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Die Zukunft der Arbeitszeiterfassung: Moderne Terminals für Workforce Management

29.05.2024 15:00:00

Terminals Titelbild

In einer sich schnell verändernden Arbeitswelt ist es von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen Schritt halten und innovative Lösungen für ihre Arbeitszeit- und Zutrittskontrollsysteme implementieren. Neue Arbeitsumgebungen erfordern fortschrittliche Hard- und Software, die Effizienz, Genauigkeit und Benutzerfreundlichkeit vereinen. Moderne Terminals für die Zeiterfassung, Datenerfassung und Zutrittskontrolle spielen dabei eine Schlüsselrolle. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie die richtige Auswahl von Software und Terminals Ihr Workforce Management verbessern können:

 

Funktionsweise unserer Terminals

Bei unseren Terminals handelt es sich nicht um „Mini-Computer“, sondern um Mikroprozesstechnik. Im Vergleich zu Computern weist Mikroprozesstechnik verschlankte Prozesse auf, die monetär vorteilhaft für die Kunden sind.

Die Anlage der Terminals ist dezentral. Das bedeutet, dass jedes Gerät einzeln über Schnittstellen mit dem System kommuniziert. Es gibt keinen zentralen in-House-Server. Die Kommunikation mit unserem Server findet über das Internet statt. Dies sorgt für einige Vorteile für die Kunden. So müssen Kunden für die Nutzung unserer Terminals keine eigenen Server installieren. Außerdem laufen durch die dezentrale Steuerung auch bei Ausfall eines Terminals alle anderen Terminals ungestört weiter.

Die Nutzung und Installation unserer Terminals geschieht nach dem „Plug and Play“-Prinzip. Das bedeutet, dass alle Terminals von uns vor-konfiguriert werden. Hierbei kann bereits auf Kundenwünsche eingegangen werden, beispielsweise bei der Belegung der Buttons und der anzuzeigenden Informationen. Beim Kunden können die vorkonfigurierten Terminals dann einfach an den Strom angeschlossen werden und sind sofort eingestellt   und funktionsfähig.

Funktionsweise unserer Terminals

 

Effizientes Ein- und Ausloggen

Traditionelle Methoden der Zeiterfassung, wie Stempeluhren oder manuelle Aufzeichnungen, können zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Moderne Terminals bieten dagegen eine Vielzahl von Funktionen, die den Prozess rationalisieren und die Arbeitszeitverwaltung erleichtern.

Die Zeiterfassung war nie einfacher. Mit den modernen Terminals können sich Mitarbeitende schnell und einfach ein- und ausloggen, sei es durch die Verwendung von Transpondern, PIN, Karten oder anderen Identifikationsmethoden. Diese schnellen und einfachen Prozesse minimieren Rückfragen und bieten eine transparente Erfassung der Arbeitszeiten.

Für mehr Infos zur Zeiterfassung mit WFM One klicken Sie HIER

https://www.pli-solutions.de/wfm/zeiterfassung-software

 

Unterstützung des Employee Self Service

Neben ihrer Leistungsfähigkeit legen wir bei unseren Terminals auch großen Wert auf Benutzerfreundlichkeit und Komfort. Klare Benutzeroberflächen und intuitive Bedienung machen es selbst neuen Mitarbeitern einfach, sich schnell mit dem System vertraut zu machen.

Darüber hinaus bieten die Terminals zusätzliche Funktionen wie den Employee Self Service, der es den Mitarbeitenden ermöglicht, direkt am Terminal ihre eigenen Arbeitszeiten zu überprüfen, Urlaubstage einzusehen oder Fehlstunden abzufragen. Dies trägt nicht nur zur Zufriedenheit und Selbstständigkeit der Mitarbeitenden bei, sondern entlastet auch die HR-Abteilung von administrativen Aufgaben.

Benutzung unserer Terminals

 

Vollständige Kontrolle über Arbeitszeiten und Zutrittsrechte

Unsere Terminals ermöglichen nicht nur die Erfassung von Arbeitszeiten sowie das Ablesen von Urlaubszeiten, Über- und Fehlstunden für jeden Mitarbeiter, sondern bieten auch eine umfassende Kontrolle über Zutrittsrechte.

Es sind Berechtigungen für ausgewählte Wochentage, Uhrzeiten, Datumsbereiche oder Türen spezifizierbar. Zusätzlich lassen sich Sperrtage einrichten, sodass beispielsweise an Feiertagen, während Betriebsferien oder aufgrund von Bauarbeiten kein Zutritt gewährt wird. So erhalten Mitarbeitende nur zu den gewünschten Zeiten Zutritt und es entstehen weniger fehlerhafte Buchungen.
Die Zutrittskontrolle über Terminals trägt damit beachtlich zur Sicherheit von Mitarbeitenden und Firmengebäuden bei.

Wenn Sie mehr über die Zutrittskontrolle mit WFM One erfahren möchten, klicken Sie HIER.

Darüber hinaus können Berechtigungen auch über die Zeiterfassung geregelt werden, um Mitarbeiterströme zu steuern und Stoßzeiten zu regulieren.

So lässt sich beispielsweise der in vielen Unternehmen bekannte mittägliche Andrang auf die Mensa/Kantine steuern. Durch festgelegte Zeiten   und Orte, an denen Personengruppen (beispielsweise aus verschiedenen Unternehmensbereichen) "stempeln" können, lässt sich genau regeln, wann und wo die Mitarbeitenden eintreten.

Kontrollfunktion unserer Terminals

 

Datenverarbeitung des Terminals und nahtlose Integration

Was genau passiert eigentlich, wenn eine Buchung am Terminal vollzogen wird?

