Die Digitalisierung ist längst in allen Bereichen unseres Lebens präsent. Zahlreiche Services ermöglichen uns Menschen eine schnelle und einfache Selbstverwaltung – sei es beim Einkaufen an der Kasse für Selbstzahler, bei der Buchung von Konzertkarten oder beim Online-Banking. Die gleiche Art von Autonomie und Flexibilität erwarten wir auch im Berufsleben. Doch dort bleibt das Prinzip des Self Services oft noch unberücksichtigt – zuungunsten aller Beteiligten. Eine einfache Lösung gegen riesige Papierberge und lange Excel-Tabellen nennt sich Employee Self Service.
Was ist Employee Self Service?
Employee Self Service (kurz: ESS) ist ein Tool aus dem HR-Bereich und dient der digitalen Selbstverwaltung der Mitarbeitenden eines Unternehmens.
Es erlaubt eine schnelle, eigenständige Einsicht in wichtige Stammdaten und in die Personaleinsatzplanung einschließlich Abwesenheiten und einer Zeitübersicht. Es können rund um die Uhr, sieben Tage die Woche Anfragen von den Mitarbeitenden gestellt werden, ohne dass die Personalabteilung aktiv werden muss. So werden Personalbeauftragte bei Routineaufgaben entlastet.
Warum ESS in der digitalisierten Welt wichtig ist:
Der moderne Mensch lebt ein Leben der Selbstbestimmtheit. Im digitalen Zeitalter sind Informationen jeglicher Art nur ein paar Klicks entfernt. Durch zahlreiche Services, Computer und Apps wird unser aller Leben täglich beeinflusst und erheblich erleichtert. Wir sind es gewohnt, uns überall und jederzeit selbst verwalten zu können. Und natürlich möchten nur wenige auf diese schnelle Art der Informationsbeschaffung verzichten – erst recht nicht im Berufsleben. Wer hat schon die Zeit und Nerven, sich im oft ohnehin schon stressigen Arbeitsalltag mit mühseligen Verwaltungsaufgaben herumschlagen zu müssen?
Somit gewinnen digitale Services im Arbeitsleben zunehmend an Bedeutung. Im globalen Wettbewerb ist der Erfolg des Unternehmens insbesondere von der wichtigen Ressource Zeit abhängig. Denn die Welt verändert sich rasant. Zeit wird damit immer knapper. Wer also zu viel wertvolle Arbeitszeit in routinemäßige Prozesse wie die Urlaubsantrag- oder Fehlzeitenverwaltung investiert, verliert schnell den Anschluss an die Konkurrenz. In der heutigen Zeit ist ESS also die Basis für die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens.
In einer Studie von forcont business technology gmbh in Zusammenarbeit mit der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg (2020) haben 58 % der befragten Unternehmen angegeben, die Aufgaben und Prozesse der HR-Abteilung bereits digital automatisiert zu haben. Über eine tatsächliche Self Service Anwendung verfügen sogar nur 36 % (forcont, 2020), was ein eindeutiges Defizit darstellt. Und das, obwohl die Digitalisierung dieser Bereiche der einzige Weg ist, sich in der modernen Welt behaupten zu können. Dies verdeutlicht, dass ein eindeutiger Handlungsbedarf vorliegt.
Wie profitieren Personalabteilungen?
Ein Employee Self Service hilft dabei, administrative Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. So werden HR-Beauftragte von zeitraubenden Aufgaben befreit und haben mehr Kapazitäten für andere wichtige Aufgaben. Wer sich den ganzen Tag mit Personalakten oder Abwesenheitsverwaltungen beschäftigen muss, vernachlässigt aus Zeitgründen die wesentlichen Ziele der HR, die Betreuung und Zufriedenstellung der Mitarbeitenden. Mit ESS wird der Fokus wieder auf die Personalentwicklung, -betreuung und -beratung gelegt. Hier sind die Vorteile auf einen Blick:
- Entlastung
Mitarbeitende können ihre Personaldaten und Anträge selbst verwalten, viele administrative Aufgaben können automatisiert werden - Reduktion von Fehlerquellen
Digitale Services sind weniger anfällig für Fehler, da die aufwendige Weiterverarbeitung der Daten entfällt. Auch die Fehlerbehebung ist schneller, da fehlerhafte Dokumente sofort berichtigt werden können und nicht neu gedruckt werden müssen - Transparenz
Mithilfe des Systems ist klar definiert, wer für welche Aufgaben zuständig ist, wodurch der Bearbeitungsprozess beschleunigt wird - Übersichtlichkeit
Eine allgemeine Übersicht ermöglicht eine bessere Verwaltung von abteilungsübergreifenden Problemen und Aufgaben - Kommunikation
Portal-interne Kommunikationsmöglichkeiten vereinfachen die Absprache mit den Mitarbeitenden
Wie profitieren die Mitarbeitenden?
