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Die Macht der Daten: Reporting als Schlüssel zum erfolgreichen Workforce Management

19.06.2024 16:07:06

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt sind Unternehmen auf präzise und zeitnahe Informationen angewiesen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Eine effiziente Berichterstellung – auch als Reporting bekannt – ist daher unerlässlich. Verantwortliche in Unternehmen behalten durch zielgruppenspezifisches Reporting stets den kompletten Überblick, und das gilt insbesondere für die Personaleinsatzplanung.

Two People talking over Reports

 

Was ist Reporting überhaupt?

Reporting ist eine Sammlung aller Mittel und Maßnahmen eines Unternehmens, die Informationen über jenes Unternehmen erfassen, analysieren, auswerten und verarbeiten. Dies geschieht in Form von Berichten, also „Reports“. Diese Reports bieten eine Grundlage für faktenbasierte Entscheidungen für die Unternehmensverantwortlichen. Die Daten sollen vereinfacht und für alle Interessenten zugänglich gemacht werden. Diese Interessenten können sowohl intern als auch extern sein.

Im Rahmen des Workforce Managements ist besonders das Personalreporting relevant und aufschlussreich für Personalverantwortliche. Berichte geben Input über Personalkennzahlen, der wiederum genutzt werden kann, um geeignete Maßnahmen und Prognosen für die Zukunft abzuleiten.

 

Reporting lohnt sich!

In den meisten Unternehmen werden täglich enorm viele Daten und Informationen erhoben. Für die Unternehmenssteuerung und fundierte Entscheidungen ist es essenziell, dass alle verfügbaren Daten aufbereitet werden. Denn durch organisiertes Reporting kann im Unternehmen ein schneller und einfacher Wissenstransfer gewährleistet werden. So werden Informationsverluste vermindert und eine fundiertere Wissensbasis im Unternehmen geschaffen.

Die Daten nicht nur aufzuarbeiten, sondern auch zu analysieren, ermöglicht eine bessere Strategiefindung für das gesamte Unternehmen.

In vielen Organisationen wird jedoch Reporting nur unzureichend oder ineffizient betrieben. Oftmals werden zur Auswertung von Daten und Ermittlung von Kennzahlen manuell erstellte Excel-Listen genutzt.

Dies bedeutet jedoch viel händische Arbeit, einen hohen Zeitaufwand und eine größere Fehleranfälligkeit.

 

Reporting sollte per Software erfolgen!

Laut der Studie „Time is Money“ des Business Application Research Center (BARC) sind Entscheider in Unternehmen oftmals der Meinung, wichtige Daten stünden oftmals nicht rechtzeitig zur Verfügung. Außerdem würden daraus entstehende Fehlentscheidungen oftmals negative finanzielle Folgen haben.

Um Daten und Informationen nutzbar zu machen, müssen diese schnell, fehlerfrei und unmissverständlich ausgewertet werden. Die größten Hinderungsgründe für die Nutzung von Reports sind laut Taschner (2013) unter Anderem falsches Timing, unpassende Kommunikation der Informationen und mangelhafte Darstellung/Aufbereitung der Informationen.

Durch Reporting mithilfe einer geeigneten Software lässt sich dies vermeiden.

So lassen sich nämlich viele HR-Kennzahlen in minutenschnelle als Datensammlungen darstellen und interpretieren.

Die HR-Studie 2020 zeigt, dass die meiste Zeit im Rahmen von Personalarbeit für die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, sowie das Management und die Auswertung von Daten und Reportings benötigt wird.

 

 

Wenn Sie mehr über dieses Thema erfahren möchten, finden Sie hier den passenden Blogbeitrag:

Die passende Software verwertet relevante Daten und erstellt automatisierte Reportings. So wird die administrative Arbeit erleichtert und es wird mehr Zeit für die aktive Kommunikation mit den Mitarbeitenden geschaffen.

Regelmäßige, umfassende Reportings sorgen außerdem für eine transparente, zufriedenstellende und konstruktive Planung.

