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Fehlzeiten sind teuer: So reduzieren Sie die Kosten

13.06.2022 08:45:00

In Deutschland lag die durchschnittliche Arbeitsunfähigkeit 2020 laut der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) bei 17,1 Tagen je angestellte Person. Hochgerechnet ergeben sich daraus 700,6 Millionen Arbeitsunfähigkeitstage oder auch 1,9 Millionen ausgefallene Erwerbsjahre. Es ist also nur logisch, dass die Kosten, die durch Arbeitsausfälle entstehen, gravierend sind. Für 2020 schätzt die BAuA die volkswirtschaftlichen Produktionsausfälle auf insgesamt 87 Milliarden Euro.

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Aber nicht nur die Volkswirtschaft muss derartige Verluste einstecken. Jedes Unternehmen – egal wie viele Mitarbeitende es beschäftigt leidet unter den Kosten von Fehlzeiten.   

So hoch sind die Kosten von Fehlzeiten für Unternehmen 

Der Krankenstand gibt an, wie viel Prozent der Erwerbstätigen an einem Kalendertag durchschnittlich arbeitsunfähig erkrankt waren. Auf Basis dieser Fehlzeitenrate und der Personalkosten können die Kosten von Fehlzeiten für ein Unternehmen berechnet werden. Zwar variiert der Krankenstand von Unternehmen zu Unternehmen, allerdings gibt es veröffentliche Durchschnittswerte, die zur Kalkulation genutzt werden können. Der durchschnittliche Krankenstand in der gesetzlichen Krankenversicherung belief sich im Jahr 2021 auf ca. 4,3 Prozent. Allgemein liegt die Krankenquote in Deutschland je nach Branche meist zwischen 3 und 6 Prozent. 

1. Erhebung der Mitarbeiterzahl im Unternehmen 

Um zu bestimmen, wie hoch die Kosten von Fehlzeiten in Ihrem Unternehmen sind, müssen Sie zunächst die genaue Anzahl von Mitarbeitenden erheben, die in Ihrem Unternehmen tätig sind. 

2. Die Fehlzeitenrate bestimmen 

Die Fehlzeitenrate kann anhand von Erfahrungen aus den Vorjahren ermittelt werden. Alternativ können offizielle Zahlen – beispielsweise Statistiken der Krankenkassen in der GKV – als Durchschnittswerte genutzt werden. 

Für die Berechnung der Fehlzeitenquote im eigenen Unternehmen gibt es eine einfache Formel: 

Formel_Fehlzeitenquote

Multiplizieren Sie diese Fehlzeitenquote anschließend mit der Anzahl Ihrer Beschäftigten und Sie erhalten die Zahl der täglich fehlenden Mitarbeitenden: 

Formel_Ausfälle_pro-Tag_WEBP

In einem Unternehmen mit beispielsweise 50 Mitarbeitenden und durchschnittlich 11 Krankheitstagen pro Mitarbeitenden im Jahr ergeben sich daraus folgende Rechnungen: 

Beispiel_Rechnung_Fehlzeitenquote2

3. Berechnung der Personalkosten 

Bei der Berechnung vom Personalaufwand wird zunächst zwischen zwei Arten von Personalkosten unterschieden: Es gibt direkte und indirekte Personalkosten. 

Die direkten Personalkosten umfassen die Löhne und Gehälter der Mitarbeitenden. Die indirekten Personalkosten lassen sich in mehrere Teilbereiche unterteilen: 

 Personalkosten_Tabelle

Die daraus entstehenden Kosten pro Mitarbeitenden werden auch das Arbeitgeberbrutto genannt. Ein Mitarbeitender mit einem monatlichen Bruttolohn von 4.000 EUR kostet das Unternehmen beispielsweise 4.900 EUR. Bei durchschnittlich 21 Arbeitstagen pro Monat ergeben sich daraus pro Mitarbeiter und Tag Kosten in Höhe von 233 EUR. 

Wer es ganz genau wissen möchte, kann auch den Online-Rechner zur Berechnung des Arbeitgeberbruttos nutzen. 

Entgeltfortzahlung 

Für die durch Fehlzeiten entstehenden Kosten ist insbesondere die Entgeltfortzahlung von Bedeutung. Sind Mitarbeitende krank oder im Urlaub, müssen die Löhne bis zu sechs Wochen lang trotzdem gezahlt werden – dies ist gesetzlich festgelegt. Erst danach springt die Krankenkasse ein. Auch an Feiertagen, die auf Arbeitstage fallen, greift die Entgeltfortzahlung.  

Nach Angaben des Informationsdienstes des Instituts der deutschen Wirtschaft (iwd) betrugen die Ausgaben für die Entgeltfortzahlung in Krankheitsfällen im Jahr 2020 rund 74,3 Milliarden EUR. 

Während Urlaubs- und Feiertage in die Personalkosten einkalkuliert werden können, sind Krankheitstage nicht vorhersehbar. Um diese dennoch mit einzubeziehen, können persönliche Erfahrungswerte oder allgemeine Schätzungen verwendet werden. Als Richtwert kann der in 2021 durchschnittliche Krankenstand von ca. 4,3% gewählt werden. 

Gesamtkosten von Fehlzeiten 

Haben Sie all diese Daten beisammen, so können Sie die Gesamtkosten der Fehlzeiten in Ihrem Unternehmen berechnen und mit Werten von anderen Betrieben oder Krankenkassen vergleichen. Derartige Vergleiche können wichtigen Aufschluss über die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden geben. 

Im Folgenden haben wir Ihnen einige Kostenbeispiele für Unternehmen unterschiedlicher Größen zusammengestellt: 

  • Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden: 

Gesamtkosten_50_Mitarbeiter

  • Unternehmen mit 150 Mitarbeitenden: 

Gesamtkosten_150_Mitarbeiter

  • Unternehmen mit 500 Mitarbeitenden: 

Gesamtkosten_500_Mitarbeiter

  • Unternehmen mit 1000 Mitarbeitenden: 

Gesamtkosten_1000_Mitarbeiter

Wie Sie sehen, stellen die hohen Geldsummen also größenunabhängig einen großen Verlust für jedes Unternehmen dar und das jedes Jahr. Allerdings gibt es Lösungsansätze, um die Fehlzeiten zu reduzieren und so einen Teil der Kosten zu sparen. 

Fazit: Kosten sparen mit vorausschauender Planung 

Wer die Kosten für Krankheitstage erheblich reduzieren möchte, benötigt vor allem eins: eine umfassende Planung und Organisation. Eine gute und vorausschauende Planung spart pro Jahr und Mitarbeitenden einen Fehltag ein. In einem Unternehmen mit 150 Mitarbeitenden können so nach dem obenstehenden Beispiel jährlich 34.950 EUR gespart werden.   

Unterstützende Softwarelösungen für Personaleinsatzplanung, Arbeitszeiterfassung oder die Organisation von Schulungen sind hier eine wertvolle Hilfe. Dank der großen Kostenersparnisse im Fehlzeitenbereich haben sich die Kosten für eine Software bereits nach wenigen Monaten amortisiert – und in den folgenden Jahren können reichlich Kosten eingespart und für wichtige, zukunftsorientierte Investitionen verwendet werden. 

 


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Lilli Baumgärtner

Geschrieben von Lilli Baumgärtner

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