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Neuigkeiten | p.l.i. solutions

Informationen zu Themen wie Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung, Events von p.l.i. solutions

Störungen am Arbeitsplatz bedeutet Stress pur für jeden zweiten Beschäftigten

Das Telefon klingt schon wieder, der Kollege am Nachbarplatz telefoniert zu laut, der Abteilungsleiter ändert ständig die Prioritätenliste, der Vorgesetzte hat noch eine Zusatzaufgabe, der Rechner stürzt andauern ab – das alles sind Störungen. Nicht jeder Beschäftigte nimmt diese Art der Störung auf die leichte Schulter.

Mehr als die Hälfte (52 Prozent) der Beschäftigten im Dienstleistungssektor fühlen sich häufig durch ungewollte Unterbrechungen bei ihrer Arbeit gestört. Das ist das Ergebnis einer Studie der Gewerkschaft Verdi.

43 Prozent der Gruppe, die sich gestört fühlen, empfinden Unterbrechungen belastend. Demnach fühlt sich fast jeder Vierte von Störungen gestresst. Darunter leiden der menschliche Körper und die Arbeitsergebnisse.

Stress im Büro



Besonders häufig betroffene Branchen
Störungen der Arbeitsabläufe treten besonders häufig in folgenden Branchen auf:
IT-Branche (79 Prozent), Telekommunikation (76 Prozent), Finanzdienstleistungen (72 Prozent), öffentliche Verwaltung (61 Prozent), Gesundheitswesen (59 Prozent) sowie im Einzelhandel (49%).

Digital versus analog
Auffällig häufig treten Störungen bei digitalen Arbeitsplätzen auf. Dort beklagen sich 62 Prozent der Befragten über ungewollte Arbeitsunterbrechungen. Wer ohne digitale Hilfsmittel auskommt, beklagt sich nur zu 38 Prozent über Störungen. Allerdings sagen diese Zahlen nicht, ob die Störungen durch digitale Technik verursacht wurden.

Störungsquellen
Es gibt eine Vielzahl an Störungsquellen. Sie reichen von technischen Problemen, fehlenden Arbeitsunterlagen, Überhäufung mit Zusatzaufgaben, falschen Zusammensetzungen im Großraumbüro bis hin zu Vorgesetzten, die ihrer Aufgabe nicht gewachsen sind.

Entlastung
Die Beschäftigten kennen die Probleme am besten. Daher sollten sich Beschäftigte auch an der Gestaltung von Arbeitsprozessen beteiligen und Probleme offen ansprechen.
Eine verlässliche Pausenregelung und die Möglichkeit für selbstbestimmte Auszeiten führen zu Entlastung.
Ein angemessenes Arbeitstempo und Zeitpuffer im Arbeitsablauf ermöglichen es, auf Unvorhersehbares ohne Hektik zu reagieren.

Digitalisierte Personaleinsatzplanung für Produktionslinie mit wechselnden Produkten

Ein Produktwechsel einer Produktionsstraße stellt auch für die Personaleinsatzplanung eine Herausforderung dar. An zahlreichen Arbeitsplätzen werden nach dem Produktwechsel andere Qualifikationen benötigt, die entsprechend qualifizierten Mitarbeiter müssen also pünktlich ihre Arbeit aufnehmen können. Schon ein normaler Schichtwechsel erfordert es, zahlreiche individuelle Merkmale jedes Arbeitnehmers zu berücksichtigen. Seit attraktive und flexible Arbeitszeitmodelle zum wichtigen Instrument im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte geworden sind, ist die Zahl der zu berücksichtigenden Variablen sogar noch gestiegen. Vor 20 Jahren waren die Öffnungszeiten einer KITA sicher kein Parameter, den Personalplanungssysteme berücksichtigten. Heute ist dies in vielen Unternehmen anders. Ein Produktwechsel einer Produktionsstraße fügt dieser Vielzahl zu berücksichtigender Parameter noch einige weitere hinzu. Die Software PROCESS HR der p.l.i. solutions GmbH zeichnet sich durch hohe Flexibilität aus und stellt auch für Produktionsstraßen mit Produktwechsel eine leistungsfähige Lösung dar.

