Erreichen Sie das Maximum an Flexibilität mit unserer Personalsoftware!
Bei Ihrer Personaleinsatzplanung unterstützen wir Sie per Software
Personalbedarf, Personalverfügbarkeit und das Abschätzen von Personalengpässen
Empfehlung: Die Personalplanung ist für jedes Unternehmen ein wesentlicher Faktor, um einen reibungslosen Ablauf interner Unternehmensprozesse gewährleisten zu können. Unsere Workforce Management Software hilft Ihnen und den personalplanenden Mitarbeitern dabei, eine ganz individuelle Personalplanung zusammenzustellen und so die Schichtplanung sicher und effizient zu gestalten.
Optimierung der Personalressourcen – Dank automatisierter Schichtplanung
Unabhängig von der Branche ist die interne Organisation der Mitarbeitenden per Personaleinsatz- bzw. Schichtplanung immer ein wichtiger Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Mit unseren ausgeklügelten Software-Lösungen gelingt es Ihnen, das Personal sinnvoll einzusetzen und zeit- sowie kostenintensive Reibungsverluste zu vermeiden. Die übersichtliche Benutzeroberfläche unserer effizienten und sicheren Softwarelösungen gewährleistet Ihnen die Erstellung optimaler und bedarfsgerechter Dienstplanlösungen.
Unsere maßgeschneiderten Anwendungen finden bereits in Logistik- und Pharma-Unternehmen, Produktionsbetrieben, IT-Services, im Einzelhandel und Dienstleistungsunternehmen Anwendung. Lassen auch Sie sich von der Nützlichkeit und den umfangreichen Funktionen unserer Software-Anwendungen überzeugen.
Ihre Vorteile im Überblick
Kostensenkung
Schneller ROI
Mitarbeiterzufriedenheit
Kurze Implementierungszeiten
Individuelles Customizing
Intuitive Benutzerführung
Digitale Personalakte
Verwalten Sie die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter digital und übersichtlich in unserer Einsatzplanung Software WFM One.
Eine angemessene Administration der Kontakt- und Vertragsdaten ist ebenso wichtig für eine optimierte Personalplanung, wie eine optimale Verwaltung der Mitarbeiter- Qualifikationen.
Nur so ist gewährleistet, dass die richtige Fachkraft am richtigen Arbeitplatz und zur richtigen Zeit eingesetzt wird.
Für jeden Mitarbeitenden werden in den Stammdaten von WFM One die wesentlichen Daten hinterlegt. Im Rahmen der Abstimmung der Auftragsdatenvereinbarung (ADV) und Ihrer Betriebsvereinbarung (BV) sind die persönlichen Daten abzustimmen. Folgende Personaldaten sind hiervon betroffen:
Zusätzlich zum Urlaubsanspruch gibt es eine transparente Übersicht über die bereits genommenen und noch ausstehenden Urlaubstage.
Hinterlegen Sie für jeden Mitarbeiter, auf welchen Einsatzarbeitsplätzen er oder sie in Vertretung eingesetzt werden kann. Jeder Vertretungsmöglichkeit wird eine Priorität zugeordnet. So kann die automatische Einsatzplanung auswählen inwieweit der Mitarbeitende als Ersatz in Frage kommt. Es besteht ebenfalls die Option, einen Mitarbeiter für einen Arbeitsplatz zu sperren.
Jedem Mitarbeitenden können Qualifikationen zugewiesen werden. Somit wird gewährleistet, dass jede Arbeitskraft nur auf den Arbeitsplätzen eingesetzt wird, für die sie die notwendigen Qualifikationen besitzt.
Schulungsverwaltung
Die Schulungsverwaltung bietet eine übersichtliche Darstellung der durchgeführten Schulungen und Unterweisungen.
Ebenso besteht die Möglichkeit, Schulungen direkt über das Tool zu planen. Durch die Zuordnung der teilnehmenden Mitarbeitern zu den Schulungen, werden ihnen die erlernten Qualifikationen automatisch zugeordnet.
Der jeweiligen Schulung können Zertifizierungsinhalte direkt als Datei beigefügt werden.
Mit der Erstellung von Rollen wird eine detailierte Rechtevergabe ermöglicht. Hierbei legen Sie explizit fest, auf welche Dialoge und Reports die entsprechende Rolle zugreifen darf. Weiterhin ist durch unser Rollenkonzept gewährleistet, welche User-Gruppe Daten sehen, ändern, hinzufügen oder löschen darf.
