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Informationen zu Themen wie Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung, Events von p.l.i. solutions

Personaleinsatzplanung Software - Warum sie unverzichtbar ist

Getreu dem Motto „Früher ging es doch auch ohne“, wird die Einführung einer Software für Personaleinsatzplanung oft gescheut. Einstiegskosten und Anlaufprobleme - die Quittung für eine Veränderung ist auf den ersten Blick sehr hoch. Auf lange Sicht betrachtet werden sich diese anfänglichen Einbußen jedoch um ein Vielfaches rentieren. Wir haben die wichtigsten Gründe für den Einsatz einer Personaleinsatzplanung für sie zusammengestellt:

Werden sie „Everybodys Darling“. Gerade die Führungsebene, welche überwiegend aus Strategen und Zahlenmenschen besteht, bemängelt im Personalbereich oft fehlende strategische Kompetenz. Sie wünschen sich von den Personalern mehr Weitblick und Unterstützung im Bereich der Personalplanung und -entwicklung. Mit einer digitalen Personaleinsatzplanung lassen sich diese Wünsche schnell und einfach erfüllen. Die Software macht es möglich, alle Beteiligten mit den nötigen Informationen zu versorgen und hilft u.a. in Bereichen wie Qualifikation, HR-Verwaltung, Vertretungsrechte, Jahresurlaubsplanung, Reporting, Archivierung und Analyse. Somit sind Sie in der Lage, proaktiv und regelmäßig valide Zahlen zu liefern und können so zu übergeordneten Zielen beitragen. Ihre Geschäftsführung wird es Ihnen danken.

Reduzieren sie Kosten und schonen sie die Umwelt. Stapelweise Formulare, Kopien für Kollegen, monatliche Abrechnungen für jeden Mitarbeiter und Handouts für Besprechungen. Dafür wird eine ganze Menge Papier, Toner und Tinte verbraucht, wobei vieles davon letztendlich im Papierkorb landet. Über die Personaleinsatzplanung haben sie alle nötigen Informationen in digitaler Form jederzeit abrufbar und können diese weitergeben. Sie sparen eine Menge Papier, schonen die Umwelt sowie das Budget und reduzieren ganz nebenbei das Zettelchaos auf ihrem Schreibtisch.

Schalten Sie einfach mal ab, denn jeder weiß Bescheid. Die dauerhafte Erreichbarkeit auch im Urlaub und am Wochenende ist heutzutage weit verbreitet und einer der Hauptgründe für Stress. Sie wissen genau in welchem Ordner die Urlaubsanträge abgeheftet sind und in welchem Verzeichnis Ihres Computers sich die Arbeitsunfähigkeitsformulare befinden. Soweit so gut - aber wissen Ihre Kollegen das auch? Mit einer digitalen Personaleinsatzplanung sind alle diese Daten zentral gespeichert und jederzeit abrufbar. Jeder Kollege hat festgelegte Zugriffsrechte und kennt sich in seinem Benutzerkonto aus. Die Kollegen haben alles im Blick und sie können auch mal (alle anderen Geräte) abschalten.

Mit langwierigen Prozessen machen Sie kurzen Prozess. Bei herkömmlichen Dateien wie Excel oder Word kann immer nur eine Person diese bearbeiten. Kopien werden erstellt und verschickt, jeder gibt seinen Senf dazu. Nach vielen Telefonaten und kursierenden E-Mails erhalte Sie verschiedene Versionen zurück und dürfen diese erneut zusammenfassen. Das kostet Zeit und vor allem Nerven. Mit einer Personaleinsatzplanung können beliebig viele Personen parallel etwas bearbeiten und Änderungen können von jedem nachvollzogen werden. Feedbacks können über das System selber erfolgen und Daten auch an Externe, wie z.B. ein Steuerbüro, über eine Schnittstelle weitergegeben werden.

Machen Sie die Mitarbeiter Ihres Unternehmens stolz und glücklich. Grade jüngeren Leuten ist es wichtig, in einem technisch fortschrittlichen Unternehmen zu arbeiten. Die Arbeit bei einem angesehenen und innovativen Arbeitgeber wird gerne von den Mitarbeitern nach außen getragen. Tool-gestützte Arbeit sowie ein Self-Service-Portal sind angesagt. Staubige Aktenordner passen nicht mehr ins Bild. Mit einer Software für Personaleinsatzplanung praktizieren Sie das, was viele Arbeitgeber gerne nach außen vorgeben. Sie sind ein digitales, nachhaltiges und transparentes Unternehmen, welches sich um seine Mitarbeitenden kümmert.