Produktionsstraße

Abb.: Beispiel zum Zeitversatz an einer Backwaren-Produktionsstraße

Schichtbetrieb 2.0
Die Personaleinsatzplanung für Produktionslinien im klassischen Schichtbetrieb gehört zu den grundlegenden Funktionen nahezu jeder Softwarelösung aus diesem Bereich. Aufgrund zahlreicher Rückmeldungen unserer Kunden wissen wir, dass dies heutigen Anforderungen der Unternehmen nicht mehr gerecht wird. Produktionsstraßen, die über einen langen Zeitraum stets dasselbe Produkt fertigen, sind längst nicht mehr selbstverständlich. Häufige Produktwechsel sind in vielen Unternehmen an der Tagesordnung und müssen in Zeiten der "Just in Time Production" oft kurzfristig geplant werden. Um genau diese Funktion hat die p.l.i. solutions GmbH ihre bewährte Softwarelösung PROCESS HR erweitert.

Optimales Timing vermeidet Leerlaufzeiten
Ein Beispiel für häufig wechselnde Produkte einer Produktionslinie ist die Lebensmittelindustrie, die üblicherweise ein breites Sortiment herstellt. Im Zuge eines Produktwechsels ist nicht nur ein Personalwechsel bei den einzelnen Produktionsschritten erforderlich, sondern auch an nachgelagerten Arbeitsplätzen wie der Verpackung und der Qualitätskontrolle. Diese Personalwechsel müssen aus offensichtlichen Gründen mit einer gewissen zeitlichen Verzögerung vorgenommen werden. Dadurch werden Leerlaufzeiten vermieden. Dazu ist es erforderlich, den zeitlichen Versatz vorab zu ermitteln und in PROCESS HR zu hinterlegen.
Voraussetzung für diese Art der Planung ist, dass für jeden Mitarbeiter zuvor bestimmt wurde, wann dieser für einen Einsatz zur Verfügung steht. Die Festlegung dieser Verfügbarkeitsschichten erfolgt unter Berücksichtigung der individuellen vertraglichen Arbeitszeit sowie einer möglichen urlaubs- oder krankheitsbedingten Abwesenheit. Individuelle Wünsche einzelner Arbeitnehmer können ebenfalls berücksichtigt werden.

Automatisierung des Planungsprozesses mit PROCESS HR
Nach diesen Vorbereitungen sind alle erforderlichen Parameter definiert, die für die Einsatzplanung benötigt werden. Der Planungsprozess kann damit nahezu vollständig automatisiert werden. Sobald die Produktionsplanung abgeschlossen ist, liefert PROCESS HR automatisch die entsprechende optimale Personaleinsatzplanung. Aber natürlich kann es zu Situationen kommen, in denen eine optimale Besetzung sämtlicher Arbeitsplätze nicht möglich ist, weil die entsprechenden Personalressourcen fehlen. In diesem Fall informiert PROCESS HR die Planer frühzeitig über unbesetzte Arbeitsplätze. Gleichzeitig werden die noch verfügbaren Personen angezeigt, deren Qualifikation nur suboptimal zum erforderlichen Arbeitseinsatz passen.

Fazit
Optimale Arbeitsergebnisse setzen voraus, dass stets die richtigen Personen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Dies ist nicht nur ein betriebswirtschaftliches Gebot, sondern trägt auch maßgeblich zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei. Anders als in der Frühzeit der industriellen Massenfertigung ist es heute üblich, dass am selben Arbeitsplatz zu unterschiedlichen Zeiten unterschiedliche Qualifikationen erforderlich sind. Dazu sind komplexe Planungen erforderlich, die durch PROCESS HR erheblich beschleunigt und verbessert werden können.

Menschen machen Projekte: Führen und Motivieren in Projekten

Verl, 28.08.2017. Führen bedeutet Anweisen, Vorschreiben und Koordinieren von Tätigkeiten und Mitarbeitern innerhalb eines Projektteams. Oder? Im Mittelpunkt eines Projekts steht die Führungskraft als Vorbild. Um sie herum schwirren diverse Mitarbeiter und Aufgaben, welche koordiniert und angeleitet werden wollen. Was macht also die Führungskraft als Vorbild aus? Und welche Bedingungen sind notwendig um ein Projekt erfolgreich führen zu können?

