Unsere Arbeitswelt befindet sich im ständigen Wandel. Trends sind hier maßgeblich für die Richtung der Entwicklung und trotz der hohen Dynamik der Prozesse, lässt sich eine grundlegende Veränderung feststellen: Die Forderung nach Flexibilität prägt den Wertewandel enorm. Auch die rasante Digitalisierung und Globalisierung leisten sowohl in der wirtschaftlichen als auch gesellschaftlichen Entwicklung ihren Teil. Dank der zahlreichen Möglichkeiten, die uns die digitale Vernetzung bietet, ist flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten in den meisten Branchen bereits kein Hindernis mehr.
Aktuelle Herausforderungen in der HR-Welt
Aber diese Entwicklungen bringen auch in vielen Bereichen große Herausforderungen mit sich:
Flexibilität
Die Vorteile von Flexibilität liegen auf der Hand. Mitarbeitende profitieren von Selbstbestimmung und haben die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten genau an ihre jeweilige Lebenssituation anzupassen. Auch mobiles Arbeiten ist für viele Arbeitnehmende eine Entlastung, wodurch auch die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit gefördert werden kann.
Flexibilität bringt aber auch einen großen Nachteil mit sich: Arbeits- bzw. Schichtmodelle werden zunehmend komplexer, da Beschäftigte ihre Forderungen an Flexibilität und Geschwindigkeit im Arbeitsleben realisieren möchten. Können Unternehmen dies nicht bieten, steigt das Risiko der Fluktuation.
Zudem steigt die Zahl der Extern Beschäftigen stark an. Alle Mitarbeitenden unter einen Hut zu bringen und die Kommunikation dauerhaft sicherzustellen, gehört zu den größten Herausforderungen dieser Zeit.
Wer wettbewerbsfähig möchte, sollte sich also immer rechtzeitig über Trends informieren und rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, die den Prozess der zunehmenden Flexibilisierung fördern, ohne im Chaos zu enden.
Digitalisierung
Die Digitalisierung ermöglicht uns neue Welten der Zusammenarbeit. So ist Zusammenarbeit über die Landesgrenzen hinweg schon lange nicht nur möglich, sondern auch zunehmend erforderlicher. Allerdings werden mit zunehmender Komplexität der digitalen Funktionen auch mehr Kompetenzen benötigt. Alle Mitarbeitenden benötigen ausreichend technisches Knowhow, um die digitale Kommunikation zielführend zu bewältigen, weshalb regelmäßige Schulungen hier für ein qualifiziertes Personal unabdingbar sind. Aber auch die Verwaltung der Schulungen bedeutet meist einen zusätzlichen Koordinationsaufwand für die Planenden.
Globalisierung
Nicht nur die digitalen Bereiche in unserem Leben werden ständig besser und schneller. Auch die Mobilität steigt. Heute sind Arbeitnehmende über alle Landesgrenzen hinweg mobil – und erwarten auch, dass sie diese Möglichkeiten nutzen können. Dies erfordert entsprechende digitale Optionen sowie eine Menge Flexibilität von Seiten des Unternehmens.
Die Globalisierung kann auch als Chance gesehen werden. Insbesondere im Bereich Recruiting öffnen Mobilität und Digitalisierung zahlreiche Türen, der Arbeitsmarkt wird ständig internationaler. Diese Möglichkeit können Unternehmen nutzen, um weltweit nach den besten Arbeitskräften zu suchen.
Agilisierung der Unternehmen
Unter Agilität versteht man allgemein die Fähigkeit, flexibel und dynamisch auf sich verändernde Rahmenbedingungen zu reagieren. Das Prinzip der agilen Organisation wird im betriebswirtschaftlichen Umfeld insbesondere in den Führungsetagen immer relevanter. Während es sicher wichtig ist, flexibel auf unvorhersehbare Situationen zu reagieren, ist der Wandel in Richtung Agilisierung oft sehr zeitaufwendig und erfordert eine prinzipielle Veränderung der Unternehmensstruktur.
Ein zentraler Aspekt der agilen Führung ist die Abgabe von Verantwortung an die Mitarbeitenden. Von allen Beteiligten sind hier eine Menge Mut, Ausdauer und Bereitschaft erforderlich, damit der lange Prozess erfolgreich stattfinden kann.
Demographischer Wandel
Auf dem Arbeitsmarkt treffen verschiedene Generationen aufeinander. Und alle haben ihre persönlichen Vorstellungen von optimalen Arbeitsmodellen, -zeiten oder Karriereplänen. Während in den älteren Generationen der Wunsch nach Sicherheit und Existenzsicherung besonders im Fokus steht, entsteht mit den jüngeren Generationen ein stetiger Wertewandel in Richtung Flexibilisierung und Veränderungen. Zu dem höheren Streben nach Flexibilität gehören auch vermehrte Arbeitgeberwechsel. Es liegt also auf der Hand, dass die Bedürfnisse, Erwartungen und Karrierelaufbahnen der Generationen stark voneinander abweichen. Als Unternehmen ist es oftmals nicht leicht, die verschiedenen Vorstellungen der Personengruppen miteinander zu vereinbaren. Hier sind konkret unterstützende Maßnahmen erforderlich, um die Zufriedenheit aller Mitarbeitenden sicherzustellen.
