Das Workforce Management (WFM) hat die Aufgabe, sich dem stetigen Wandel der Arbeitswelt anzupassen. Der Mensch, als Erfolgsfaktor des Unternehmens, rückt dabei immer mehr in den Mittelpunkt. Eine Moderne WFM-Software orientiert sich bei der Planung am Unternehmensbedarf und an den Wünschen der MitarbeiterInnen. Wir haben für Sie die fünf wichtigsten WFM-Trends des Jahres zusammengestellt.
Mitarbeiterzentrierung
Für den Erfolg eines Unternehmens sind zufriedene Mitarbeiter das A und O, denn sie sind deutlich motivierter und produktiver. Ebenso identifizieren sich Mitarbeitende wesentlich intensiver mit ihrem Unternehmen, in dem sie tätig sind, wenn sie das Gefühl haben, dass sie wertgeschätzt werden. Dazu ist es essenziell, dass die MitarbeiterInnen ausgelastet sind und Spaß an ihrer Arbeit haben. Dann melden sie sich seltener krank und erhöhen im Umkehrschluss ihre Produktivität.
Auf der anderen Seite muss das Privatleben der Beschäftigten aktiv geschützt werden. Dies kann zum Beispiel durch festgelegte Regeln sichergestellt werden, die die Erreichbarkeit außerhalb der festen Arbeitszeiten definieren. Gleitzeit- und Home-Office-Regelungen ermöglichen den MitarbeiterInnen, die Arbeit mit ihrem Privatleben in Einklang zu bringen.
Mehr Flexibilität
Dass MitarbeiterInnen ein Mitspracherecht bei ihrer Dienstplanung haben, ist mittlerweile eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg der Einsatzplanung. Nichts ist zeitaufwendiger für den Personalverantwortlichen, als den bereits fertigen Schichtplan immer wieder aufs Neue umstrukturieren zu müssen, weil die Mitarbeitenden an den eingeplanten Tagen verhindert sind oder um mehr Zusatzschichten im nächsten Monat bitten.
Zukunftsorientierte HR-Verantwortliche setzen daher auf eine gemeinsame Erstellung des Dienstplans. Mit digitalen Lösungen ist das möglich: MitarbeiterInnen können, noch bevor der Plan erstellt wird, ihre Verfügbarkeiten und Abwesenheiten melden. Zudem können nach Dienstplanerstellung Schichten flexibel getauscht werden, ohne den gesamten Plan umstellen zu müssen. Nebenbei hat dies auch den Effekt, dass sich die Mitarbeitenden integriert und wertgeschätzt fühlen. Super für das Arbeitsklima!
Digitale Zeiterfassung
Viele, insbesondere kleinere, Unternehmen lassen ihren MitarbeiterInnen ihre geleistete Arbeitszeit noch auf Papier oder in Excel eintragen. Das ist jedoch häufig nicht nur sehr ungenau, sondern auch leicht zu fälschen. Es kommt dabei nicht selten vor, dass sich der ein oder andere Mitarbeitende so ein paar Minuten oder sogar Stunden unerlaubt hinzurechnet.
Bei manuellen Stempeluhren ist auch das „Buddy Punching“ sehr verbreitet. MitarbeiterInnen werden dabei noch vor Ankunft im Büro durch KollegInnen als anwesend eingetragen und täuschen so vermeintlich geleistete Arbeitszeit vor. Abhilfe leisten kann da die Einführung einer digitalen Zeiterfassung. Jeder Mitarbeiter erhält seine eigene Zeitkarte und kann sich bei Beginn seiner Arbeitszeit an einem Terminal ein- und nach Feierabend wieder ausstempeln. Ein weiterer Vorteil: Dieselbe Karte kann auch für Zutrittskontrollen verwendet werden. Versehen mit spezifischen Berechtigungen erlaubt sie dem jeweiligen Mitarbeitenden den Zutritt zu ausgewählten Bereichen innerhalb des Betriebes.
Smartness bei den Lösungen
Mit einer smarten WFM-Software kann den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ihr Arbeitsalltag erleichtert werden, sodass sie sich voll und ganz auf ihre Kernarbeit konzentrieren können. Eine automatische Software steigert die Effizienz in Unternehmen und erspart dem Benutzer viel Arbeitszeit.
Ein Employee Self Service Portal bietet den Mitarbeitenden einen vollen Überblick über ihre Über-, Fehl- und Anwesenheitsstunden. So können sie ihre eigene Arbeitszeit besser überschauen und planen. Darüber hinaus kann dem Planer über das Portal ganz einfach eine Nachricht zugesandt werden. So können beispielsweise Urlaubsanträge im System auf direktem Wege bearbeitet werden. Auch ein Schichttausch oder ein Arbeitsplatzwechsel kann mittels dieser Funktion ganz leicht vorgenommen werden. Besonders wichtig ist dabei auch die Usability, damit wirklich jeder problemfrei die Anwendung bedienen kann. Features müssen klar erkennbar und leicht zu steuern sein.
Künstliche Intelligenz
Mit der stetigen Weiterentwicklung künstlicher Intelligenzen (KI), eröffnen sich immer mehr Einsatzmöglichkeiten. Auch in der Personaleinsatzplanung kann KI ein vorantreibender Faktor sein. Mit Hilfe von KI können beispielsweise zukünftige Auslastungen vorhergesagt werden, sodass der Personalbedarf optimal und möglichst kostensparend geschätzt werden kann. Auf der anderen Seite können künstliche Intelligenzen auch eingesetzt werden, um diejenigen Mitarbeiter festzustellen, welche die besten Leistungen erbringen, um sie dann während der Spitzenzeiten einsetzen zu können.
Bevor Sie sich für eine Workforce Management-Software entscheiden, ist es wichtig, sich über die eigenen Anforderungen bewusst zu werden und sich mit den derzeitigen WFM Trends auseinanderzusetzen. Für eine optimal passende Lösung ist die Individualisierbarkeit der Anwendung unerlässlich. Mit der richtigen Software können Sie den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden erleichtern und Ihren Geschäftserfolg maßgeblich steigern.
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