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Krankheitsbedingte Fehlzeiten: Wie Sie den Krankenstand reduzieren

02.12.2021 11:26:50

Woman sitting on a table while touching her back in a medical room

Wie können Sie den Krankenstand in Ihrem Unternehmen senken, ohne dass sich jemand krank zur Arbeit zu schleppen muss?
Und kennen Sie die Gründe, warum der Krankenstand bei Ihnen so hoch ist?

Wir haben Ihnen ein ABC zur Fehlzeitenreduktion zusammengestellt. 

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Melden sich Mitarbeitende krank, müssen deren Arbeit und Aufgaben auf Kollegen übertragen bzw. komplett neu organisiert werden. Je länger Mitarbeitende krank sind, desto schwieriger wird es. Denn die Mehrbelastung der Kollegen bleibt nicht folgenlos. Negative Emotionen nehmen zu. Die Fehlerquote steigt. Und im schlimmsten Fall werden andere Teammitglieder krank. Daher ist es sehr wichtig, ein Fehlzeitenmanagement zu etablieren. Denn kein Unternehmen kann sich einen hohen Krankenstand leisten – weder kurz – noch langfristig. 

Mit unseren fünf Strategie-Punkten kommen Sie Ihrem Ziel näher:

Punkt 1: Fehlzeitenanalyse

Wer die Fehlzeiten in seinem Unternehmen dauerhaft reduzieren möchte, sollte zuerst dem “Warum” auf den Grund gehen: Woher kommen die Fehlzeiten überhaupt? Wann fehlt welcher Mitarbeitende und wieso? Welche Krankheiten treten im Team häufig auf? Und was sind mögliche Auslöser oder Einflussfaktoren, vielleicht sogar im Arbeitsumfeld? 

Die Ursachen für krankheitsbedingte Abwesenheiten sind vielfältig. So kann die Krankheitswelle zum Einen saisonal bedingt sein zum Beispiel durch die Sommergrippe oder Erkältungszeit im Winter. Zum Anderen sind nicht selten der Arbeitsplatz oder die Arbeit selbst Grund für ungewöhnlich hohe Fehlzeiten. Ist beispielsweise die Klimaanlage im Büro zu kalt eingestellt, erkälten sich die Mitarbeitenden und fallen aus einem leicht vermeidbaren Grund für einige Tage aus. Aber auch für psychisch bedingte, langfristige Fehlzeiten wie zum Beispiel Burnout oder Depressionen ist die Arbeit häufig eine der Hauptursachen. 

Und wie lässt sich eine Fehlzeitenanalyse möglichst einfach und effizient durchführen?

  1. Tipp: Unterstützungsangebote von Krankenkassen zum Thema betriebliches Gesundheitsmanagement wahrnehmen
  2. Tipp: Anonyme Umfragen zur Arbeitsplatzgestaltung, Mitarbeiterzufriedenheit, etc. durchführen (insbesondere bei Verdacht auf motivational bedingte Fehlzeiten) 
  3. Tipp: Software mit Abwesenheitsverwaltung und Übersicht über die Fehlzeiten aller Mitarbeitenden des Unternehmens nutzen

Eine Fehlzeitenanalyse ist also der erste Schritt in Richtung eines effektiven Fehlzeitenmanagements. Denn nur wer die Gründe kennt, kann eine passende Lösung für das Problem finden.

Punkt 2: Arbeitszeit flexibilisieren

Auch die Arbeitszeiten beeinflussen die Fehlzeitenquote enorm. Jeder Mensch hat individuelle Bedürfnisse, Fähigkeiten und Motive. Dennoch sind viele Mitarbeitende gezwungen, sich den allgemeinen Schichtarbeitszeiten anzupassen. Zeit für einen privaten Ausgleich sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf kommen dabei zu kurz. So wünscht sich die Mutter eines 6-jährigen Kindes sicher ein anderes Arbeitszeitmodell, als ein junger Berufseinsteiger unmittelbar nach dem Abschluss seines Studiums.