Personalplanung


Für Führungskräfte gehört überlanges Arbeiten zur Normalität

Eine Vollzeitstelle mit einer klassischen 40-Stunden-Woche gibt es in Deutschland oftmals nur in der Theorie. In der Praxis schaut es leider häufig anders aus. Eine Untersuchung hat ergeben, dass eine Vollzeitkraft im Durchschnitt 41,3 Stunden pro Woche arbeitet. Bei jedem neunten Arbeitnehmer spricht man von überlangen Arbeitszeiten von mindestens 48 Stunden, Tendenz steigend. Dies ergibt sich aus der Studie „Qualität der Arbeit - Geld verdienen und was sonst noch zählt" aus dem Jahr 2017, welche vom Statistische Bundesamt vorgestellt wurde. 11,4 Prozent der Arbeitnehmer in Vollzeit sind somit von regelmäßigen überlangen Arbeitszeiten betroffen.

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Tendenziell wächst das Risiko hierfür mit steigendem Alter. In der Altersgruppe der 55- bis 64-jährigen arbeiten laut der Studie 14,4 Prozent mehr als 48 Stunden. Ein Grund dafür liegt darin, dass sich in dieser Altersgruppe eher Führungskräfte befinden. Gut ein Drittel (34,8 Prozent) der Leitungs- und Führungskräfte kamen 2016 auf mehr als 48 Stunden. In der Gruppe der 25- bis 34-jährigen sind es gerade mal 7,7 Prozent. Besonders in der Berufsgruppe der Selbstständigen kommen extrem lange Arbeitszeiten deutlich häufiger vor. Mit 51 Prozent ist die überlange Arbeitszeit für mehr als die Hälfte der Selbstständigen normaler Alltag. Angestellte Arbeitnehmer sind hingegen nur zu sechs Prozent betroffen. Am seltensten betroffen sind Hilfsarbeitskräfte (3,2 %), Bürokräfte und kaufmännische Angestellte (4,3 %) gefolgt von Handwerkern (5,8%).

Darüber hinaus spielt die Geschlechterrolle bei der Belastung durch lange Arbeitszeiten eine große Rolle. Vor allem Männer sind mit 14 Prozent deutlich häufiger betroffen als Frauen. Hier liegt die Quote bei lediglich sieben Prozent.

Ob überlange Arbeitszeiten oder die normale 40-Stunden-Woche, ein Großteil aller Erwerbstätigen klagt über sehr hohe Belastungen im Job. Vor allem der Termindruck spielt hier eine Rolle. 40 Prozent der Arbeitnehmer empfinden diesen Druck als ein massives Problem. Branchenübergreifend sind auch hier Männer mit 44 Prozent deutlich mehr betroffen als Frauen mit nur 36 Prozent.

Weitergehend wurde jedoch auch festgestellt, dass die durchschnittliche Arbeitszeit von Voll- und Teilzeitkräften zurück geht. Während in Deutschland im Jahr 1991 noch durchschnittlich 38,4 Stunden pro Woche gearbeitet wurde, liegt der Wert im Jahr 2016 bei nur noch 35,1 und damit zwei Stunden unter dem europäischen Durchschnittswert. Dieser Rückgang wird jedoch auf die deutliche Zunahme der Teilzeitstellen zurückgeführt, welche sich seit 1991 verdoppelt haben. Die Arbeitsleistung der Vollzeitkräfte ist mit 41,3 Stunden im Durchschnitt nahezu konstant geblieben.

Spendenaktion 2017

500,- Euro für die DLRG Ortsgruppe Verl

Verl, 08.02.2018. Im Jahr 2017 hat p.l.i. solutions erstmalig eine Spendenaktion im Rahmen der Veranstaltungsreihe „Business Breakfast“ ins Leben gerufen. Dabei wird das PLI-Team von dem Sparschwein „Rudi Randvoll“ unterstützt – dieser Name wurde von den PLI-Facebook-Fans bei einer Namensuchaktion vorgeschlagen.
Bei den drei Business-Breakfast-Veranstaltungen im Jahr 2017 wurde „Rudi“ von den Teilnehmenden mit rund 250,- Euro gefüttert. Diese Summe haben die geschäftsführenden Gesellschafter Oliver Meyer und Volker Johannhörster annähernd verdoppelt.

Im Januar 2018 war es endlich soweit: der Spendenscheck in Höhe von 500,- Euro konnte von Volker Johannhörster an den DLRG-Vorsitzenden Carsten Voßhenrich übergeben werden. Von dem Geld wird nun spezielle Kleidung für das Kleiderschwimmen angeschafft, das zur Rettungsschwimmerausbildung gehört.

Spendenübergabe an DLRG Verl
500,- Euro für die DLRG Ortsgruppe Verl: Carsten Voßhenrich (links) und Volker Johannhörster (rechts) zusammen mit Rudi Randvoll (mitte) bei der Scheck-Übergabe.

Im Jahr 2018 wird diese Spendenaktion fortgesetzt – diesmal zu Gunsten des Fördervereins der Marienschule Verl e.V.