Ein glaubwürdiges Auftreten ist neben vielen anderen Faktoren maßgeblich für die Rolle als führende Person in einem Projekt. Der Projektleiter muss wesentliche Eigenschaften mitbringen, welche er von seinem Team verlangt. Er muss in der Lage sein, Konflikte zu managen, Fehler zugeben und Empathie und Emotionen zeigen zu können. Auch das Stichwort Vertrauen ist maßgeblich für eine funktionierende Führung und basiert auf Nachvollziehbarkeit, Transparenz und Ehrlichkeit.

Die komplexe Aufgabe des Führens eines Projekts geht in der Regel mit einem hohen Maß an Verantwortung einher. Für einen erfolgreichen Verlauf und Abschluss eines Projekts ist neben dem Gesamtkonstrukt auch jedes einzelne Mitglied, in Form eines Mitarbeiters, zu betrachten und zu berücksichtigen. Zufriedene Mitarbeiter sind motivierter und erzielen folglich bessere Ergebnisse. Es stellt sich die Frage, welcher Führungsstil der Beste ist. Maßgebliche Dimensionen der unterschiedlichen Führungsstile können Entscheidungsgewalt, Mitspracherecht, Anweisung und Zuteilung sein. Sollte die Führung Ihres Projekts autoritär und geprägt von disziplinarischer Macht sein oder ist es zielführender einen Führungsstil auf Augenhöhe zu wählen, bei dem überzeugt statt vorgeschrieben wird? Wollen Sie Ihr Projekt steuern oder die mitwirkenden Personen anweisen und sanktionieren?

Motivation

Die beste Antwort darauf können Sie sich selber geben. Versuchen Sie einmal die Situation zu reflektieren und sich selbst als beteiligter Mitarbeiter eines Projekts zu sehen. Stellen Sie sich die Frage, ob Sie selbst der Führungsperson folgen würden und welche Bedingungen hierzu erfüllt werden müssten. Wie würden Sie sich unter Einsatz der verschiedenen Führungsstile fühlen? Bei der Frage nach dem richtigen Führungsstil ist natürlich auch die Beschaffenheit des individuellen Projekts ein ausschlaggebender Punkt.

Fest steht, dass nur mit individueller Lösungen eine erfolgreiche Umsetzung eines Projekts erfolgen kann.

Projektumfeld, Stakeholdermanagement und Risikoanalyse

Verl, 07.03.2017. Fehler sind menschlich. Wo Menschen handeln und arbeiten besteht das Risiko, dass Fehler gemacht werden. Risiken sind ein fester Bestandteil von Projekten. Die Komplexität, Zielsetzung, Aufgabenstellung und die Rahmenbedingungen machen jedes Projekt individuell. Demnach können Vorgänge und Analysen nicht einfach übertragen, sondern müssen für jedes Projekt separat durchgeführt werden.


Das Erkennen und Managen von Risiken ist ein elementarer Bestandteil des Projektmanagements. Die Stakeholder müssen das Projekt und das Umfeld kennen lernen um zu wissen, wo Schwachpunkte liegen. Vor dem Projektstart ist der Projektleiter dafür verantwortlich, eine Risikoanalyse durchzuführen um Risiken und damit potentiell auftretende Krisen im Projektverlauf zu minimieren und Komplikationen vorzubeugen.

Risiken können sich auf unterschiedlichste Faktoren beziehen und diverse Formen annehmen. Teilweise können die Stakeholder direkten Einfluss nehmen. Oft sind die Risiken jedoch nicht zu beeinflussen, da Einflüsse von außen eine Rolle spielen. Im Bereich der Qualität kann es zum Beispiel zu Mängeln seitens eines Lieferanten kommen. Zeitlich betrachtet kann es durch Lieferungsprobleme eines Kooperationspartners zu Verzögerungen kommen. Des Weiteren kann eine Erkrankung eines Mitarbeiters ein Risiko der Ressourcenplanung sein.

