Die Einführung einer digitalen Zeiterfassungssoftware ist ein wichtiger Schritt in Richtung effizienter Arbeitszeitverwaltung, besserer Transparenz und moderner HR-Prozesse. Darüber hinaus besteht für Unternehmen eine gesetzliche Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung: Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) ist klar, dass Arbeitgeber in Deutschland ein System einführen müssen, mit dem die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten vollständig erfasst werden. Ein entsprechendes Gesetz zur Konkretisierung dieser Pflicht befindet sich aktuell in Vorbereitung. Wer frühzeitig in eine passende Lösung investiert, sichert sich nicht nur rechtliche Konformität, sondern auch einen organisatorischen Vorsprung.
Doch bevor Unternehmen eine Entscheidung treffen, sollten sie verschiedene Kriterien prüfen, um sicherzustellen, dass die gewählte Lösung auch langfristig zum Unternehmen passt. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welche Aspekte Sie vor der Einführung berücksichtigen sollten – von Funktionalität bis Support.
1. Funktionalität – Was muss die Software leisten können?
Die Grundfunktionen einer Zeiterfassungssoftware sollten das Erfassen, Korrigieren und Auswerten von Arbeits-, Pausen- und Abwesenheitszeiten umfassen. Eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten muss gegeben sein. Darüber hinaus sind Zusatzfunktionen wie Projektzeiterfassung oder automatisierte Regelprüfungen hilfreich, um HR- und Führungskräfte zu entlasten.
2. Flexibilität – Anpassbar an Ihre Prozesse
Jedes Unternehmen ist anders – daher sollte die Zeiterfassung individuell anpassbar sein: Arbeitszeitmodelle, Regelungen zu Überstunden (z. B. Auszahlung oder Freizeitausgleich), Feiertagsregelungen, Betriebsvereinbarungen oder Branchenspezifika sollten problemlos abgebildet werden können.
Für uns ist dieser einer der wichtigste Punkte von allen. Machen Sie sich vorab Gedanken, welche internen Regelungen Ihr Unternehmen für Zeitzuschläge wie Nachtzuschlag, Sonn- und Feiertagszuschlag, Überstundenzuschlag, Bereitschaftszuschlag usw. hat. Gelten diese Zuschläge für alle oder nur einen Teil der Mitarbeitenden? Lassen sich alle Regeln in der Software abbilden?
3. Kompatibilität – Passt die Lösung zur bestehenden IT-Infrastruktur?
Eine neue Software sollte sich nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft einfügen lassen um einen nahtlosen Workflow zu gewährleisten. Achten Sie auf verfügbare Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten, um manuelle Übertragungen und doppelte Datenpflege zu vermeiden. Wichtig ist auch eine Kompatibilität mit gängigen Browsern. Daten sollten in verschiedenen Formaten exportierbar sein.
4. Benutzerfreundlichkeit – Für Mitarbeitende und Führungskräfte
Die Software muss intuitiv bedienbar sein, damit alle Mitarbeitenden – unabhängig von IT-Affinität – schnell damit arbeiten können. Ein übersichtliches Design und klar strukturierte Menüs erhöhen die Akzeptanz und senken den Schulungsaufwand. Eine einfache und schnelle Erfassung der Arbeitszeit führt zu höherer Genauigkeit und Effizienz.
5. Kosten – Mehr als nur die Lizenzgebühr
Neben den offensichtlichen Lizenzkosten sollten Sie auch Implementierung, Schulung, Wartung und eventuelle Anpassungen berücksichtigen. Bei einigen Systemen fallen Kosten für die Hardware z. B. für Terminals und Transponder an. Je nach Anbieter erfolgt die Abrechnung pauschal, gestaffelt nach Mitarbeiterzahl oder basierend auf der tatsächlichen Anzahl aktiver Mitarbeitender. Ein transparenter Kostenüberblick und ein faires Preismodell helfen bei der langfristigen Planung.
6. Sicherheit – Datenschutz und Compliance
Da Zeiterfassungsdaten personenbezogen sind, muss die Software höchsten Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit genügen – DSGVO-Konformität, verschlüsselte Übertragungswege und rollenbasierte Zugriffskonzepte sind ein Muss.
7. Mobiler Zugriff – Auch für Remote-Teams wichtig
Ob Homeoffice oder Außendienst: Ihre Mitarbeitenden sollten auch mobil Zeiten erfassen und einsehen können – idealerweise per App oder Webzugang. So bleiben Ihre Prozesse auch bei dezentralen Teams einheitlich und aktuell. Der Zugang zur mobilen Erfassung sollte für einzelne Mitarbeitende steuerbar sein.
8. Echtzeit-Daten – Aktuelle Informationen für schnelle Entscheidungen
Die Möglichkeit, Arbeitszeiten und Anwesenheiten in Echtzeit zu verfolgen, schafft Transparenz für alle Beteiligten – und unterstützt Führungskräfte bei der Ressourcenplanung und Reaktion auf Engpässe.
9. Berichte – Daten als Entscheidungsgrundlage nutzen
Gute Zeiterfassungssoftware bietet aussagekräftige Reports zu Arbeitszeiten, Überstunden, Projektzeiten oder Fehlzeiten. So lassen sich Trends erkennen und datenbasierte Entscheidungen treffen.
10. Skalierbarkeit – Mit dem Unternehmen wachsen
Die Software sollte mit Ihrem Unternehmen mitwachsen – sowohl in der Anzahl der Nutzenden als auch im Funktionsumfang. So vermeiden Sie später kostspielige Systemwechsel oder Kompromisse.
11. Support & Service – Hilfe bei Fragen und Problemen
Ein zuverlässiger Support ist Gold wert – sei es während der Einführung oder im laufenden Betrieb. Achten Sie auf kurze Reaktionszeiten und gute Erreichbarkeit.
12. Schulungen – Damit alle schnell startklar sind
Eine strukturierte Schulung für Admins, HR und Mitarbeitende hilft dabei, die Software effizient zu nutzen. Idealerweise bietet der Anbieter verschiedene Schulungsformate und -inhalte wie Webinare, Trainingsvideos, Wissensdatenbank oder Handbücher an.
Fazit: Besser planen für einen erfolgreichen Start
Die Einführung einer Zeiterfassungssoftware ist mehr als nur ein technisches Projekt – es ist ein wichtiger strategischer Schritt. Wer die genannten Kriterien im Vorfeld sorgfältig prüft, sichert sich nicht nur eine passende Lösung, sondern auch eine hohe Akzeptanz im Unternehmen.
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