Gründe für Reporting mit Software

 

Reporting mit WFM One

WFM One bietet für die einzelnen Features neben der Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung, Trainingsmanagement und Zutrittskontrolle auch umfassende und individuell anpassbare Reports, die exakt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.

Diese Reports unterstützen enorm die operative und strategische Personalarbeit. Die Verantwortlichen behalten zu jeder Zeit den vollen Überblick. WFM One liefert alle verfügbaren Daten gesammelt und in Minutenschnelle. So kann beispielsweise die Arbeitszeit im Homeoffice oder die aktuelle Arbeits- und Planungssituation durch Reports schnell und einfach analysiert werden. Reports können auf Wunsch des Kunden auch individuell erstellt werden.

Jedem Kunden wird zunächst eine Vielzahl von Standard-Reports freigeschaltet. Die Key-User oder die Projektleitung des Kunden stimmt daraufhin ab, welche Reports davon für diesen Kunden relevant sind. Diese final benötigten Reports werden dann für die betreffenden Userrollen freigeschaltet.

Reports können also auch Berechtigungen zugeteilt werden. So haben auf bestimmte Reports nur ausgewählte Rollen Zugriff. So ist es beispielsweise möglich, dass ein Abteilungsleiter nur Reports abrufen kann, die seine Abteilung und seine Mitarbeitenden betreffen. Hierdurch wird auch der Datenschutz gewährleistet.

Werden in der Projektphase oder im späteren Betrieb weitere Reports benötigt, wird hierfür ein Angebot erstellt. Es kann entweder ein bestehender Report für die neuen Anforderungen angepasst oder ein neuer Report erstellt werden.

Reporting mit WFM One

 

Erstellung eines Reports für WFM One

Wenn ein Kunde gesammelte und aufbereitete Informationen über einen neuen, personalbezogenen Sachverhalt wünscht, kann zu diesem Zweck ein neuer Report erstellt werden.

Zunächst wird im Rahmen der Kundenberatung ermittelt, welche Anforderungen bestehen und welche Parameter passend wären. Hier wird so spezifisch wie möglich besprochen, wozu der Report dienen soll, welche Filtermöglichkeiten gewünscht werden und welche Daten nötig sind.

Daraus folgend wird zunächst ein Muster erstellt.

Dieses Muster enthält den Kunden, die betroffenen Bereiche, die Basis des Reports (handelt es sich um eine Anpassung eines bestehenden Reports oder eine Neuerstellung?), die Parameterauswahl und die Filterverwendung. Außerdem wird entschieden, wie die Daten im Report anzuzeigen sind. Reports sind anschaubar als PDF-, Excel- oder Word-Dokument.

Nach Freigabe des Musters durch den Kunden wird der Report intern bewertet. Hierbei wird veranschlagt, wie viel Zeitaufwand und welche Kosten durch den Report erzeugt werden.

Daraus ergibt sich das Angebot für den Kunden. Reports werden per Festpreisangebot abgerechnet. Der Aufwand liegt zwischen 6 und 24 Stunden. Wird der Auftrag durch den Kunden erteilt, beginnt die Programmierung des Reports.

Hierzu wird die Datenbankabfrage für die benötigten Informationen durchgeführt. Für einen aussagekräftigen Report ist also eine vollständige und gepflegte Datenbank nötig.

Im nächsten Schritt wird der Report in die bestehende WFM One Lösung integriert und die notwendigen Parameter werden bestimmt. Letztendlich wird der Report getestet und bei Bedarf Korrekturen durchgeführt.

Wenn der Report fehlerfrei getestet wird, kann er für den Kundenmandanten in WFM One freigeschaltet werden.

Alle Reports sind jederzeit aktualisier- und filterbar. Mögliche Filter sind unter Anderem Planungsbereiche, Mitarbeitende, Schichttypen oder Zeitraum (z.B. Tagesdatum oder flexibler Zeitraum)

Erstellung eines Reports

 

Wofür können Reports von WFM One genutzt werden?