Langfristig sind negative Konsequenzen also bereits vorprogrammiert. Die Unzufriedenheit der Mitarbeitenden steigt, ihre Arbeitsleistung und Gesundheit leiden. Im schlimmsten Fall wird die Arbeit zur hohen psychischen Belastung gefolgt von Burnout. Die Betroffenen werden langzeitkrank, die Fehlzeiten erhöht.

Die Relevanz einer Work-Life-Balance ist allgemein bekannt. Dennoch halten viele Unternehmen an den festgefahrenen 0815-Arbeitszeiten fest. Und das, obwohl mithilfe von digitaler Personaleinsatzplanung und Arbeitszeiterfassung flexible Schichtmodelle für Teilzeit, Gleitzeit oder auch Home-Office-Optionen einfach zu realisieren sind. Kombiniert mit einem Employee Self Service Portal bindet es die Mitarbeitenden direkt in die Schichtplanung ein. Daraus entstehen folgende Vorteile:

  • Der Aufwand zur Erfassung von Arbeitszeiten (z. B. mit Excel) wird reduziert
  • Die Mitarbeitenden profitieren von einer selbstbestimmten Arbeitszeitplanung, die mit ihrer persönlichen Lebensphase vereinbar ist
  • Gesteigerte Motivation und Mitarbeiterzufriedenheit in Ihrem Unternehmen
  • Zufriedene Mitarbeitende sind weniger anfällig für Krankheiten und fehlen seltener

Punkt 3: Unfallverhütung im Betrieb 


Manch eine Krankmeldung ist home made: Durch ignorieren der Sicherheitsvorkehrungen bzw. fehlende Sicherheitsunterweisungen am Arbeitsplatz oder Übersehen möglicher Unfallquellen. Schnell ist es passiert: Ein provisorisch verlegtes Druckerkabel wird zur Stolperfalle, das kaputte Werkzeug splittert, offen getragene lange Haare geraten in rotierende Maschinen...

Im Jahr 2019 wurden bundesweit 871.547 Arbeitsunfälle registriert. Damit ist diese Zahl in den letzten fünf Jahren auf einem stabilen Niveau geblieben. Gegenüber dem Rekordwert von fast 1,9 Millionen Arbeitsunfällen im Jahr 1992 hat sich diese Zahl um mehr als die Hälfte reduziert. Im Jahr 2017 gab es mit 21,16 meldepflichtigen Unfällen je 1.000 Vollzeitbeschäftigte die niedrigste Arbeitsunfallquote in der Geschichte der Bundesrepublik Deutschland. Eine gelebte Unfallprävention im Betrieb zahlt sich also aus.
Doch wie kann ich die Unfallprävention fördern?

  • Stellen Sie einen Sicherheitsbeauftragten (Pflicht ab 21 Beschäftigten)
  • Regelmäßige Sicherheitsunterweisungen der Beschäftigen, insbesondere neue Mitarbeitende (Dokumentation z.B. in einer digitalen Schulungsverwaltung mit Erinnerungsfunktion, wann eine Auffrischung fällig ist)
  • Beschäftigte schulen, potentielle Gefahrenquellen wie z.B. Stolperfallen in Gängen zu erkennen und zu handeln
  • Regelmäßige Prüfung von Schutzkleidung auf Funktionstüchtigkeit 
  • Kontrolle, ob z.B. Sicherheitsstandards eingehalten und Schutzkleidung getragen wird.

