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Hybrides Arbeiten: Die Arbeitswelt der Zukunft

05.04.2022 10:06:00

Ein Begriff, der seit Anfang der Covid-19-Pandemie in der Arbeitswelt rasant an Bedeutung gewonnen hat, ist Remote Work. Zunächst diente das Arbeiten von Zuhause lediglich als Schutzmaßnahme, doch heute ist diese Arbeitsform in vielen Branchen als fester Bestandteil des Arbeitsalltags integriert und nicht mehr wegzudenken.  

Diese Entwicklung ist ein Teil des Phänomens New Work. Mitarbeitende wollen mehr – ein Mehr an virtueller Zusammenarbeit und ein Mehr an flexiblen Arbeitsformen.  

Aus diesem Grund stützen sich nun zahlreiche Unternehmen auf ein neues Arbeitskonzept: Hybrides Arbeiten. 

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Hybrides Arbeiten - Was ist das? 

Bei dieser Arbeitsform handelt es sich um ein flexibles Modell, welches einen Mix aus mobiler Arbeit – zum Beispiel im Homeoffice – und Arbeit im Büro vorsieht. Je nach Bedarf können Mitarbeitende also remote aus dem Heimbüro, vielleicht sogar aus dem Ausland oder klassisch analog vom Büro aus arbeiten. 

Hierbei kann das jeweilige Unternehmen festlegen, wie viele Tage die Mitarbeitenden pro Woche im Homeoffice bzw. im Büro verbringen sollen. Bei dieser Entscheidung sind die Bedürfnisse des Unternehmens sowie die Anforderungen der Arbeitsaufgaben von Bedeutung. 

Nach einer Studie des Fraunhofer IAO bieten bereits über 60% der befragten Unternehmen die Möglichkeit zu Remote Work an. Hybrides Arbeiten ist also bereits sehr verbreitet. Doch was muss bei der Einführung beachtet werden? Und ist Remote Work auch für Sie das richtige Arbeitsmodell?

Modelle der hybriden Arbeit 

Hybrides Arbeiten bietet viele verschiedene Modelle zur Umsetzung, die sich im Grad ihrer Flexibilität bezüglich der Arbeitszeit und des Arbeitsortes unterscheiden. Durch unterschiedlich starke Ausprägungen der Flexibilität auf diesen beiden Dimensionen entstehen die verschiedenen Formen des hybriden Arbeitens: 

Wer also überlegt, ob hybrides Arbeiten eine sinnvolle Option für das eigene Unternehmen wäre, sollte sich zunächst mit den unterschiedlichen Modellen auseinandersetzen. Je nach Bedarf kann hier individuell das Modell gewählt werden, das den Ansprüchen des eigenen Unternehmens am besten gerecht wird. 

Folgende sind die besonderen Merkmale der einzelnen Hybridarbeit-Modelle: 

Office First: 

Von Office First spricht man, wenn weniger als vier Tage im Monat im Homeoffice verbracht werden. Die Arbeit findet vor Ort im Bürogebäude statt. Die Arbeitszeit ist dabei variabel, sie reicht von der fixen “9 to 5”-Zeit (Office classic) bis hin zur voll flexiblen Zeiteinteilung (OWA). Auch teil-flexible Arbeitszeiten wie Gleitzeit sind möglich (Office semiflex). 

Synchron-hybrid 

Dieses Modell bietet einen teil-flexiblen Arbeitsort. Es besteht aus festen Homeoffice- und Bürotagen. Die Mitarbeitenden arbeiten zu festen Zeiten – beispielsweise 9 to 5 – (synchron) oder auch teil-flexibel (synchron semiflex).

Statisch-hybrid 

Auch in diesem Modell ist der Arbeitsort teil-flexibel. Die Mitarbeitenden können sich für das Büro oder Homeoffice entscheiden. Die Arbeitszeiten variieren von fixen Zeiten (statisch) bis zu voll flexiblen Zeiten. 

Voll flexibel 

Die Mitarbeitenden können jeden Tag aufs Neue frei entscheiden, wo sie arbeiten möchten (work from anywhere). Die Flexibilität der Arbeitszeit variiert zwischen fixen Zeiten (WFA), teil-flexiblen Zeiten (WFA semiflex) und voll flexiblen Arbeitszeiten (work from anywhere, anytime). 