Die Reports von WFM One können präzise und aussagekräftige Informationen in Form von Analysen über vergangene Sachverhalte, Überblicken über die aktuelle Situation und sogar Prognosen für die Zukunft bereitstellen.

Unsere Reports dienen nicht nur zur nachträglichen Überprüfung, sondern sind ein integraler Bestandteil des täglichen Arbeitsalltags. Sie unterstützen die Einsatzplanung, Zeitauswertung, Kapazitätsplanung, An- und Abwesenheitsübersichten, Schichtplanung und Urlaubsplanung. Zudem bieten sie wertvolle Einblicke für das Recruiting, die Anwesenheitskontrolle, Monatsabschlüsse, statistische Auswertungen und die Optimierung von Arbeitsplätzen.

Durch unser integriertes Personalsystem können Unternehmen jederzeit auf genaue und relevante Informationen zugreifen, die sowohl die operative als auch die strategische Unternehmensführung unterstützen.

So können Verantwortliche Reports beispielsweise als Schichtplan nutzen, An-/ und Abwesenheiten prüfen, Entwicklungen oder Bedarfe prognostizieren, Krankheitsstände voraussagen, Kapazitäten und Produktivitäten beurteilen und vieles mehr.

Nutzung des Reports

 

Beispielreports

Zur Veranschaulichung haben wir drei Beispielreports ausgewählt, die aufzeigen, wie vielfältig die Nutzung von Reports ist. Reports können Quoten generieren und darstellen, im ersten Beispiel ist dies die Abwesenheitsquote für eine exemplarische Gruppe an Mitarbeitenden eines Unternehmens. 

Blog Reports Beispielreport 1

 

Darüber hinaus lassen sich Reports auch Informationen über Qualifikationen entnehmen. Diese sind im zweiten Beispielreport dargestellt, wieder mit exemplarischen Daten. 

 

Der letzte Beispielreport zeigt einen Einsatzplan einer exemplarischen Woche. Hier können Arbeitsplatz, Mitarbeitende, und die jeweilige Schicht (inklusive Uhrzeiten und Ort) entnommen werden. Die Parameter jedes Reports sind dem Bedarf entsprechend anpassbar. 

Blog Reports Beispielreport 3

 

Fazit

In der dynamischen Geschäftswelt von heute ist präzises und zeitnahes Reporting für fundierte Entscheidungen unerlässlich. Durch effektives Reporting behalten Verantwortliche stets den Überblick über die Personaleinsatzplanung und andere kritische Bereiche. Das Sammeln, Analysieren und Aufbereiten von Daten ermöglicht nicht nur eine fundierte Wissensbasis, sondern auch eine strategische Entscheidungsfindung.

Der Einsatz von Software wie WFM One revolutioniert das Reporting, indem es zeitaufwendige manuelle Prozesse ersetzt und Fehler minimiert. Automatisierte Reports sorgen für Transparenz und Effizienz und bieten wertvolle Einblicke in Personal- und Geschäftsprozesse. Von der Einsatzplanung über die Zeitauswertung bis hin zu Kapazitätsplanungen und Prognosen – die maßgeschneiderten Reports von WFM One unterstützen Unternehmen in allen Aspekten des Workforce Managements.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Reporting nicht nur ein Werkzeug zur Nachverfolgung vergangener Ereignisse ist, sondern ein integraler Bestandteil der täglichen Arbeit und strategischen Planung. Mit den umfassenden und individuell anpassbaren Reports von WFM One können Unternehmen ihre Daten optimal nutzen, um ihre Personalressourcen effizient zu verwalten und die Unternehmensführung zu stärken.

 

Pia Hoffmann

Geschrieben von Pia Hoffmann

Die Einfallsreiche in unserem Team: Mit viel Motivation und immer neuen Ideen gestaltet Pia unsere Social Media Kanäle und unseren Blog. Als studierte Wirtschaftspsychologin mit Marketingschwerpunkt ist sie fester Bestandteil unseres Content Creation-Teams.

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