Kennen Sie die Situation: Sie ignorieren Probleme und hoffen, dass sie sich in Luft auflösen?
Dann wissen Sie bestimmt auch, dass diese Verhaltensweise eher selten funktioniert.
Diese Situation kommt auch im Arbeitsleben vor. In einigen Betrieben versucht man weiterhin die Digitalisierung zu umgehen. Es wird sich die Frage gestellt, warum genau jetzt digitalisiert werden sollte. Es sind viele andere Aufgaben zu erledigen, danach kann die Digitalisierung eventuell in Angriff genommen werden. Exakt dieses Nichts-Tun bzw. Verschieben in die Zukunft spiegelt sich in hohen Kosten für den ganzen Betrieb wider.
Überlegen Sie, wie viel Zeit Sie jeden Tag mit Papierbergen und der Suche nach Dokumenten verbringen und wie oft Sie sich darüber ärgern. Andere Aufgaben bleiben auf der Strecke wie z. B. der wichtige Aspekt der Mitarbeiterbindung. Demnach kommen Kosten und Konsequenzen durch die Nicht-Digitalisierung zustande, die durch einen wichtigen Prozess in jedem Unternehmen eliminiert werden können: Durch die digitale Transformation!
Personal 4.0
Für eine erfolgreiche Digitalisierung von Unternehmen ist das Personal 4.0 der Schlüssel. Wussten Sie, dass digitale Prozesse den Personalbereich um 20 bis 30 Prozent effizienter machen (Bain & Company, 2019) und dass 42 Prozent der Arbeitszeit eines Personalers mit Verwaltungsaufgaben verbracht werden (Bitkom Research & Personio, 2020)?
Sie könnten somit bis zu 3,4 Stunden pro Tag in wichtigere Aufgaben wie die direkte Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden investieren – das klingt doch gut!
Digitale Transformation als entscheidender Wettbewerbsvorteil
Die digitale Transformation ist die Voraussetzung für ökonomische Arbeitsprozesse und dafür, dass Mitarbeitende motiviert und effizient arbeiten können. Fest steht, dass ein digitalisierter HR-Bereich Mitarbeitende motivierter und zufriedener macht und die Attraktivität des Unternehmens steigen lässt. Attraktive Unternehmen erhalten mehr Bewerbungen von qualifizierten Fachkräften, die neben den bestehenden Beschäftigten den Erfolg des Betriebs ausmachen.
Was kostet es nicht zu digitalisieren?
Nicht zu digitalisieren, kostet das Unternehmen einiges. Das ist vielen nicht bewusst, da es nicht die offensichtlichen Kosten sind.
1. Hohe Fluktuation
Eine hohe Fluktuation kostet dem Unternehmen viel Geld. Nach der Studie von Deloitte (2019) variieren die Kosten je nach der Größe des Unternehmens. Die durchschnittlichen Fluktuationskosten liegen bei rund 14.900 Euro pro Stelle, die mit der Anzahl der notwendigen Nachbesetzungen zu multiplizieren sind.
Vor allem bei Angestellten ab drei Jahren Berufserfahrung ohne Führungsverantwortung tritt die Fluktuation verstärkt auf.
- Unzufriedenheit mit der Führungskraft
- zu wenig Gehalt
- fehlende Aufstiegschancen
Wenn man sich die derzeit angewendeten Maßnahmen zur ungewollten Fluktuationsminderung angeschaut, werden neben Weiterbildungs- und Führungskräfte-Entwicklungsmaßnahmen auch die verstärkte Mitarbeiterorientierung in Abläufen genannt.
In dem Sinne wird die Bedeutsamkeit von der Mitarbeiterorientierung auch im HR-Bereich wichtig. Das bedeutet, das mitarbeiterorientierte HR-Services und optimierte Prozesse im HR, die Employee Experience beeinflussen, die wiederum positiv zur Mitarbeiterbindung und -motivation beiträgt.
Ein geeignetes Tool dafür ist ein Employee Self Service Portal. Mitarbeitende werden aktiv in HR-Prozesse einbezogen. Sie haben 24/7 die Möglichkeit, arbeitstechnische Aspekte zu organisieren. Digitale Prozesse führen zu schnelleren Rückmeldungen z.B. bei Schichttausch- oder Urlaubsanfragen.
2. Zeitlich intensive oder falsch getroffene Entscheidungen
Entscheidungen, die viel Zeit in Anspruch nehmen und/oder falsch getroffen werden, kosten dem Unternehmen ebenfalls viel. Hierbei handelt es sich zwar nicht um direkte Kosten in Euro, aber um fehlende Kapazitäten und Ressourcen.