Menschen machen Projekte: Führen und Motivieren in Projekten

Verl, 28.08.2017. Führen bedeutet Anweisen, Vorschreiben und Koordinieren von Tätigkeiten und Mitarbeitern innerhalb eines Projektteams. Oder? Im Mittelpunkt eines Projekts steht die Führungskraft als Vorbild. Um sie herum schwirren diverse Mitarbeiter und Aufgaben, welche koordiniert und angeleitet werden wollen. Was macht also die Führungskraft als Vorbild aus? Und welche Bedingungen sind notwendig um ein Projekt erfolgreich führen zu können?

Ein glaubwürdiges Auftreten ist neben vielen anderen Faktoren maßgeblich für die Rolle als führende Person in einem Projekt. Der Projektleiter muss wesentliche Eigenschaften mitbringen, welche er von seinem Team verlangt. Er muss in der Lage sein, Konflikte zu managen, Fehler zugeben und Empathie und Emotionen zeigen zu können. Auch das Stichwort Vertrauen ist maßgeblich für eine funktionierende Führung und basiert auf Nachvollziehbarkeit, Transparenz und Ehrlichkeit.

Die komplexe Aufgabe des Führens eines Projekts geht in der Regel mit einem hohen Maß an Verantwortung einher. Für einen erfolgreichen Verlauf und Abschluss eines Projekts ist neben dem Gesamtkonstrukt auch jedes einzelne Mitglied, in Form eines Mitarbeiters, zu betrachten und zu berücksichtigen. Zufriedene Mitarbeiter sind motivierter und erzielen folglich bessere Ergebnisse. Es stellt sich die Frage, welcher Führungsstil der Beste ist. Maßgebliche Dimensionen der unterschiedlichen Führungsstile können Entscheidungsgewalt, Mitspracherecht, Anweisung und Zuteilung sein. Sollte die Führung Ihres Projekts autoritär und geprägt von disziplinarischer Macht sein oder ist es zielführender einen Führungsstil auf Augenhöhe zu wählen, bei dem überzeugt statt vorgeschrieben wird? Wollen Sie Ihr Projekt steuern oder die mitwirkenden Personen anweisen und sanktionieren?

Motivation

Die beste Antwort darauf können Sie sich selber geben. Versuchen Sie einmal die Situation zu reflektieren und sich selbst als beteiligter Mitarbeiter eines Projekts zu sehen. Stellen Sie sich die Frage, ob Sie selbst der Führungsperson folgen würden und welche Bedingungen hierzu erfüllt werden müssten. Wie würden Sie sich unter Einsatz der verschiedenen Führungsstile fühlen? Bei der Frage nach dem richtigen Führungsstil ist natürlich auch die Beschaffenheit des individuellen Projekts ein ausschlaggebender Punkt.

Fest steht, dass nur mit individueller Lösungen eine erfolgreiche Umsetzung eines Projekts erfolgen kann.

Projektumfeld, Stakeholdermanagement und Risikoanalyse

Verl, 07.03.2017. Fehler sind menschlich. Wo Menschen handeln und arbeiten besteht das Risiko, dass Fehler gemacht werden. Risiken sind ein fester Bestandteil von Projekten. Die Komplexität, Zielsetzung, Aufgabenstellung und die Rahmenbedingungen machen jedes Projekt individuell. Demnach können Vorgänge und Analysen nicht einfach übertragen, sondern müssen für jedes Projekt separat durchgeführt werden.


Das Erkennen und Managen von Risiken ist ein elementarer Bestandteil des Projektmanagements. Die Stakeholder müssen das Projekt und das Umfeld kennen lernen um zu wissen, wo Schwachpunkte liegen. Vor dem Projektstart ist der Projektleiter dafür verantwortlich, eine Risikoanalyse durchzuführen um Risiken und damit potentiell auftretende Krisen im Projektverlauf zu minimieren und Komplikationen vorzubeugen.

Risiken können sich auf unterschiedlichste Faktoren beziehen und diverse Formen annehmen. Teilweise können die Stakeholder direkten Einfluss nehmen. Oft sind die Risiken jedoch nicht zu beeinflussen, da Einflüsse von außen eine Rolle spielen. Im Bereich der Qualität kann es zum Beispiel zu Mängeln seitens eines Lieferanten kommen. Zeitlich betrachtet kann es durch Lieferungsprobleme eines Kooperationspartners zu Verzögerungen kommen. Des Weiteren kann eine Erkrankung eines Mitarbeiters ein Risiko der Ressourcenplanung sein.

Wichtig ist, dass jegliche interne wie auch externe Risiken analysiert und eingestuft werden. Nicht beeinflussbare Risiken müssen eingeplant werden, interne Risiken gilt es sie nach Möglichkeit zu vermeiden. Es ist sinnvoll, Notfallpläne zu erstellen, um bei Eintritt einer Krise bestmöglich handeln zu können. Das Eintreffen von Risiken und die darauf resultierenden situationsbedingten Änderungen sprengen den ursprünglichen Projektplan.
Der Umgang mit ihnen bestimmt dann über Erfolg oder Misserfolg des Projekts.