Fachkräftemangel
Der demographische Wandel in Deutschland hat noch eine weitere Folge: Fachkräftemangel. Die Ursache hierfür ist, dass die Anzahl der potenziell Erwerbstätigen ständig abnimmt. Durch die sinkende Geburtenrate steigt die Gefahr einer Überalterung und auch Menschen, die im erwerbsfähigen Alter sind, werden entsprechend immer weniger. Im Endeffekt fehlen qualifizierte Arbeitskräfte und damit werden Fachkräfte auf dem Arbeitsmarkt besonders begehrt. Unternehmen müssen also darauf achten, ihre Fachkräfte langfristig zu binden, damit diese sich nicht jederzeit abwerben lassen würden.
Flexible Workforce Management: Was ist das?
All diese Trends und deren Auswirkungen treiben die Flexibilisierung der Workforce an. Doch was hat es damit genau auf sich?
Workforce Management (WFM) verfolgt das Ziel, den optimalen Personalbedarf zu ermitteln oder auch zu prognostizieren. Zur Ermittlung werden sogenannte Bedarfstreiber analysiert, dies sind alle Faktoren, die den Personalbedarf beeinflussen. Dazu zählen beispielsweise Auftragseingänge und Umsatz, aber auch strategische Entscheidungen der Geschäftsleitung oder bevorstehende saisonale Besonderheiten wie das Weihnachtsgeschäft. Nach der Personalbedarfsermittlung gehört auch eine Arbeitszeitanalyse zum Bereich des Workforce Managements. Das bedeutet, dass nach der Ermittlung ein geeignetes Arbeitszeitmodell zur optimalen Umsetzung des Personalbedarfs ausgewählt werden muss.
Flexible Workforce Management ist daraus abgeleitet ein Workforce Management, welches versucht, sich den Flexibilisierungsprozessen der HR-Welt anzupassen. Ein derartiges Management erfordert flexible Arbeitszeitmodelle, die je nach Ausprägung der Zeit- und Ortsgebundenheit variieren. Es gibt viele verschiedene, hybride Arbeitsmodelle, aus denen das Unternehmen die besten Passungen auswählen und diese individuell auf die eigene Situation anpassen kann.
Herausforderungen im Flexible Workforce Management
Angesichts der Entwicklungen der gesamten HR-Welt, wird auch das Workforce Management mit verschiedenen Herausforderungen konfrontiert.
Durch die zunehmend geforderte Flexibilität der Arbeitskräfte wird es zum einen schwieriger, das Personal einzuplanen oder auch den Personalbedarf zu prognostizieren. Andererseits ist es auch nicht mehr möglich, ein einheitlich passendes Arbeitszeitmodell festzulegen, da viele Mitarbeitende erwarten, dass sie bei der Wahl der Arbeitszeiten flexibel mitbestimmen können und Angestellte anderer Generationen von Grund auf verschiedene Vorstellungen haben. Insbesondere bei digitalen Arbeitsteams ist das Koordinieren von Workforce oft nicht so leicht. Zusätzlich muss der Überblick über extern Angestellte bewahrt werden, die sich teils sogar global verteilen. Die Planbarkeit hält sich also insgesamt in Grenzen.
Und trotz aller Herausforderungen dieser Zeit ist es die Aufgabe des Workforce Managements, die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen. Mit zunehmender Flexibilität der Arbeitnehmenden wird hier also auch flexibleres Handeln des Workforce Managements notwendig.
Lösungen für die Herausforderungen: Workforce Management mit Personaleinsatzplanung
Die aktuellen HR-Trends stellen also viele neue Herausforderungen für das Workforce Management dar. Diese können mit den richtigen Mitteln präventiv verhindert oder zumindest verringert werden. Folgende Maßnahmen sind besonders geeignet:
- Ausbau der funktionalen Ressourcenflexibilität: Was sich zunächst komplex anhört, beschreibt lediglich Weiterbildungsmaßnahmen für Mitarbeitende. Verfügen die Angestellten über einen breiten Horizont an Wissen, so können diese auch in breiten Feldern eingesetzt werden, wodurch die Einsatzplanung einfacher und auch flexibler wird. Eine digitale Schulungsverwaltung erleichtert das Management der erforderlichen Weiterbildungen.
- Nutzung verschiedener Arbeitsmodelle: Da es in der Umsetzung oftmals schwierig ist, ein geeignetes Arbeitsmodell für alle Interessengruppen festzulegen, kann es sinnvoll sein, verschiedene Arbeitsmodelle festzulegen, um jedem Mitarbeitenden das gewünschte Maß an Flexibilität zu ermöglichen.
- Software-Lösungen für Personaleinsatzplanung: Bei flexiblen Modellen ist es leicht, den Überblick zu verlieren. Digitale Personaleinsatzplanung hilft dabei, Struktur und Ordnung in den Planungsprozess zu bringen, ohne die Möglichkeit auf Flexibilisierung einzuschränken. Mitarbeitende profitieren von einem Recht auf Selbstbestimmung, HR-Personal von der Planbarkeit der Prozesse und Ressourcen.
Es lässt sich zusammenfassen, dass Unternehmen auch intern ihre Agilität fördern müssen. Sei es mit hilfreichen Weiterbildungen oder auch flexiblen Modellen, um Mitarbeitende zu binden. Software-Lösungen unterstützen entscheidend bei der Planung von Personaleinsatz, Arbeitszeit oder der Verwaltung von Schulungen und ermöglichen es den Unternehmen, angemessen auf Veränderungen reagieren zu können.
