Wenn im Unternehmen im Mehrschichtbetrieb gearbeitet wird, ist auch die Schichtplanung Bestandteil der Einsatzplanung. Im Schichtplan wird festgelegt, welche Mitarbeitenden in welcher Schicht arbeiten.

Die Kapazitätsplanung dient dem Ziel, Personalkapazitäten optimal zur Deckung der betrieblichen Erfordernisse einzusetzen. Klassische Modelle gingen implizit davon aus, dass Personalressourcen grundsätzlich jederzeit verfügbar sind und in Zeiten hoher Nachfrage lediglich der Preis für zusätzliche Kapazitäten steigt, die kurzfristig extern zugekauft werden müssen. Diese Annahme erweist sich jedoch aus mindestens zwei Gründen als nicht mehr richtig. Erstens sind auch den Instrumenten zur Flexibilisierung des Arbeitsmarktes Grenzen gesetzt, nicht jeder zusätzliche Personalbedarf kann kurzfristig durch Arbeitnehmerüberlassung oder Freelancer gedeckt werden. Zweitens werden die Aufgaben in der Arbeitswelt zunehmend komplexer und erfordern eine längere Einarbeitungszeit. Fremdpersonal kann also Unterkapazitäten nicht kurzfristig kompensieren. Die Anforderungen an die Planung der Personalkapazitäten sind also gestiegen, weil kurzfristige Anpassungen und Korrekturen nur noch eingeschränkt möglich sind.

Die Personaleinsatzplanung (PEP) ist für jedes Unternehmen ein wesentlicher Faktor, um einen reibungslosen Ablauf der internen und externen Unternehmensprozesse zu gewährleisten.

Die Grenzen zwischen dem Workforce Management und der Personaleinsatzplanung sind fließend. Bisweilen werden beide Begriffe sogar synonym verwendet. Denn beide verfolgen dasselbe Ziel, nämlich zu jeder Zeit an jedem Ort ausreichend Mitarbeiter mit den erforderlichen Qualifikationen zur Verfügung zu haben. Im abstrakten Modell sieht die Abgrenzung zwischen beiden Begriffen so aus: Die Personaleinsatzplanung übernimmt die Rolle des Buchhalters. Sie erhält von irgendjemandem die Information, wie viele Mitarbeiter mit welcher Qualifikation für eine Aufgabe benötigt werden. Anschließend gleicht sie diese Anforderungen mit den Zeitkonten und den Qualifikationsprofilen ab und optimiert auf diese Weise den Personaleinsatz. Außerdem ermittelt die Personaleinsatzplanung den Bedarf an Weiterbildung und Neueinstellungen, abermals aber nur anhand des ihr von anderer Stelle mitgeteilten zukünftigen Bedarfs. Es ist in dieser abstrakten Aufgabenteilung aber nicht Aufgabe der Personaleinsatzplanung, den konkreten Personalbedarf für eine Aufgabe zu ermitteln oder selbst Prognosen des künftigen Personalbedarfs zu erstellen. Dies obliegt dem Workforce Management.