Homeoffice first 

Laut Definition handelt es sich um dieses Modell, wenn die Mitarbeitenden weniger als vier Tage im Monat im Büro verbringen. Die Arbeit wird also weitestgehend im Homeoffice erledigt. Die zeitliche Flexibilität kann auch hier von fix (HO 9 to 5) bis zu voll flexibel (HO anytime) reichen.

Welches Modell ist für Sie geeignet? 

Branchenabhängig sind unterschiedliche Modelle hybrider Arbeit sinnvoll. Auch Faktoren wie die Unternehmensgröße, Standorte, Geschäftsmodelle und die Tätigkeitsbereiche der Mitarbeitenden müssen beachtet werden. Beispielsweise ist in einem Produktionsbetrieb die Option Homeoffice auch für Mitarbeitende im Büro schwerer umsetzbar, da sie für einen reibungslosen Ablauf eng mit den Mitarbeitenden in der Produktion in Kontakt stehen müssen. Handelt es sich hingegen um ein IT-Unternehmen, können die Entwickelnden des Teams meist auch problemlos remote arbeiten – alles, was sie benötigen, ist die Internetverbindung.  

Aus diesen Gründen ist es wichtig, im Unternehmen auch in Abstimmung mit den Mitarbeitenden ein individuell passendes Modell zu konstruieren. Denn auch die persönlichen Präferenzen der Mitarbeitenden dürfen nicht vernachlässigt werden. 

Um das geeignete Modell für den eigenen Betrieb auszuwählen, sind vor allem folgende Aspekte von Bedeutung: 

  1. Führen Sie einen Ist-Soll-Abgleich durch.
  2. Ermitteln Sie unter Berücksichtigung der Wünsche von Mitarbeitenden, welche Aktivitäten an die Räumlichkeiten gebunden sind und welche Tätigkeiten problemlos remote ausgeführt werden können und in Zukunft sollen.
  3. Wählen Sie auf dieser Basis Auswahl ein Modell, welches am besten zum Unternehmen passt.
  4. Passen Sie dieses Modell individuell an die Erfordernisse des eigenen Betriebs an.
  5. Kommunizieren Sie die Beschlüsse mit den Mitarbeitenden.

Vorteile und Ziele von hybrider Arbeit 

Hybrides Arbeiten hat sich insbesondere seit der Pandemie als vorteilhaft für die Unternehmen und ihre Mitarbeitenden erwiesen. Aus diesem Grund wird das Konzept zunehmend relevanter. Dies ist nicht verwunderlich, da mit der Einführung von Remote Work zahlreiche Vorteile für das Unternehmen einhergehen. Dazu zählen:

  • Sparen von Kosten: 

    Wenn sich ständig ein Teil der Mitarbeitenden im Homeoffice befindet, können kleinere Büros gemietet werden. Es werden keine eigenen, großen Büros mehr  benötigt. In diesem Fall sind Coworking Spaces eine günstigere Alternative. 
  • Flexibilität:

    Hybrides Arbeiten garantiert Ihren Mitarbeitenden Flexibilität - ein Faktor, der bei der Jobsuche zunehmend an Bedeutung gewinnt und zur Work-Life-Balance beiträgt. Dies verbessert nachweislich nicht nur die Motivation, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. 
  • Mitarbeiterbindung: 

    Viele Modelle lassen den Mitarbeitenden die Entscheidungsfreiheit, wo und wann sie arbeiten möchten. Sie können so ihre Arbeitstätigkeit mit ihrem individuellen Lebensabschnitt vereinbaren. Mitarbeitende, die diese Optionen haben, sind zufriedener mit ihrem Arbeitsleben und kündigen seltener. 
  • Risikosicherheit: 

    Hybridarbeit erhöht die Ausfallsicherheit in Unternehmen. Mitarbeitende können ihrer Arbeit nachgehen – in einer globalen Pandemie ebenso wie in Unwetterzeiten, in denen es nicht möglich ist, zur Arbeit zu gelangen. 
  • Recruiting: 

    Auch im Bereich Recruiting eröffnet Hybridarbeit neue Türen. Wenn ein Unternehmen Homeoffice anbietet, ist es möglich, Talente aus anderen Regionen einzustellen. Diese können dann remote arbeiten, wodurch die Auswahl auf dem Arbeitsmarkt sowohl für Arbeitnehmende als auch für Arbeitgebende enorm steigt. 

