Ein Arbeitsplatz im Büro für mehrere Mitarbeitende: „Desksharing“ - auch als „Hot Desking“, „Shared Desk“ oder „Flexible Office“ genannt, ist zunehmen in vielen Unternehmen zu sehen. Dieses moderne Büromodel ist besonders geeignet für New Work Unternehmen, in denen die Mitarbeitenden über eine hohe Flexibilität verfügen: Homeoffice, Hybrid oder Remote Work und mobiles Arbeiten. Was genau Desksharing ist, welche Vor- und Nachteile es mit sich bringt und welche Voraussetzungen man für diese Art der Arbeitsplatzgestaltung und –organisation man man erfüllen muss, beleuchten wir in diesem Blogbeitrag.
Was ist Desksharing?
Desksharing ist eine moderne Art der Arbeitsplatzgestaltung im Unternehmen. Es handelt sich um ein Bürokonzept, bei dem die Mitarbeitenden keinen eigenen Arbeitsplatz mehr haben. Arbeitnehmende entscheiden täglich selbst, an welchem Schreibtisch gearbeitet wird. Oder anders gesagt: Die Mitarbeitenden sollen täglich nach einem neuen freien Platz suchen. Ein typisches Merkmal für Desksharing ist: Die Anzahl der Mitarbeitenden ist höher als die der Arbeitsplätze im Büro.
Vor- und Nachteile
Das Desksharing-Konzept ist innovativ, daher sehr beliebt in der letzten Zeit. Desksharing kann ein Unternehmen positiv beeinflussen, über mögliche negative Wirkungen sollte man sich ebenfalls informieren und Vor- und Nachteile abwägen.
Flexibilität und Effizienz
Ein großer Vorteil von Desksharing ist die Flexibilität, die es den Mitarbeitenden bietet. Wenn Mitarbeitende im Außendienst oder remote arbeiten, bleibt der Arbeitsplatz im Büro nicht ungenutzt. Andere Mitarbeitende können diesen Platz nutzen. Dadurch wird die Effizienz gesteigert und die Bürofläche optimal genutzt.
Kostenersparnis
Ein weiterer Vorteil von Desksharing ist die Kostenersparnis für Unternehmen. Da weniger Arbeitsplätze benötigt werden, können Unternehmen ihre Bürofläche optimieren und möglicherweise sogar eine kleinere Fläche anmieten, was wiederum zu einer Kostensenkung führt.
Kommunikation und Zusammenarbeit
Desksharing kann auch die Kommunikation und Zusammenarbeit fördern. Wenn Mitarbeitende an wechselnden Schreibtischen arbeiten, durchmischt sich das Team immer wieder neu. Sie kommen leichter miteinander in Kontakt. Kommunikation und Zusammenarbeit wird dadurch gefördert. Dies kann die Arbeitsqualität und die Produktivität steigern.
Arbeitsplatzvielfalt
Desksharing kann auch dazu beitragen, dass Mitarbeitende mehr Abwechslung in ihrem Arbeitsalltag haben. Indem sie verschiedene Arbeitsplätze und Arbeitsumgebungen nutzen, können sie ihre Arbeitsweise optimieren und ihre Kreativität und Motivation steigern. Bei manchen Mitarbeitenden führt die tägliche Suche nach einem neuen Arbeitsplatz auch zu Stress. Auch geht für das tägliche Einrichten und anschließende aufräumen und säubern des Arbeitsplatzes Zeit verloren.
Technologieunterstützung
Desksharing erfordert oft eine gut organisierte Technologieunterstützung. Dazu gehört eine leistungsstarke Netzwerk- und WLAN-Infrastruktur, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden auf die benötigten Daten und Informationen zugreifen können. Unternehmen müssen auch sicherstellen, dass sie genügend Laptops, Mobiltelefone und andere Geräte haben, damit Mitarbeitende immer in der Lage sind, ihre Arbeit zu erledigen. Als sinnvoll erweisen sich auch digitale Tools zur Reservierung eines Arbeitsplatzes und zur Einsatzplanung, um zu wissen, wer wo und wann arbeitet. Denn nichts ist ärgerlicher, als wenn man im Büro ankommt und kein Platz mehr frei ist.
Tipps für gelungenes Desksharing
- Ist es machbar und sinnvoll? Bevor man sich für oder gegen das Konzept des Desksharings entscheidet, sollte man erstmal überlegen: Ist Desksharing überhaupt umsetzbar in Unternehmen? Zum Beispiel: Arbeiten alle Arbeitnehmenden ausschließlich im Büro ohne flexible Arbeitsmöglichkeit – ergibt es keinen Sinn für eine Desksharing.
- Digitalisierung der Arbeit: Unternehmen sollten überwiegend digital und cloudbasiert arbeiten. Arbeitsplätze sollten über die gleiche Ausstattung verfügen - nur so gelingt die freie Platzwahl ohne Lieblingsplätze.
- Raumgestaltung – möglichst neutral. Basic-Büromaterial sollte an jedem Arbeitsplatz als Grundausstattung verfügbar sein. Auch eine Aufbewahrungsmöglichkeit für Persönliches Equipment muss an einem zentralen Ort möglich sein.
- Hygiene und Ordnung: Da die Arbeitsplätze beim Desksharing oft gewechselt werden, ist es wichtig für Hygiene zu sorgen. Desinfektion, Ordnung und Aufräumen sollen streng beachtet werden.
- Regeln: Bereits zur Einführung des Konzepts alle betroffenen Mitarbeitenden informieren und in die Planung mit einbeziehen. Hilfreich ist auch ein Probe-Desksharing, um Feedback zur Ausstattung und Umsetzung zu erhalten. Regeln z. B. wie weit im Voraus ein Platz gebucht werden darf, sollten gemeinsam erarbeitet werden.
Fazit
Desksharing bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter Flexibilität, Kostenersparnis, verbesserte Zusammenarbeit und Arbeitsplatzvielfalt. Mit der richtigen Technologieunterstützung wie z. B. ein Platz-Reservierungssystem, digitale Einsatzplanung sowie Arbeitszeiterfassung kann Desksharing zu einer effizienten Arbeitsweise und einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit beitragen. Diese Tools helfen dabei Ordnung und Überblick zu behalten: Welcher Arbeitsplatz ist noch frei; wer arbeitet wann und wo und wie lange. Eine gut organisierte Arbeit heißt eine effiziente Arbeit. Unternehmen sollten jedoch auch die Herausforderungen von Desksharing berücksichtigen und sicherstellen, dass es gut organisiert und umgesetzt wird, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen.
