Eine Prognose über das zu erwartende Arbeitsaufkommen erstellen und den Einsatz des vorhandenen Personals effizient zu verbinden ist eine Herausforderung. Doch zusätzlich müssen auch Einflussfaktoren, wie z.B. Krankheit oder Wunscheinsatzzeiten von Mitarbeitenden berücksichtigt werden. Somit ist es nicht verwunderlich, dass es häufig zu Fehlern bei der Personaleinsatzplanung kommt.
Doch wie lassen sich Fehler bei der Planung von Personal minimieren?
Welche Aspekte müssen bei der Personaleinsatzplanung berücksichtigt werden?
Bei der Planung sind im Normalfall unter anderem folgende Gesetze zu berücksichtigen und folgende Fragen zu beantworten:
1. Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
- Beachte ich die gesetzliche Arbeitzeit von acht Stunden?
- Beachte ich die gesetzlich geregelten Ruhepausen?
- Beachte ich die Ruhezeit von mindestens 11 Stunden?
2. Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG)
- Beachte ich die geregelten Arbeitsstunden der Teilzeitkraft?
- Ist mir das Ende des Vertrags der Befristigung bekannt, sodass ich den Mitarbeitenden ab diesem Zeitpunkt nicht mehr mit einplane?
3. Mutterschutzgesetz (MuschG)
- Beachte ich die Schutzfrist von sechs Wochen vor der und acht Wochen nach der Entbindung?
- Beachte ich das Verbot von Mehrarbeit, Nachtarbeit und Sonn- und Feiertagsarbeit?
- Beachte ich die Möglichkeit der Freistellung für Untersuchungen und zum Stillen?
4. Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)
- Beachte ich den Mindestanspruch an Urlaub?
- Beachte ich die Wünsche der Arbeitnehmenden sowie die Gleichbehandlung bei der Erfüllung?
- Beachte ich die Übertragbarkeit und Abgeltung des Urlaubs?
An diesen vier Gesetzen wird deutlich, dass viele Faktoren beachtet werden müssen. Hinzu kommen unvorhersehbare Ereignisse, wie Krankheit oder Schwangerschaft, die dazu führen, dass die Einsatzplanung, oft auch kurzfristig, angepasst werden muss. Oftmals gibt es auch Wünsche der einzelnen Arbeitnehmenden bezüglich ihrer Einsatzzeiten, die man versucht zu berücksichtigen.
Diese Menge an einzuplanender Faktoren überfordert viele Personalplanende und kostet zudem auch noch viel Zeit. Im schlimmsten Fall führt die Überforderung zu Fehlern, die beispielweise einen Produktions-Stop, aufgrund nicht besetzter Arbeitsplätze, als Auswirkung haben.
Wie kann eine Einsatzplanung-Software Fehler in der Planung minimieren?
Eine Software ist in der Personaleinsatzplanung eine effiziente Hilfe, damit der Arbeitsalltag ohne Problematiken aufgrund von Fehlplanungen ablaufen kann. Eine gute Software für die Einsatzplanung generiert automatisch Vorschläge für einen optimierten Dienstplan, zeigt an, wenn eine Unterdeckung auf einem Arbeitsplatz vorliegt oder sich Mitarbeitende krankgemeldet haben. Der zur Verfügung stehende Urlaubsanspruch kann pro Mitarbeitenden hinterlegt werden und wir bei in Anspruchnahme automatisch angepasst. Mitarbeitende deren Vertrag abgelaufen ist, werden farblich in der Planung markiert, sodass auf den ersten Blick erkennbar ist, welche Arbeitskräfte nicht mehr zur Verfügung stehen. Urlaubsanfragen von Mitarbeitenden, die schulpflichtige Kinder haben oder auf die Betriebsferien des Partners angewiesen sind, werden durch die Hinterlegung von Indexwerten automatisch priorisiert behandelt.
Grundsätzlich können in einer Einsatzplanung Software bereits viele Daten vorab hinterlegt werden, die anschließend bei der Erstellung des Dienstplans automatisch berücksichtigt werden. Dadurch werden die zu beachtenden Aspekte schon vor Beginn der Planung minimiert.