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Anforderungen von Hybridarbeit 

Doch Hybridarbeit hat nicht nur viele Vorteile, sondern setzt auch einige Erfordernisse voraus, die vorab einkalkuliert werden müssen. Da sich die Teammitglieder nur selten in physischer Präsenz sehen, muss sichergestellt werden, dass dennoch alle im Team eingebunden bleiben. Kommunikation bildet damit die Grundvoraussetzung für ein funktionierendes Hybridarbeit-Modell. Es sollten regelmäßige Meetings stattfinden und für schnelle Absprachen sind digitale Kommunikationsmittel unabdingbar. 

Ebenfalls muss beachtet werden, dass hohe Flexibilität immer mit einem erhöhten Koordinationsaufwand einhergeht. Die Arbeitszeiten müssen abgestimmt sein, damit gemeinsame Meetings überhaupt möglich sind. Zusätzlich muss die Arbeitszeit dokumentiert werden. Sonst ist eine funktionierende Planung unmöglich.

Erfolgreich hybrid: Das müssen Sie beachten 

Damit Sie trotz der hohen Anforderungen problemlos hybrid werden können, haben wir einige Tipps für Sie zusammengestellt: 

  • Kontrolle des Arbeitsvertrags

    Die Flexibilität sollte fest im Arbeitsvertrag geregelt sein, damit keine Missverständnisse entstehen. Auch sollten die Mitarbeitenden frühzeitig über die Pläne informiert und in die Entscheidung eingebunden werden. 
  • Herstellen optimaler Arbeitsbedingungen

    Um ihren Mitarbeitenden die Hybridarbeit möglichst angenehm zu gestalten, sollten Sie sicherstellen, dass diese komfortabel im Homeoffice arbeiten können. Dazu zählen beispielsweise das Sponsern von Laptops, Head-Sets oder sonstigem Bedarf an Arbeitsmitteln und Bürobedarf. Auch Zuschüsse zu den Homeoffice-Kosten, wie z.B. für Strom oder Internet, bieten sich an. 
  • Organisation der Arbeitsabläufe

    Hybridarbeit kann verwirrend sein. Damit die Arbeitsabläufe übersichtlich koordiniert werden können, benötigen Sie die notwendigen technischen Mittel. Es empfiehlt sich zum Beispiel eine HR-Software zur Planung von An- und Abwesenheiten, Arbeitszeiten und Arbeitsplätzen, um den Arbeitsalltag organisieren zu können. 
  • Ermöglichen eines regelmäßigen Austauschs

    Nutzen sie erforderliche Kommunikationsmittel zum Austausch und für wichtige Besprechungen. Kommunikation fördert das Bedürfnis nach sozialer Interaktion und macht es einfacher, Konflikte zu vermeiden. Aus diesem Grund sollten unbedingt regelmäßige Meetings und Konferenzen eingeplant werden. 

Technische Unterstützung mit HR-Software 

Mithilfe einer HR-Software lassen sich die meisten Anforderungen schnell und einfach erfüllen, so dass Sie und Ihre Mitarbeitenden voll und ganz von den Vorzügen von Hybridarbeit profitieren können. 

Unsere Software zur Personaleinsatzplanung integriert hybride Modelle und unterstützt somit die digitale Organisation hybrider Arbeitsabläufe. Es kann für den jeweiligen Mitarbeitenden das passende Arbeitsmodell aufgenommen werden und darauf basierend die Personalplanung vollzogen werden. Dabei wird neben der Erfüllung der bevorzugten Arbeitszeiten, die die Arbeitnehmenden haben, gleichzeitig berücksichtigt, dass es im Betrieb zu keinen Über- oder Unterdeckungen kommt.   
Des Weiteren bietet unser Employee Self Service eine flexible Selbstverwaltung für die Mitarbeitenden – zeit- und ortsunabhängig. 

Haben Sie noch Fragen oder wünschen sich mehr Informationen? Wir freuen uns, Sie persönlich beraten zu dürfen. 

Lilli Baumgärtner

Geschrieben von Lilli Baumgärtner

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