Typische Rollen sind z.B. Admin, Key-User, Planer, Betriebsrat, HR-Team oder Management.
Benutzerprofile
Zusätzlich zu den Benutzerrollen, definieren Sie Benutzerprofilen, mit denen Sie die Zugriffsrechte eines Benutzers oder Planers steuern. Hierbei wird im System festgelegt, auf welche Datensichten der entsprechende User zugreifen darf und welche Personalstammdaten durch den User geändert werden dürfen.
Durch das dedizierte Rollen- und Profilkonzept haben Sie eine transparente Verwaltung der Zugriffsrechte und erfüllen damit auch die entsprechenden Datenschutzrichtlinien.
Auf Basis von tagesaktuellen Planungsdaten erstellen Sie mit unserer Software im Handumdrehen Ihre Einsatzpläne.
Durch den integrierten Task Manager werden Ihre Planungsdaten bis zum gewählten Zeithorizont (Standard: 31.01. des übernächsten Jahres) automatisiert fortgeschrieben. Durch diesen Vorlauf erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Zukunft planerisch sehr früh zu definieren bzw. entsprechend zu reagieren (z.B. für das Saisongeschäft, XMAS, Black Friday, Cyber Week).
Das Planen von Schichten, Einzel- und Wechselschichten, aber auch von Bereitschaftsschichten ist möglich.
Geben Sie für jeden Arbeitsplatz, getrennt nach Schicht und Wochentag, einen global gültigen Mindest-, Soll und Maximal-Personalbedarf vor.
Das kurzfristige anpassen der definierten Bedarfe für einen bestimmten Tag oder Zeitraum ist jederzeit möglich, sodass Sie auf Bedarfsschwankungen flexibel reagieren können.
Zusätzlich zum Personalbedarf kann auch der Bedarf an Qualifikationen für einen Arbeitsplatz festgelegt werden.
Die Soll-Bedarfe können weiterhin über Datenimporte und Definition von Berechnungsformeln (inkl. Saisonfaktor) sehr genau ermittelt werden. Im PROCESS HR-System sind verschiedene Verteilungsvarianten (z.B. Maximal-, Gleichverteilung auf Schichttypen) auswählbar.
Weiterhin bieten wir eine automatische Einsatzverwaltung an, die besonders im Einzelhandel oder in der Linienfertigung eingesetzt wird. Bei Spezialanforderungen stehen wir Ihnen mit unserem Knowhow zur Seite.
Eine schnelle Reaktionsfähigkeit auf Unterdeckungen stellt einen wichtigen Faktor dar, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Die Einsatzverwaltung in PROCESS HR zeigt Ihnen unverzüglich an, wenn eine Unterdeckung auf einem Arbeitsplatz vorliegt. Gleichzeitig können Sie sich zur Verfügung stehende Mitarbeitende anhand von selbstgewählten Kriterien vorschlagen lassen. Der fehlende Personalbedarf wird so innerhalb kürzester Zeit optimal gedeckt werden.
Legen Sie individuelle Abwesenheiten an und bestimmen gleichzeitg, ob eine automatische Zeitgutschrift erfolgen soll (Urlaub) oder nicht (Gleitzeitfrei). Durch das Hinterlegen von Farben für Abwesenheiten ist in der Planung auf den ersten Blick ersichtlich, um welche Abewesenheit es sich handelt.
Die Abwesenheitsübersicht gibt einen Überblick über die Abwesenheiten aller Mitarbeiter innerhalb eines Monats und zeigt an, wie viele Arbeitnehmende pro Tag anwesend sind.
Über die Abwesenheitserfassung können Planer Abwesenheiten digital und unkompliziert erfassen sowie direkt verbuchen.
Die digitale Jahresurlaubsplanung in WFM One ermöglicht Ihnen eine reibungslose Verwaltung der Urlaubsanträge und Planung der Einsätze. Unsere Planungssoftware hilft bei der Einhaltung von Abgabe- und Freigabefristen und benachrichtigt Sie, wenn eine Frist verstrichen ist. Eine Gewichtung der eingegangenen Anträge erfolgt automatisch gemäß den von Ihnen vorgegebenen Parametern.