Stellen Sie sich vor, Sie haben in der Personalplanung eine falsche Entscheidung getroffen und in der Hochsaison ist das Unternehmen eine Woche lang unterbesetzt. Das führt zu unmotivierten und unzufriedenen Mitarbeitenden und dazu, dass Unternehmensziele nicht erreicht werden.
Oftmals entscheidet unser Bauchgefühl. Dieses ist jedoch im HR- und Unternehmensprozess nicht immer vorteilhaft. Vor allem wenn eine fundierte Datenbasis vorhanden ist, mit dem der Prozess optimiert und effizient gestaltet werden kann.
Mit einer automatischen Personalplanung kann auf Datenbasis eine Einsatzplanung generiert werden, die individuelle Unternehmensangelegenheiten sowie Mitarbeiterwünsche und -qualifikationen mit einbezieht. Das führt zu einem reibungslosen Ablauf im Unternehmen und erhöht den Erfolg im Unternehmen.
3. Zu langsame Besetzung von offenen Stellen
Eine nicht besetzte Stelle kostet nichts? – Das ist ein falscher Gedankengang. Einerseits müssen mehr Ausgaben für Recruiting- und Employer Branding eingesetzt werden. Damit steigen die Cost per Hire. Andererseits steigen auch die Cost of Vacancy. Darunter werden die Kosten, die für die Nichtbesetzung anfallen (z. B. durch Einbußen in Produktion und Umsatz) verstanden.
4. Unausgeschöpftes Potenzial der Mitarbeitenden
Die Kosten für eine geringe Produktivität der Mitarbeitenden ist nicht zu unterschätzen. Zuerst sollte sich der Grund vor Augen geführt werden, warum die Produktivität gering ist. Zum Beispiel könnten ein schlechtes Onboarding, unerfüllte Erwartungen, Intransparenz oder verlangsamte Arbeitsprozesse als Gründe herangezogen werden. Das führt dazu, dass Mitarbeitende unmotiviert sind und innerlich schon gekündigt haben. Das hat eine bedeutsame negative Auswirkung auf die Produktivität.
Wussten Sie, dass eine innerliche Kündigung dem Unternehmen oftmals mehr kostet als eine tatsächliche Kündigung? Nach einer Studie von Gallup (2021) können sich die wirtschaftlichen Gesamtkosten auf bis zu 113,9 Milliarden Euro im Jahr belaufen.
5. Vernachlässigung von Datenschutz
Im HR-Bereich wird mit sensiblen Daten der Mitarbeitenden bzw. Bewerbenden gearbeitet. Da steht der Datenschutz an erster Stelle. Wenn dieser nicht eingehalten wird, muss mit hohen Kosten sowie einem negativen Image gerechnet werden. Ein Verstoß kann bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des Unternehmensumsatzes kosten (Art. 83 DSGVO).
Datenschutzkonformes Arbeiten kann mit einer Software für die Personaleinsatzplanung gewährleistet werden. Diese berücksichtigt die wichtigsten Datenschutzgesetze sowie weitere Gesetze zur Arbeitszeit, Urlaube, Mutterschaft usw.
Kosten einsparen mit einer Software für die Personaleinsatzplanung
Mit einer Software für die Personaleinsatzplanung können Sie viele der genannten Kostenfallen vermeiden. Sie digitalisieren Ihren HR-Bereich, was dazu führt, dass Mitarbeitende zufriedener sind und die Einsatzplanung reibungslos und größten Teils automatisch abläuft. Datenschutzkonform und mitarbeiterorientiert kann eine Software die integrierten Daten nutzen, um den Einsatzplan zu generieren. Abwesenheiten, Qualifikationen sowie notwendige Gesetze werden beachtet und Unter- bzw. Überbesetzungen vermieden.
Fazit
Werden Sie digital und begeistern Sie Ihre Mitarbeitenden mit einer Software für die Personaleinsatzplanung! Rufen Sie sich ins Gedächtnis, dass Mitarbeitende der Schlüsselfaktor für den Unternehmenserfolg sind. Mit zufriedeneren Beschäftigten erreichen Sie somit einfacher und schneller Ihre Unternehmensziele und haben einen Wettbewerbsvorteil. Die Digitalisierung des HR-Bereichs reduziert den Verwaltungsaufwand und steigert Ihre Attraktivität für bestehende Arbeitnehmende sowie für potenzielle Fachkräfte.
Literatur:
Bain & Company (2019). Personal 4.0: Digital gestalten statt analog verwalten.
Bitkom Research & Personio (2020): Traumberuf HR? Wunsch und Wirklichkeit in Zeiten der Digitalisierung.
Deloitte Consulting GmbH (2019). Fluktuation und deren Auswirkungen auf Unternehmen. Eine Studie von Deloitte Österreich.
Gallup (2021). Engagement Index 2020.
Telekom (2019/2020). Digitalisierungsindex 2019/2020.
