Bald ist es wieder soweit, die Zeit der langen Wochenenden steht an. Der Tag der Arbeit, Christi Himmelfahrt oder auch Pfingsten, sie alle bieten den Arbeitnehmenden die Gelegenheit mit nur wenigen Urlaubstagen viel freie Zeit zu bekommen.
Probleme bei der Urlaubsplanung im Unternehmen
Für die Personalplanenden bedeutet diese Zeit meist viel Stress und oft sogar auch Ärger. Denn viele der Beschäftigten möchten an diesen sogenannten Brückentagen gerne frei haben. Doch alle Urlaubsanträge können die Planer und Planerinnen meist nicht berücksichtigen, weil sie weiterhin gewährleisten müssen, dass genügend Personal mit den richtigen Qualifikationen am richtigen Arbeitsplatz vorhanden ist.
Eine weitere Tatsache, die die Planung an den Brückentagen erschwert, ist, dass es immer wieder Beschäftigte gibt, die sich jedes Jahr aufs Neue alle Tage zwischen Feiertag und Wochenende schnellstmöglich sichern wollen. Mitarbeitende, die erst auf die Terminplanung ihrer schulpflichtigen Kinder warten müssen, gehen somit häufig leer aus.
Dadurch kommt es immer wieder zu Unstimmigkeiten zwischen den Mitarbeitenden. Ebenso steigt der Druck bei den Personalplanerinnen und -planern, eine gerechte Lösung finden zu müssen.
PROCESS HR automatisiert die Einsatzplanung
Mit unserer Software PROCESS HR möchten wir Ihnen die Einsatzplanung erleichtern und mit nur wenig Aufwand läuft die Planung ganz automatisch.
Für jedes Bundesland sind sowohl die entsprechenden Ferienzeiten als auch die jeweiligen Feiertage bereits in der Software hinterlegt. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit verschiedene Indexwerte (Messzahlen) für verschiedene Parameter zu hinterlegen. In der nachfolgenden Tabelle sind drei Parameter dargestellt, für die eine Indexierung hilfreich ist.
| Parameter | Beispielhafter Indexwert |
| Betreuungspflichtige Kinder | 1100 |
| Partner ist auf Betriebsferien angewiesen | 3100 |
| Gesundheitliche Gründe | 2100 |
Die Vergabe von Indexwerten ermöglicht die Priorisierung von bestimmten Urlaubsanträgen, beispielsweise von Eltern mit schulpflichtigen Kindern. Diese sind auf die Schulferien angewiesen. Durch die Festlegung eines hohen Indexwertes können die Urlaubsanträge somit vorrangig vor Anträgen von ArbeitnehmerInnen ohne Abhängigkeiten von Ferienzeiten berücksichtigt werden.
Auch das Thema Brückentage lässt sich durch eine Indexierung fair planen. Mit der Vergabe einer maximalen Anzahl von Brückentagen, die jeder Arbeitnehmer bzw. jede Arbeitnehmerin pro Jahr nehmen darf.
PROCESS HR bietet Ihnen die Möglichkeit eigene Parameter und Indexwerte zu definieren. So können Sie die Planungs-Parameter individuell für Ihr Unternehmen festlegen und bei Bedarf anpassen oder ergänzen.
Die Festlegung von Planungs-Parametern hat folgende Vorteile für Ihre Planung:
- Das System nimmt automatisch eine Priorisierung der Urlaubsanträge vor, Sie müssen den Antrag nur noch freigeben
- Zunahme der Transparenz: Durch die genaue Definierung der Parameter, ist für jede beschäftigte Person ersichtlich, welche Anträge bevorzugt behandelt werden und aus welchem Grund.
Neben der automatischen Priorisierung der Urlaubsanträge, beachtet unsere Software ebenfalls den festgelegten Einsatzplan und die benötigten Personal-Ressourcen. Somit wird gewährleistet, dass zu keiner Zeit eine Unterdeckung des Personalbedarfs besteht.
Weitere Informationen zu unserer Software PROCESS HR finden Sie hier.