Auch die Mitarbeitenden ziehen Vorteile aus einer digitalen Selbstverwaltung. Sie wünschen sich von ihrem Arbeitgeber Eigenverantwortung, Flexibilität und Transparenz. Das Employee Self Service Portal berücksichtigt dieses Anliegen und bietet dabei folgende Vorteile:
- Selbstbestimmung
Die Möglichkeit der Eigeninitiative macht die Mitarbeitenden zufriedener und wirkt sich positiv auf die Gesundheit und Motivation aus - Flexibilität
Eine mobile Version bietet ständigen Zugriff zum ESS – beispielsweise auch im Home-Office oder in der Produktion. Solange eine Internetverbindung besteht, stellen auch kurzfristig notwendige Änderungen keine Schwierigkeit mehr dar - Transparenz
Mitarbeitende können eigenständig den Status und den Zuständigen für ihre Anträge ausfindig machen, was den Prozess insbesondere in großen Unternehmen stark vereinfacht - Beschleunigung
Urlaubsanträge oder Tauschanfragen über das Portal einzureichen oder mit Kollegen zu kommunizieren, spart auch für Mitarbeitende Zeit und Aufwand - Übersichtlichkeit
Die Übersicht über An- und Abwesenheiten ermöglicht den Mitarbeitenden eine bessere Planung der eigenen Arbeitszeiten
Vorteile von ESS für das Unternehmen
Wenn Angestellte und Mitarbeitende eines Unternehmens profitieren, färbt der positive Effekt ebenfalls auf das Unternehmen und die Geschäftsführung ab. Auch diese ziehen am Ende einen Gewinn aus einer digitalen Selbstverwaltung. Beispiele hierfür sind:
- Gesteigerte Effizienz
Durch die Vereinfachung und Beschleunigung von Prozessen entsteht ein Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz auf dem globalen Markt - Mitarbeiterattraktivität
Die Möglichkeit zur Selbstverwaltung stellt ein Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber dar, was insbesondere junge potenzielle Arbeitskräfte zu schätzen wissen und gerade in Zeiten des Fachkräftemangels von Vorteile ist - Umweltschonend
Digitale Services sind umweltfreundlicher als riesige Papiermengen - Umweltfreundlichkeit verbessert gleichzeitig den CO₂- Abdruck und das Image des Unternehmens - Kostenreduktion
Weniger Papierkram bedeutet auch weniger Ausgaben für Büromaterialien (z.B. Druckerpatronen, Ordner, Aktenschränke, etc.); durch automatisierte und schlanke Prozesse wird Zeit und somit Geld gespart - Mitarbeiterzufriedenheit
Sie steigert die Produktivität und trägt damit signifikant zum Unternehmenserfolg bei
Fazit
Employee Self Service ist also eine geeignete Funktion, um die Effizienz zu steigern und das allgemeine Betriebsklima zu verbessern. In dieser Zeit, die vom rasanten Fortschreiten der Digitalisierung geprägt ist, werden automatisierte HR-Softwares für einen reibungslosen Ablauf zunehmend immer relevanter.
Über 20.000 Nutzer profitieren bereits von unserem ESS-Portal. Gerne unterstützen wir auch Sie dabei, Ihre Personalplanung zu beschleunigen, Transparenz zu schaffen und Eigenverantwortung zu geben, damit Ihr Unternehmen auch in der digitalisierten Zukunft wettbewerbsfähig bleibt.
Wir bieten Ihnen eine benutzerfreundliche Oberfläche, die Ihren Mitarbeitenden rund um die Uhr zur Verfügung steht. Es besteht die Möglichkeit, flexibel kurz- und langfristige Anpassungen vorzunehmen, sich standortunabhängig im Online-Terminal in der Zeiterfassung an- und abzumelden (z.B. im Home-Office), unkompliziert Urlaubsanträge zu stellen und schnell den passenden Schichttausch zu finden.
Haben Sie Interesse oder noch Fragen? Dann finden Sie hier weitere Details zu unserem Employee Self Service Portal.