Punkt 4: Personal qualifizieren

Nicht ohne Grund wurde auf dem EU-Sozialgipfel 2021 beschlossen, dass jährlich 60% der erwachsenen Bevölkerung einen Zugang zu Fortbildungen erhalten sollen. Qualifiziertes Personal ist eine Grundvoraussetzung für einen funktionierenden Unternehmensalltag. Und damit auch für die Reduktion von Fehlzeiten im Unternehmen. Hierbei gibt es viele verschiedene Schulungs-Richtungen, die zur Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeitenden beitragen: 

  • Schulungen zur Arbeitssicherheit gewähren einen sicheren Arbeitsalltag.
  • Seminare zur Stressbewältigung mindern psychische Belastung durch die Arbeit.
  • Fachliche Fortbildungen ermöglichen Job Enlargement oder Job Enrichment zur Prävention von Monotonie am Arbeitsplatz.
  • Lehrgänge für Führungskräfte für einen optimalen Führungsstil steigern die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und verbessern das Arbeitsklima. 

Für die Organisation und Verwaltung solcher Weiterbildungsmaßnahmen ist eine digitale Schulungsverwaltung empfehlenswert. So behalten Sie mit wenig Aufwand den Überblick über anstehende sowie absolvierte Fort- und Weiterbildungen aller Mitarbeitenden Ihres Unternehmens. Sinnvoll ist auch hier die Erinnerungsfunktion für anstehende Schulungsmaßnahmen, um eine Qualifikation zu erhalten wie z. B. Ersthelfer.

Punkt 5: Arbeitsbedingung

Erkrankungen des Muskel-Skelett-Systems (Bewegungsapparates) hatten 2019 einen Anteil von 17,6 Prozent an der Gesamt-Fehlzeit. Damit belegten diese Platz 2 der Krankheitsgruppen.
Belastende Tätigkeiten gibt es in vielen Berufszweigen. Oft mit schweren gesundheitlichen Folgen für die Betroffenen. Zu den belastenden Tätigkeiten gehören z.B. schwere körperliche Arbeit, Überkopfarbeit, gebückte Haltung, Arbeiten in großer Hitze bzw. starker Kälte, monotone Tätigkeiten.
Um Ausfälle wegen des Bewegungsapparates aktiv zu vermeiden, ist eine Verbesserung der Arbeitsbedingungen notwendig. In einigen Fällen ist die ergonomische Ausstattung der Arbeitsplätze ausreichend – zum Beispiel mit verstellbaren Schreibtischen und Stühlen in Büros zur Prävention von Bandscheibenvorfällen. Bei sehr belastenden Tätigkeiten ist eher eine Aufteilung der Arbeitsplätze sinnvoll. Eine Maßnahme wäre beispielsweise ein Arbeitsplatzwechsel nach 4 Stunden nach dem Prinzip der Job Rotation, um Monotonie oder zu hohe Belastungen zu vermeiden.
Wer meint, sich mit einem aufwendigen Schichtwechsel nicht arrangieren zu können, sollte sich über Einsatzplanungssoftwares informieren. Mit einer digitalen Schichtplanung sind auch komplizierte Wechselschichtmodelle kein organisatorisches Problem mehr. So steht der Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden nichts mehr im Weg.

Fazit

Die Antwort auf die Frage, wie Fehlzeiten reduziert werden können, ist also eine aktive Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit – sei es durch Flexibilisierung der Arbeitszeiten, optimale Unfallverhütung im Betrieb, Schulungsmaßnahmen oder entsprechend gestaltete Arbeitsbedingungen.
Doch um der Komplexität dieser Anforderungen gerecht werden zu können, braucht es in der Praxis mehr als theoretisches Wissen: umfassende Planung und Organisation der einzelnen Teilschritte sind das A & O für ein funktionierendes Fehlzeitenmanagement. Softwarelösungen, die bei der Personaleinsatzplanung, Arbeitszeiterfassung, Reporting oder beim Schulungsmanagement unterstützen, sind eine wertvolle Hilfe. Sie ermöglichen eine schnelle, flexible Planung und geben den Überblick, der für eine effiziente Planung und zufriedene Mitarbeitende zwingend notwendig ist.

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Lilli Baumgärtner

Geschrieben von Lilli Baumgärtner

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