Weiterhin überwacht die Software automatisch, dass keine Unterdeckung des Personalbedarfs oder an benötigten Qualifikationen entsteht.
Info-Display – Digitalisieren Sie den Schichtplan-Aushang.
Mit unseren Info-Displays zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden immer den aktuellsten Stand der Einsatzplanung an und sparen sich das lästige Verteilen der Papierpläne.
✔️ Zeit & Kosten sparen
✔️ Erhöhte Aktualität der Planungsdaten
✔️ Mehr Aufmerksamkeit
✔️ Verbesserung des optischen Eindrucks
✔️ Individuelle Anzeige möglich
Berichte & Dashboards
Wählen Sie aus einer Vielzahl an Berichten den passenden für Ihre Analyse aus. Die auszuwertenden Daten können nach bestimmten Parametern gefiltert oder ungefiltert als PDF, Excel oder Word-Datei ausgegeben werden.
Die Dashboards sind User-spezifisch einstellbar und unterstützen den operativen Planungsprozess.
Employee Self Service
Mit einem Self Service Portal binden Sie Ihre Mitarbeitenden direkt in die Einsatzplanung mit ein und tragen so zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit bei.
Abruf der aktuellen Einsatzpläne und der Teamübersicht
Anbindung externer ERP-Datenquellen (z.B. SAP R/3, Microsoft Dynamics)
Datenintegration mit Personalzeiterfassung (PZE) und DATEV
Schnittstellen zu anderen Systemen (z.B. Zutrittskontrolle, Schulungsmanagement, Kassensysteme, …) flexibel möglich
Inhouse | SaaS
Bei uns können Sie zwischen der Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung oder Inhouse/OnPremise wählen. Sie entscheiden, welches Modell besser zu Ihren Anforderungen und Bedürfnissen passt.
Für beide Varianten haben wir entsprechende Auftragsdatenvereinbarungen vorbereitet. Bei der Inhouse-Lösung nennen wir Ihnen die erforderlichen IT-Systemvoraussetzungen.
Partner
Rechenzentrumspartner in Deutschland
Verfügbarkeit von annähernd 100 % pro Jahr
Umfangreiche ISO und IEC Zertifizierungen
0.029
Mitarbeitende organisiert und motiviert
0.019
Begeisterte Nutzende
0%
Höhere Effektivität
Arbeitszeiten erfassen – Mit unserer Zeiterfassungssoftware behalten Sie den Überblick
Neben unserer Software für die Personaleinsatzplanung bieten wir Ihnen auch eine digitale Lösung für die Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten an.
Datenschutz
Datenschutz und Informationssicherheit sind zentraler Bestandteil der Produkte und Dienstleistungen der p.l.i. solutions GmbH. Der Schutz Ihrer Daten und Ihr Vertrauen liegt uns besonders am Herzen. Unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen gewährleisten die Transparenz und Sicherheit der Verarbeitung. Die Maßnahmen werden in enger Zusammenarbeit mit unseren Datenschutzexperten kontinuierlich weiterentwickelt.
Das Hosting unserer eigenen IT-Infrastruktur (Serversysteme) der Workforce Management Lösungen erfolgt bei unserem Rechenzentrumspartner in Deutschland mit einer technischen Verfügbarkeit ≥ 99,99 % pro Jahr.
Die RZ-Zertifizierungen nach ISO/IEC 27001 (Informationssicherheitsmanagementsystem), ISO/IEC 20000-1 (Servicemanagementsystem) und ISO 9001 (Qualitätsmanagementsystem) bieten höchste Sicherheit und gewährleisten damit Verfügbarkeit auf einem sehr hohen Level.
Mit unserer Einsatzplanung Software planen Sie den Personaleinsatz flexibel nach Ihren Anforderungen und das zeit- und kostensparend zugleich. Die integrierte Schichtplanung bietet neben der Planung von einfachen Tag- und Nachtschichten auch die Möglichkeit, aufwendige Wechselschichtmodelle über einen selbstgewählten Zeitraum zu definieren.
Konnten wir Sie von den Vorteilen überzeugen? Dann setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung! Unsere Softwarelösungen helfen Ihnen bei einer effizienteren Unternehmensführung und tragen so zu einer verbesserten Wettbewerbsfähigkeit bei.
