Die Kapazitätsplanung dient dem Ziel, Personalkapazitäten optimal zur Deckung der betrieblichen Erfordernisse einzusetzen. Klassische Modelle gingen implizit davon aus, dass Personalressourcen grundsätzlich jederzeit verfügbar sind und in Zeiten hoher Nachfrage lediglich der Preis für zusätzliche Kapazitäten steigt, die kurzfristig extern zugekauft werden müssen. Diese Annahme erweist sich jedoch aus mindestens zwei Gründen als nicht mehr richtig. Erstens sind auch den Instrumenten zur Flexibilisierung des Arbeitsmarktes Grenzen gesetzt, nicht jeder zusätzliche Personalbedarf kann kurzfristig durch Arbeitnehmerüberlassung oder Freelancer gedeckt werden. Zweitens werden die Aufgaben in der Arbeitswelt zunehmend komplexer und erfordern eine längere Einarbeitungszeit. Fremdpersonal kann also Unterkapazitäten nicht kurzfristig kompensieren. Die Anforderungen an die Planung der Personalkapazitäten sind also gestiegen, weil kurzfristige Anpassungen und Korrekturen nur noch eingeschränkt möglich sind.
Arbeitszeitmanagement als wichtiges Instrument
Da der Bedarf also weitgehend mit vorhandenen Personalkapazitäten gedeckt werden muss, sollte das Arbeitszeitmodell einen zeitlich flexiblen Einsatz ermöglichen. Sowohl die Rechtslage als auch die Lage auf dem Arbeitsmarkt setzen jedoch einer einseitigen Flexibilisierung Grenzen, bei der allein der Arbeitgeber über Umfang und Lage der Arbeitszeit kurzfristig bestimmen kann. Ein modernes Arbeitszeitmanagement erfordert daher, dass beide Seiten von einer Flexibilisierung der Arbeitszeit profitieren. Die Praxis zeigt, dass flexible Arbeitszeitmodelle, die auch individuelle Wünsche der Arbeitnehmer berücksichtigen, gut funktionieren können. Diese Einsatzwünsche sind aus Sicht der Einsatzplanung zusätzliche Parameter und das Problem der Optimierung des Personaleinsatzes wird entsprechend komplexer. Mit der zusätzlichen Randbedingung, möglichst wenige Einsatzwünsche der Mitarbeiter zu ignorieren, wird das Problem tatsächlich zu komplex für eine manuelle Lösung. Leistungsfähige Softwarelösungen sind daher für ein modernes Arbeitszeitmanagement unverzichtbar.
Vernetzung des Personalbereichs mit anderen Bereichen
Eine effektive Kapazitätsplanung setzt voraus, schon bei der Produktionsplanung auch die Verfügbarkeit von Personalressourcen zu berücksichtigen. Es ist beispielsweise längst üblich, dass der Vertrieb Zugriff aus das ERP-System hat, um Lagerbestände und freie Produktionskapazitäten abrufen zu können. Daran ändert sich grundsätzlich nichts, sofern bei der Berechnung der freien Kapazitäten die tatsächlich verfügbaren Personalressourcen berücksichtigt werden. Dasselbe gilt für andere zu planende Aufgaben. Auch hier sollte ein Abgleich zwischen dem zusätzlichen Arbeitsaufkommen und den verfügbaren Personalkapazitäten im Idealfall automatisch erfolgen.
Wirtschaftlichkeit
Die Kapazitätsplanung muss nicht nur prüfen, ob Aufgaben mit dem vorhandenen Personalbestand überhaupt ausgeführt werden können. Zu prüfen ist auch, ob dies wirtschaftlich vernünftig ist. Häufig reicht es dazu aus, mit leicht zu handhabenden Kennziffern zu arbeiten. Üblich ist beispielsweise, eine Obergrenze für den prozentualen Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten eines Auftrag beziehungsweise eines Projekts vorzugeben. Ansonsten kommen in der Planung der Personalkapazitäten zahlreiche Erfahrungswerte zum Einsatz. Für viele Branchen ist beispielsweise bekannt, welcher Anteil an Personalkosten am Umsatz tragbar ist.
