Employee Self Service: Entlasten Sie Ihre Personalverwaltung
Employee Self Service
Sie möchten Ihre unternehmensweite Kommunikation bzw. die internen Personalplanungen und -Angelegenheiten digitalisieren? Dann haben wir die perfekte Lösung für Sie: Das Employee Self Service Modul (ESS) gibt Ihren Mitarbeitenden Einblick in die Personaleinsatzplanung und verschafft ihnen die Möglichkeit, gegebenenfalls Änderungen anzufragen. So können Ihre Mitarbeitenden beispielsweise Urlaubsanträge versenden oder bei Bedarf eine Schichttausch-Anfrage stellen.
Kernfunktionen ESS
Schichtplan Ansicht
Schichttausch-Anfragen
Urlaubsplanung
Zeitübersicht
Verbessern Sie Ihr Betriebsklima– mit einem Employee Self Service!
Ein Employee Self Service vereinfacht die Personaleinsatzplanung in Ihrem Unternehmen in beträchtlichem Maße. Die Eingaben erfolgen über eine ausgesprochen nutzerfreundliche Bedienoberfläche. Das Portal steht Ihren Mitarbeitenden rund um die Uhr zur Verfügung. So sind auch kurzfristig notwendig gewordene Anpassungen leicht zu bewerkstelligen und zu kommunizieren.
Eine solch simple und transparente Kommunikation wirkt sich natürlich auch auf die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden aus. Das führt dazu, dass sich das Betriebsklima mit Employee Self Service deutlich verbessert. Probieren Sie es aus und überzeugen Sie sich selbst!
Das Online-Terminal: Übersichtliche Zeiterfassung mit dem Employee Self Service
Über das Online-Terminal des Employee Self Service haben Ihre Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich ein- und auszustempeln und die Pausenbuchung unkompliziert durchzuführen. Die planende Person wird durch eine farbige Kennzeichnung im Planungsdialog über den aktuellen Anwesenheitsstatus der Mitarbeitenden informiert. Der jeweilige Status wird dabei in fünf verschiedenen Farben angezeigt:
Grau: Die Person ist abwesend (frei, aktuell nicht geplant)
Schwarz: Die Person ist nicht verfügbar (z. B. Urlaub)
Grün: Die Person ist anwesend
Orange: Die Person befindet sich in der Pause
Rot: Die Person ist nach Schichtbeginn abwesend (beispielsweise verspätet oder krank)
AddOn PHRXsync
Das AddOn ermöglicht eine Integration des Einsatzplans mit dem Outlook-Kalender. Alle User können sich ihre Einsatzzeiten direkt in Outlook anzeigen lassen.
Sie haben verschiedene Darstellungsmöglichkeiten, z. B. in einem separaten Kalender oder überlagert mit weiteren Kalendern.
Ein Direktlink verweist vom Outlook-Kalender direkt zum Self-Service-Portal. Änderungswünsche für den Schichteinsatz können somit schnell gesendet werden.
Employee Self Service in der Personaleinsatzplanung
Mit dem Employee Self Service von p.l.i. solutions erhalten Ihre Mitarbeitenden rund um die Uhr Einblick in die Personaleinsatzplanung. Egal ob diese in Urlaub sind oder in einer Arztpraxis einen zum Schichtdienst passenden Termin abstimmen möchten: Der aktuelle Plan ist immer dabei. Auch Urlaubsanträge und Schichttauschanfragen können jederzeit gestellt werden - egal ob auf Reisen, im Homeoffice oder im Betrieb.
Sie haben Fragen zum Thema Employee Self Service oder benötigen nähere Informationen? Kontaktieren Sie uns gerne telefonisch oder per E-Mail! Wir freuen uns darauf, Ihre Personaleinsatzplanung mit unserer cleveren Workforce-Management-Software zu optimieren.
Mit Employee Self Service erhalten Ihre Mitarbeitenden eine vollständige Übersicht über ihre Über-, Fehl- und Anwesenheitsstunden. Dadurch können sie auch die eigene Arbeitszeit besser überblicken und planen.
Zudem ist es möglich, der planenden Person einfach über das Portal eine Nachricht zukommen zu lassen, die diese in Form einer E-Mail erhält. So können beispielsweise Urlaubsanträge im System selbst und somit ohne unnötige Umwege bearbeitet werden. Aber auch ein Schichttausch oder ein Arbeitsplatzwechsel lässt sich mittels dieser Funktion ganz leicht anfragen.
Selbstverständlich ist die portalinterne Kommunikation nicht nur zwischen planender Person und den Mitarbeitenden, sondern auch zwischen den einzelnen Mitarbeitenden selbst möglich. Bevor Arbeitskraft A die planende Person bezüglich eines Schichttauschs kontaktiert, muss sie/er schließlich Arbeitskraft B fragen, ob diese:r die Schicht übernehmen würde. Mit dem Employee Self Service ist der Vorgang schnell und übersichtlich erledigt, denn für den Schichttausch in Frage kommende Personen werden vom System vorgeschlagen.
Employee Self Service Vorteile
Schnelle Abläufe durch digitale Workflows
Effiziente und papierlose Prozesse
Alle aktuellen Informationen ob Zuhause, im Büro und unterwegs
Entlastung von Routinetätigkeiten der verantwortlichen HR Teams (Referenten, Planer, Teamleitungen) durch Digitalisierung inkl. etablierter Workflows.
Zeit- und Kosteneinsparung
Stärkung der Eigenverantwortung der teilnehmenden Mitarbeitenden inkl. sehr zeitnahes Feedback bei Anfragen über das ESS.
Erhöhung der Transparenz und durchgängige Dokumentation der Datenanpassungen.
Stärkung der Mitarbeiterzufriedenheit in Zeiten des Fachkräftemangels.
Auf Wunsch: Automatisierung der Freigabe von kurzfristigen Urlaubsanfragen von Mitarbeitenden durch das ESS, falls dadurch die Planungsvorgaben nicht beeinträchtigt werden.
Ihre Mitarbeitenden erhalten mit dem Self Service Modul hauptsächlich folgende Möglichkeiten: Zeitbuchen (Kommen, Gehen, Pause), Zeitübersicht, Teamübersicht, Urlaubsanträge, Schichttauschanfragen, Abwesenheiten
Die Nutzung erfolgt über einen sicheren Internet-Zugang via Webbrowser (Desktop-PC, Notebook, Tablet oder Smartphone). Es muss bei Smartphones keine App installiert werden, da das ESS-Portal im sogenannten Responsive Design entwickelt worden ist. Für die Nutzung durch die Mitarbeitenden ist eine E-Mail-Adresse (berufliche oder private E-Mail-Adresse) als User erforderlich.