Sie haben die Möglichkeit, unsere Workforce Management Software als SaaS-Lösung oder als Inhouse/OnPrem - (d.h. der Kunde stellt die IT-Infrastruktur) zu nutzen. Hier finden Sie unsere aktuellen Systemanforderungen.
Das Hosting der IT-Infrastruktur (Serversysteme) der Workforce Management Lösungen erfolgt bei unserem Rechenzentrumspartner noris network AG in Deutschland.
Unsere Workforce Management Lösung verfügt unter anderem Schnittstellen zu SAP, Microsoft Dynamics NAV, Sage, DATEV, Personio, rexx HR. Gerne stimmen wir individuelle Schnittstellen mit Ihnen ab.
Der Zugriff auf Ihre Daten erfolgt ausnahmlos nur durch unsere Mitarbeitenden aus dem Projektteam und den Mitarbeitenden im Support. Das Thema Datenschutz ist in unserer Branche hochsensibel zu betrachten. Daher legen wir sehr viel Wert auf die regelmäßigen Datenschutz-Schulungen unserer Mitarbeitenden.
In enger Zusammenarbeit mit unseren Datenschutz-Experten und durch unsere technischen sowie organisatorischen Maßnahmen gewährleisten wir die Transparenz und Sicherheit bei der Verarbeitung der entsprechenden Personal- bzw. Kundendaten.
Die Sprachen Deutsch und Englisch sind bei uns im Standard enthalten. Eine Erweiterung des Sprachangebots unserer Workforce Management Lösung ist jederzeit möglich.
Hinweis: Bei Bedarf kann unsere Software auch mit Ihrem «Spezialvokabular» bereitgestellt werden (Übersetzung der Labels und Menüs mit dem Wörterbuch nach Ihren Vorgaben).
In unserer Software erhält jeder User eine Rolle und ein Berechtigungsprofil. Mit der Rolle wird festgelegt, auf welche Dialoge zugegriffen werden darf und ob die Daten dort nur angesehen oder auch bearbeitet oder gelöscht werden dürfen.
Mit dem Berechtigungsprofil wird definiert, welche Mitarbeitenden der User einsehen darf. Im System können beliebige Rollen (z.B. Key-User, Planer, Betriebsrat, Management, HR Team, …) und Berechtigungsprofile definiert werden.
Bei uns zahlen Sie nur für aktive Mitarbeitende. Ehemalige Mitarbeitende, die aus Dokumentationsgründen weiterhin in der Software verwaltet werden, werden nicht berechnet.
Ja, mit unserer Exchange-Integration «PHRXsync» synchronisieren Sie den in der Personaleinsatzplanung erstellten Schicht-/Einsatzplan z.B. mit dem Outlook-Kalender Ihrer Mitarbeitenden. Auch Abwesenheiten (Urlaub, Krank, etc.) sowie Schulungsangebote (WFM One Feature Schulungsverwaltung) werden dann im entsprechenden digitalen Kalender mit angezeigt.
Wir haben ein Pilotprojekt in Zusammenarbeit mit der Fachhochschule Bielefeld realisiert. Mit Hilfe einer überschaubaren KI inkl. Parametrisierung können wir die prognostizierte Krankenquote in einzelnen Arbeitsbereichen vorhersagen (Lernmodus: Mindestens 1 Jahr in der Rückschau; Vorschau: z.B. 1 Jahr). Wichtig: Mit Hilfe unserer KI werden keine Quoten auf Mitarbeiterebene aus Datenschutzgründen den entsprechenden Usern präsentiert.
Mit Hilfe unseres ESS Portals können die freigeschalteten Mitarbeitenden direkt ihre Anfragen (z.B. Urlaub, Verfügbarkeiten, Schichtwechsel, Einsatztauschanfragen, etc.) an den zuständigen Planer stellen. Weiterhin können verschiedene Daten (z.B. persönlicher Einsatzplan, Zeitnachweis, etc.) durch den Mitarbeitenden abgerufen werden.
Die Administration und der Registrierungsprozess erfolgt durch die Key-User bzw. Planer direkt in WFM One. Bei speziellen Kundenwünschen können wir das Portal flexibel an Ihre Anforderungen anpassen.
Mehr Infos?
Gerne senden wir Ihnen weitere Infos zum Thema Personaleinsatzplanung Software zu.
