Aufgaben eines Workforce Management Systems

Die wichtigste Aufgabe des Workforce Managements ist schnell erklärt: Dafür zu sorgen, dass die richtige Anzahl von Mitarbeitern mit den richtigen Qualifikationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.

Das klingt ein wenig danach, als handele es sich bei Workforce Management lediglich um einen weiteren Modebegriff, der nichts anderes meint als Personaleinsatzplanung.

 

Methoden Workforce Management

In der Tat sind die Ziele des Workforce Managements denen der Personaleinsatzplanung sehr ähnlich, der wesentliche Unterschied liegt jedoch in den Methoden.

Workforce Management zeichnet sich im Kern dadurch aus, dass alle zur Planung des Personaleinsatzes notwendigen beziehungsweise hilfreichen Informationen automatisch berücksichtigt werden.

Konsequent umgesetzt leistet Workforce Management daher wertvolle Beiträge zur Kostensenkung sowie zur Verbesserung der Mitarbeiter- und der Kundenzufriedenheit.

Gerne beraten wir Sie, damit Sie die optimale Lösung für Ihr Unternehmen finden!
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Workforce Management Software – individuelle Wünsche berücksichtigen

Bei der Planung des Personaleinsatzes müssen zahlreiche Informationen über die entsprechenden Mitarbeiter berücksichtigt werden. Sofern das Arbeitszeitmodell Zeitkonten vorsieht, sind diese proaktiv im Auge zu behalten.

Darüber hinaus können individuelle Arbeitsverträge unterschiedliche Vereinbarungen zur Arbeitszeit oder zum Arbeitsort beinhalten, die ebenfalls berücksichtigt werden müssen. Viele Unternehmen hielten das bislang für praktisch nicht handhabbar, ihre Verträge beinhalteten daher zum Teil einheitliche Regelungen für alle Mitarbeiter.

Unsere Workforce Management Software berücksichtigt derartige individuelle Merkmale automatisch und ermöglicht es, die jeweiligen Wünsche der Mitarbeiter zu berücksichtigen.

Für die Mitarbeiter ist das ein wesentlicher Schritt in Richtung von Vereinbarkeit von Familie und Beruf, für die Unternehmen ein gewichtiges Argument im Wettbewerb um die immer rarer werdenden Fachkräfte.

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Interaktive Workforce Management Software

Darüber hinaus erlaubt eine interaktive Workforce Management Software den Mitarbeitern, auch kurzfristige Wünsche bezüglich der Arbeitszeit selbst anzumelden. Ein benötigter freier Nachmittag stellt damit kein Problem mehr da, wenn die benötigten Personalbedarfe im Hintergrund berücksichtigt werden. Ein weiterer Beitrag zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit!

 

Projektspezifische Informationen

Die meisten Aufgaben, die in einem Unternehmen anfallen, wiederholen sich regelmäßig. Anhand der Daten aus der Vergangenheit ermittelt die Workforce Management Software den erforderlichen Personalbedarf eigenständig. Das dient nicht nur der betriebswirtschaftlichen Optimierung des Personaleinsatzes, sondern auch einer angemessenen Auslastung der Mitarbeiter. Burnout und Boreout mögen Modebegriffe sein, die in jüngster Vergangenheit ein wenig überstrapaziert wurden.

Dahinter stecken jedoch in vielen Fällen reale Probleme, die auf eine ungenaue Einsatz- oder Bedarfsplanung zurückzuführen sind. Ganz vermieden werden können diese Probleme nicht, denn nicht jedes Projekt ist im Voraus auf die Arbeitsstunde genau planbar. Workforce Management beinhaltet daher auch Echtzeit-Monitoring, um schnell auf Abweichungen von den Planvorgaben reagieren zu können. Und es berücksichtigt die festgestellten Abweichungen bei der Planung zukünftiger Projekte.

 

Ein ganzheitlicher Ansatz

Workforce Management ist die zeitgemäße Lösung des alten Problems, den Einsatz der Mitarbeiter möglichst effizient zu gestalten. Klassische Ansätze, die Kosten des Personaleinsatzes nach der einfachen Formel Arbeitszeit mal Stundensatz zu berechnen, greifen definitiv zu kurz. Dauerhaft überforderte Mitarbeiter werden das Unternehmen verlassen, was erhebliche Folgekosten für die Mitarbeitergewinnung und -einarbeitung nach sich zieht. Im Falle einer ständigen Unterforderung gilt dasselbe. Es ist keine neue Erkenntnis, dass die Aufgaben eines Mitarbeiters in Art und Umfang seinen individuellen Fähigkeiten angepasst sein sollten. Nur so werden dauerhaft größtmögliche Zufriedenheit, Produktivität und Kostensenkungen ermöglicht.

Am guten Willen, genau das umzusetzen, hat es auch in der Vergangenheit selten gefehlt. Aber es zeigte sich, dass sich dahinter ein komplexes mathematisches Optimierungsproblem verbirgt, das in der Praxis bisher unlösbar war. Sollen zehn ähnliche Aufgaben zehn vergleichbar qualifizierten Mitarbeitern zugewiesen werden, existieren dafür 3.628.800 Möglichkeiten. Kein Wunder also, dass viele Jahre Computerentwicklung notwendig waren, bis Rechner in der Lage waren, hier eine optimale Wahl vorzuschlagen. Und anschließend haben wir auch noch ein bisschen Zeit gebraucht, den Rechnern das beizubringen – nämlich genau bis heute!

 

Gerne senden wir Ihnen weitere Infos zum Thema Workforce Management zu.