Wichtig ist, dass jegliche interne wie auch externe Risiken analysiert und eingestuft werden. Nicht beeinflussbare Risiken müssen eingeplant werden, interne Risiken gilt es sie nach Möglichkeit zu vermeiden. Es ist sinnvoll, Notfallpläne zu erstellen, um bei Eintritt einer Krise bestmöglich handeln zu können. Das Eintreffen von Risiken und die darauf resultierenden situationsbedingten Änderungen sprengen den ursprünglichen Projektplan.
Der Umgang mit ihnen bestimmt dann über Erfolg oder Misserfolg des Projekts.

Offener Umgang mit Fehlern zahlt sich aus

Wo Menschen arbeiten, passieren auch Fehler. Doch wie reagiere ich richtig, wenn ein Fehler gemacht wurde? Wie muss ich Fehler kommunizieren? Welche Fehler in Führungsebenen führen häufig zu finanziellen Schwierigkeiten? Wie bekomme ich Krisen in den Griff? Lösungswege für solche Situationen erfahren die Gäste des 30. Business Breakfast am Donnerstag, 16.02.2017, in Verl.

Verl, 16.02.2017. Die „Jubiläumsveranstaltung“ startete mit einem kleinen Rückblick auf die vergangenen 30 Netzwerktreffen, die das Verler Unternehmen p.l.i. solutions GmbH seit 2010 regelmäßig durchführt.
Mit einem Beispiel aus einem Flugzeugcockpit startet Volker Johannhörster die Vortragsreihe. Piloten kommunizieren in normalen sowie in brenzligen Situationen ruhig miteinander. Der eine gibt Statusmeldungen, der andere bestätigt diese. Diese Kommunikationsart müssen sich die meisten von uns erst noch aneignen. Es ist wichtig, in Fehlersituationen Ruhe zu bewahren, Fehler zu kommunizieren und immer wieder ein Feedback zwischendurch zu erhalten.

Volker Johannhörster
Volker Johannhörster

In unserer Gesellschaft neigt man dazu, perfekt sein zu wollen. Die Angst vor Fehlern bremst unsere Energie und führt langfristig zu Wissensverlust im Unternehmen. Wir müssen „einfach mal machen“ und „Fehler zulassen“ wieder lernen, um das volle Potential ausschöpfen zu können.
Der Insolvenzverwalter Martin Schmidt sieht sich eher als „Notarzt für Unternehmen in der Krise“. Junge Unternehmen scheitern häufig an zu optimistischem Denken, mangelnde Erfahrung, Unprofessionalität und falschem Marktauftritt. Die alteingesessenen Unternehmen scheitern an verlorengegangener Innovationskraft, fehlender Produktanpassung und Generationenproblemen.
Der dritte Impulsvortrag von Frau Dr. Miriam Sasse (Business Coach) und Philipp Sasse (Rettungsassistent) behandelt einprägsame Merkschemata aus dem Rettungsdienst und die Adaption ins Projektmanagement. Zu diesen gehören die „PS-AMPEL“ und die ABCDE-Schritte. Dabei steht „P“ für „Welches Projekt“ und „S“ für die Symtome. A = Reagiert das Team auf irgendetwas „allergisch“, M = Medikament (was wurde geändert), P = Projekt-Vorgeschichte, E = Ereignis (was hat die Krise ausgelöst), L = letzte Mahlzeit (wer steckt Energie ins Projekt; letzte Budget-Erhöhung). Diese Formeln bieten Hilfestellung für eine einheitliche Kommunikation im Krisenfall.


Die Referentinnen und Referenten v.l.n.r.: Philipp Sasse, Dr. Miriam Sasse, Volker Johannhörster, Martin Schmidt
Die Referentinnen und Referenten v.l.n.r.: Philipp Sasse, Dr. Miriam Sasse, Volker Johannhörster, Martin Schmidt

Am 29. September 2017 findet das nächste Business Breakfast zum Thema „Coaching im Projektmanagement“ statt.
Anmeldungen werden per Telefon oder E-Mail an anmeldung@pli-solutions.de entgegengenommen. Unter: http://www.pli-solutions.de/Veranstaltungen finden Sie weitere Informationen.