Dass Administration viel Zeit kostet, hat jeder schon einmal am eigenen Leib erfahren. Wenn aber diese Art von Aufgaben im Alltag eines Personalplanenden mehr Zeit einnimmt als strategische Aufgaben, sollte über Veränderungen und Priorisierungen nachgedacht werden.
Die größten Zeitfresser der alltäglichen Personalarbeit
Die HR-Studie 2020 zeigt, dass die meiste Zeit für die Bearbeitung und Erstellung von Dokumenten, wie Arbeitsverträgen benötigt wird. Auch das Managen und Auswerten von Daten, die Reportings und das Bearbeiten von Mitarbeiteranfragen kostet viel Zeit.
Herausforderung Zeitmangel
Am häufigsten leiden die Personalentwicklung, die Netzwerkpflege sowie das Personalmarketing und Employer Branding unter dem Zeitmangel.
Normalerweise wird gesagt, dass das Personal der Schlüssel zum Erfolg ist. Warum wird dann so wenig Zeit in das vorhandene und zukünftige Personal investiert?
Die Ergebnisse der People Management 2025 Studie zeigen, dass die Arbeit als Personalplanender sich in Zukunft weniger um Organisationsfragen dreht, sondern verstärkt um das Menschliche. In Anbetracht dieser Tatsache ist es offensichtlich, dass Hilfsmittel gefunden werden müssen, um das Menschliche verstärkt in den Vordergrund rücken zu können und den Fokus nicht mehr auf Administrationsaufgaben zu legen.
Lösung: Digitale Hilfsmittel
Eine digitale Software für die Personaleinsatzplanung ist eine Lösung, um weniger Zeit in administrative Aufgaben und mehr Zeit in strategisches Personalmanagement zu investieren. Anfallende Aufgaben können flexibel und schneller bearbeitet werden. Laut der People Management 2025 Studie ist die Personalplanung in dem Ranking der Wichtigkeit der Funktionen des HRM heute und 2025 auf Platz fünf. Dabei erhöht sich die Wichtigkeit der Personalplanung bis 2025 noch einmal.
Eine sinnvolle Software integriert die Stammdaten Ihrer Mitarbeitenden, die Mitarbeiteranfragen, die Reportings, automatisiert die Einsatzplanung und bietet ein Selfservice Portal für Mitarbeitende. Zusätzlich stehen viele weitere Funktionen zur Verfügung, um die administrative Arbeit zu erleichtern. Damit schaffen Sie sich mehr Zeit für die aktive Kommunikation mit den Beschäftigten.
Folgen für Ihre Mitarbeitenden und Ihr Unternehmen
Mehr Zeit für das strategische Personalmanagement erhöht nicht nur die Mitarbeitermotivation und -bindung, sondern auch die Leistungsfähigkeit Ihrer Beschäftigten. Die Personalentwicklung fördert die Potenziale des Personals. Mehr Zeit für das Personalmarketing sowie das Employer Branding führt dazu, dass generell die Attraktivität des Unternehmens gefördert wird und damit auch weitere leistungsstarke Bewerber rekrutiert, werden können.
In Anbetracht der Tatsachen, dass die Menschlichkeit immer mehr im Fokus stehen soll, kann eine Software für die Personaleinsatzplanung in dem Sinne unterstützen, dass die Wünsche der Mitarbeitenden automatisch berücksichtigt werden können. Beispielsweise bei der Urlaubsplanung, bei der eine bevorzugte Berücksichtigung der Urlaubsplanung zusammen mit dem Lebenspartner oder in den Schulferien aufgrund von schulpflichtigen Kindern hinterlegt werden kann.
Fazit
Die Menschlichkeit in den Fokus zu bekommen, geht nur wenn andere Aufgaben nicht mehr den meisten Zeitaufwand in Anspruch nehmen. Eine Software für die Personaleinsatzplanung hilft dabei, Zeit zu sparen und administrative Aufgaben automatisch ablaufen zu lassen, sodass die Mitarbeitenden der Personalabteilung dem Personal mehr Zeit widmen können.
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