Schulung lassen sich Unterlagen, Links und Dokumente in Schulungsbereich in WFM One ablegen.
Während der Planung wird der Prozess durch Filtermöglichkeiten des Programms erleichtert:
Es können die möglichen Teilnehmenden gefiltert werden nach Bedingungsqualifikation, Verfügbarkeit oder Planungsbereichen. Auch die Auswahl der Ausbilder kann nach diesen Kriterien gefiltert werden. Sollte bei jemandem zum Trainingstermin eine Abwesenheit geplant sein (z. B. Urlaub), zeigt das Programm auch dies als Problem an.
Dies ist ebenfalls Teil der zweiten Kernfunktion, dem Abwesenheitsmanagement.
Abwesenheitsmanagement
Wenn Mitarbeitende für eine Schulung eingeplant werden, wird in der Personalplanung durch die Verknüpfung innerhalb von WFM One eine Abwesenheit hinterlegt. Planer können also in der Planung einsehen, für welchen Zeitraum sich der Mitarbeitende in welcher Schulung befindet.
Durch die automatische Eintragung von Abwesenheiten in die Personalplanung wird die Koordination der Schulungstermine sowie der Schichtplanung erleichtert. Wenn ein Mitarbeitender zum Zeitpunkt der Schulung nicht verfügbar ist, werden diese Daten ebenfalls der Personalplanung entnommen und beim Planen der Schulung sofort angezeigt. Die Integration mit Outlook ermöglicht die automatische Erstellung von Terminen und erleichtert die Kommunikation von Schulungsterminen an die Mitarbeitenden.
Bei jeder Schulung wird durch die Teilnehmenden eine Qualifikation erworben. Diese werden organisiert im Qualifikationsmanagement.
Qualifikationsmanagement
Das Trainingsmanagement von WFM One ermöglicht die effiziente Verwaltung von Qualifikationen. Administratoren können Qualifikationen im System hinterlegen und deren Ablaufrahmen automatisch überwachen lassen.
Sobald eine Schulung abgeschlossen ist, wird die entsprechende Qualifikation automatisch in den Personalstammdaten des Mitarbeitenden hinterlegt. Dies geschieht inklusive einem Ablaufdatum der Qualifikation.
Ein Beispiel, das jedes Unternehmen betreffen dürfte, sind Sicherheitsbriefings oder Erste Hilfe-Kurse. Die Zielqualifikation, die durch die Schulung erlangt wird, ist beispielsweise „Erste Hilfe 1“. Gibt es Aufbaukurse für „Erste Hilfe 2“ kann bereits bei der Planung danach gefiltert werden, welche Mitarbeitenden die Qualifikation „Erste Hilfe 1“ besitzen und damit für „Erste Hilfe 2“ in Frage kommen.
Wird ein Ablaufdatum hinterlegt, beispielsweise bei jährlich zu wiederholenden Schulungen, wird der Administrator zum Qualifikationsende hin benachrichtigt und die entsprechende Schulung für die Mitarbeitenden wieder auf „erforderlich“ umgestellt. Der “Mitarbeiter-Trainingsstatus” zeigt also an, in welchem Verhältnis sich der Mitarbeitende zum Training befindet.
Auch als Filter und Voraussetzung für Schulungen können Qualifikationen genutzt werden.
Dokumentenverwaltung
Im Rahmen des Trainingsmanagements können Dokumente der Schulungen verwaltet werden. Sowohl in der Schulung als auch im eigenen Personalstamm können Dokumente und Links hinterlegt werden.
Den Dokumenten können verschiedene Berechtigungen zugeteilt werden. Dokumente können von allen einsehbar sein oder nur von den Teilnehmenden der Schulung oder nur dem eingetragenen Ausbilder.
Darüber hinaus können hier auch Unterschriften verwaltet werden. Ist eine Unterschrift nötig, um die Teilnahme an einer Schulung zu bestätigen, kann diese digital (z. B. auf einem Tablet/IPad) gegeben und im digitalen Schulungsraum hinterlegt werden.
Die Organisation von Schulungen wird zusätzlich erleichtert durch die automatische Trainingsgenerierung.
Im Falle von regelmäßig wiederkehrenden Trainings oder der Einarbeitung neuer Mitarbeitenden können Schulungen aus dem Dokumentensystem oder der verwendeten Cloud Verwaltung (z. B. Sharepoint) voll automatisiert generiert und Abteilungen zugeordnet werden.
Die Kernfunktionen des Trainingsmanagements sind nahtlos verknüpft, um eine effiziente und intuitive Schulungsverwaltung zu garantieren.
Fazit
Die effektive Verwaltung von Schulungen und Qualifikationen ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg jedes Unternehmens. Mit dem Trainingsmanagement von WFM One erhalten Unternehmen eine innovative Lösung, um den gesamten Schulungsprozess zu optimieren, Abwesenheiten zu verwalten und die Qualifikationen ihres Personals effizient zu verfolgen.
Das Management der Abwesenheiten und Qualifikationen hängt eng zusammen mit der Personaleinsatzplanung. Mehr Infos über die Personaleinsatzplanung und wie die Planungsarbeit im Unternehmen optimiert werden kann, gibt es hier:
Dank der nahtlosen Integration des Trainingsmanagements in die Personalplanung und die Stammdatenverwaltung ermöglicht WFM One eine ganzheitliche und effektive Weiterbildungsdurchführung, die Unternehmen dabei unterstützt, wettbewerbsfähig zu bleiben und am Puls der Zeit zu bleiben.
Durch die Automatisierung von Prozessen und die Bereitstellung von umfassenden Funktionen bietet das Trainingsmanagement von WFM One eine zukunftsweisende Lösung für die Herausforderungen der Weiterbildung im modernen Unternehmensumfeld.
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