Jedes Terminal sendet bei Nutzung Metadaten, die bei uns gespeichert und gesichert werden. In den Prozess sind mehrere „Fallschirme“ eingebaut.
Jede Buchung wird zunächst im Gerät selbst gespeichert. Im nächsten Schritt werden Rohdaten an uns gesendet. Hierfür wird eine intakte Internetverbindung benötigt. Ist diese nicht vorhanden, speichert das Terminal die Buchung so lange bis die Datenübermittlung erfolgreich ist. So gehen Buchungsdaten nicht verloren, selbst wenn eventuell mal ein Internetproblem besteht.

Gehen die Rohdaten bei unserem Server ein, speichert dieser die Daten ab. Daraufhin gibt der Server eine Rückmeldung an das Gerät, dass die Daten sicher abgespeichert werden.

Im Sinne des Datenschutzes gibt es im Gerät selbst keine Verbindung zur Person. Das Terminal sendet lediglich die Transpondernummer, die Buchungsart und die Uhrzeit über das Internet an unseren Server weiter. Die Zuordnung des Transponders zu einer Person geschieht erst bei uns auf dem Server. So sind personenbezogene Daten jederzeit geschützt.

Die Terminals sind nahtlos mit unserer Workforce Management Software WFM One verbunden, sodass Daten automatisch übertragen und verarbeitet werden. Dies minimiert Fehler und spart wertvolle Zeit bei der manuellen Dateneingabe. Darüber hinaus ermöglichen sie eine direkte Verbindung zur Personaleinsatzplanung und Schichtplanung, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Datenverarbeitung unserer Terminals

 

Manipulationssicherheit und Datenschutz

Der Schutz der persönlichen Daten Ihrer Mitarbeitenden ist für uns von hoher Priorität. Die erfassten Daten sind dank der Verbindung von Terminals und Software absolut sicher und nicht manipulierbar, was die Grundlage für eine genaue Kalkulation und Abrechnung bildet.

Mit strengen Datenschutzrichtlinien und fortschrittlichen Verschlüsselungstechnologien gewährleisten diese Terminals, dass sensible Informationen sicher aufbewahrt und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Unsere Terminals unterstützen verschiedene Transpondertechniken, der Standard hierbei ist „MIFARE DESfire“ . In Bezug auf die Sicherheit handelt es sich hierbei um einen hohen Sicherheitsstandard durch aktuelle Verschlüsselungstechnologien, sodass unsere Terminals nicht ohne weiteres zu hacken sind.

Darüber hinaus bieten die Terminals zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie die automatisierte Überprüfung von Führerscheinen, um die Aktualität zu gewährleisten. Dies bietet nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern entlastet das Personal von Administrationsaufgaben.

Sicherheit unserer Terminals

 

Vorbereitung auf die digitale Zukunft

Angesichts der bevorstehenden gesetzlichen Anforderungen zur digitalen Zeiterfassung ist es wichtig, bereits jetzt in moderne Terminals zu investieren. Die digitale Zeiterfassung wird nämlich Pflicht. Die Lieferzeiten für solche Terminals könnten in naher Zukunft demnach deutlich länger sein, daher ist es ratsam, frühzeitig zu handeln.

Auch zu dem neuen Arbeitszeiterfassungsgesetz haben wir einen Blogbeitrag:

https://www.pli-solutions.de/blog/arbeitszeiterfassungsgesetz-elektronische-zeiterfassung

Entscheiden Sie sich jetzt für die beste Lösung zur Digitalisierung Ihres Workforce Managements.

Ob in einem Bürogebäude, einer Fabrikhalle oder sogar auf Baustellen – diese Terminals bieten robuste Konstruktionen und flexible Installationsmöglichkeiten, um den unterschiedlichsten Arbeitsumgebungen gerecht zu werden.   Unsere Terminals entsprechen der IP54 Norm. Sie bieten also Schutz gegen Staub und Spritzwasser und eignen sich für Innenräume oder weniger anspruchsvolle Umgebungen. Außerdem können Sie Temperaturen von -20 °C bis +60 °C standhalten. Sie sind vielseitig einsetzbar und können problemlos an die individuellen Anforderungen jedes Unternehmens angepasst werden.

Aktualität unserer Terminals

 

Partnerschaft mit führendem Hardware-Anbieter

Wir arbeiten seit Jahren eng mit unserem Partner Datafox zusammen, um Ihnen die besten Lösungen für Ihre Arbeitszeit- und Zutrittskontrollsysteme anzubieten.

Unsere Terminals sind die EVO-Linie von Datafox in drei verschiedenen Versionen. Wir bieten die Editionen 3.5 und 5.0 an. Die Version 5.0 ist die neueste Version mit einigen Designupdates.

Für einen Überblick über die WFM One unterstützende Datafox-Hardware klicken Sie HIER.

 

Fazit

Insgesamt bieten moderne Terminals für die Zeiterfassung und Zutrittskontrolle eine Vielzahl von Funktionen, die Ihre Arbeitszeitverwaltung revolutionieren können. Von der Effizienzsteigerung bis hin zur Sicherheit der Mitarbeitenden – die Terminals unterstützen WFM One bei der Optimierung Ihres Workforce Managements und entlasten die HR-Abteilung.

Pia Hoffmann

Geschrieben von Pia Hoffmann

Die Einfallsreiche in unserem Team: Mit viel Motivation und immer neuen Ideen gestaltet Pia unsere Social Media Kanäle und unseren Blog. Als studierte Wirtschaftspsychologin mit Marketingschwerpunkt ist sie fester Bestandteil unseres Content Creation-Teams.

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