Die Grenzen zwischen dem Workforce Management und der Personaleinsatzplanung sind fließend. Bisweilen werden beide Begriffe sogar synonym verwendet. Denn beide verfolgen dasselbe Ziel, nämlich zu jeder Zeit an jedem Ort ausreichend Mitarbeiter mit den erforderlichen Qualifikationen zur Verfügung zu haben. Im abstrakten Modell sieht die Abgrenzung zwischen beiden Begriffen so aus: Die Personaleinsatzplanung übernimmt die Rolle des Buchhalters. Sie erhält von irgendjemandem die Information, wie viele Mitarbeiter mit welcher Qualifikation für eine Aufgabe benötigt werden. Anschließend gleicht sie diese Anforderungen mit den Zeitkonten und den Qualifikationsprofilen ab und optimiert auf diese Weise den Personaleinsatz. Außerdem ermittelt die Personaleinsatzplanung den Bedarf an Weiterbildung und Neueinstellungen, abermals aber nur anhand des ihr von anderer Stelle mitgeteilten zukünftigen Bedarfs. Es ist in dieser abstrakten Aufgabenteilung aber nicht Aufgabe der Personaleinsatzplanung, den konkreten Personalbedarf für eine Aufgabe zu ermitteln oder selbst Prognosen des künftigen Personalbedarfs zu erstellen. Dies obliegt dem Workforce Management.