Personalkosten stellen für viele Unternehmen einen der größten Ausgabenposten dar. Doch Einsparungen müssen nicht zwangsläufig mit Stellenabbau verbunden sein. Mit den richtigen Maßnahmen lassen sich die Personalkosten nachhaltig senken, ohne die Mitarbeiterzahl zu reduzieren.
Rutscht ein Unternehmen in eine wirtschaftliche Krise oder sinken die Umsatzzahlen, müssen Kosten eingespart werden. Da die Lohnkosten einen beträchtlichen Anteil der Gesamtkosten ausmachen, gelangen diese häufig ganz oben auf die Liste der Sparmaßnahmen. Wenn Personalkosten reduziert werden müssen, ist der erste Gedanke üblicherweise der Stellenabbau. Doch nicht immer ist das eine gute Entscheidung, denn damit verliert das Unternehmen gleichzeitig auch kostbares Fachwissen. Zudem leidet das Betriebsklima und die Motivation der Mitarbeitenden unter der Angst davor, entlassen zu werden. Daher ist es für Arbeitgebende ratsam zunächst andere Maßnahmen zu ergreifen, um ihre Personalkosten zu senken.
Wir haben Ihnen effiziente Alternativen zusammengefasst, die einen Stellenabbau umgehen.
Mit einer intelligenten Workforce Management Software können Sie den Personaleinsatz bedarfsgerecht steuern. Durch präzise Planung lassen sich Überstunden vermeiden, und Engpässe werden rechtzeitig erkannt. Ein optimierter Schichtplan sorgt dafür, dass weder zu viele noch zu wenige Mitarbeitende eingeplant werden, was unnötige Kosten reduziert. Im Idealfall können Bedarfe in der Software hinterlegt bzw. hochgeladen werden.
Überstunden sind oft ein kostspieliger Faktor. Durch eine präzisere Planung und eine gleichmäßigere Verteilung der Arbeitslast lassen sich Überstunden reduzieren. Anstatt auf kostspielige Mehrarbeit zu setzen, kann eine bessere Kapazitätsplanung helfen, Spitzenzeiten effizient zu managen.
Eine einfache Lösung, um Personalkosten einzusparen, ist das Abfeiern von geleisteten Überstunden. Besonders in schwierigen Unternehmenslagen kann kurzfristig angeordnet werden, Überstunden durch einen Freizeitausgleich abzubauen. Dieser Termin muss den Mitarbeitenden jedoch frühzeitig angekündigt werden, damit diese entsprechend planen können. Wichtig dabei zu beachten ist, dass der Freizeitausgleich höher ausfallen muss, wenn der Arbeitgebende im Normalfall Überstundenzuschläge zahlt. Ein kurzfristiger Freizeitausgleich ist in der Regel kein Problem. Soll jedoch längerfristig auf vergütete Überstunden verzichtet werden, muss dies im Arbeits- oder Tarifvertrag oder aber einer Betriebsvereinbarung geregelt sein.
Flexible Arbeitszeitmodelle, wie Gleitzeit, Teilzeit oder Jobsharing, ermöglichen eine bessere Anpassung an betriebliche Erfordernisse. Dadurch können Unternehmen Kosten für Leerlaufzeiten einsparen und gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern.
Wenn bereits im Arbeitsvertrag eine Mindest- bzw. Höchstarbeitszeit vereinbart ist, kann diese in einer schlechten Auftragslage zu Gunsten des Unternehmens ausgereizt werden. Diese Lösung dient vor allem präventiven Sparmaßnahmen.
Darüber hinaus empfiehlt sich auch der Einsatz von Aushilfskräften, die bei Bedarf und abhängig von der Auftragslage unterstützend tätig sein können. Der Vorteil hierbei sind vor allem die geringeren Gehalts- und Sozialkosten im Vergleich zur Vollbeschäftigung.
Durch den Einsatz moderner Technologien lassen sich administrative Prozesse automatisieren und damit Zeit und Kosten einsparen. Self-Service-Portale für Mitarbeitende reduzieren den Verwaltungsaufwand in der HR-Abteilung, während digitale Arbeitszeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Trainingsmanagement Prozesse effizienter gestalten.
Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitenden freiwillige Leistungen wie beispielsweise Job-Tickets, Kinderbetreuungsangebote, Weiterbildungsmöglichkeiten oder Essenszuschüsse an. Wenn es um die Reduzierung der Personalkosten geht, können hier Streichungen vorgenommen werden. Hier ist jedoch Vorsicht geboten: Die Kürzungen können für Unruhe in der Belegschaft sorgen und sich negativ auf die Arbeitskultur auswirken. Hier ist es also besonders wichtig für Transparenz zu sorgen und geplante Änderungen angemessen zu kommunizieren.
Bei der Wahl der betreffenden Leistung empfiehlt es sich zuvor eine Analyse vorzunehmen: Welche Leistung wird am wenigsten in Anspruch genommen und auf welche können die Mitarbeitenden am ehesten verzichten? Anschließend sollten die Folgen und Auswirkungen in einem Monitoring-Prozess beobachtet werden.
Die Rekrutierung neuer Mitarbeitender ist teuer. Stattdessen lohnt es sich, bestehende Mitarbeitende weiterzuentwickeln und gezielt für neue Aufgaben zu qualifizieren. Schulungen und Trainingsprogramme tragen dazu bei, die Kompetenz im Unternehmen zu steigern und teure externe Einstellungen zu vermeiden.
Des Weiteren bietet die Bundesagentur für Arbeit unter bestimmten Voraussetzungen auch staatliche Fördermöglichkeiten an. Unter Anderem kann die Übernahme der Weiterbildungskosten für Mitarbeitende ab 50 Jahren beantragt werden. Muss ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin in Weiterbildung vertreten werden, dann übernimmt die Arbeitsagentur 50% des Entgelts und den Arbeitgeberanteil zu den Sozialabgaben, wenn für die Vertretung eine erwerbslose Person eingestellt wird.
Hohe Fehlzeiten kosten Unternehmen viel Geld. Maßnahmen zur Gesundheitsförderung, ergonomische Arbeitsplätze und flexible Arbeitszeiten können dazu beitragen, krankheitsbedingte Ausfälle zu minimieren und so die Produktivität zu steigern. Lesen Sie dazu unseren Blogartikel "Krankheitsbedingte Fehlzeiten: Wie Sie den Krankenstand reduzieren".
Wenn eine Auftragskrise länger andauert und der Abbau von Überstunden durch Freizeitausgleich und die Kürzung von freiwilligen Leistungen nicht mehr ausreichen, dann stellt die Einführung von Kurzarbeit eine geeignete Maßnahme dar. Gehen die Mitarbeitenden in Kurzarbeit, bedeutet dies, dass diese für einen bestimmten Zeitraum von der Arbeit freigestellt werden und dafür weniger Lohn erhalten. Unter bestimmten Voraussetzungen gleicht die Bundesagentur für Arbeit den Verdienstverlust der Arbeitnehmenden aus. Die Einführung der Kurzarbeit darf der Arbeitgebende jedoch nicht allein bestimmen. Alle Mitarbeitenden und der Betriebsrat, insofern es einen gibt, müssen zustimmen. Doch in vielen Fällen ist Kurzarbeit für alle Beteiligten die beste Option, da ansonsten häufig nur der Weg über eine langfristige Gehaltskürzung bleibt.
Wie genau die Einführung und Umsetzung der Kurzarbeit funktioniert, können Sie in unserem kostenlosen Leitfaden Kurzarbeit nachlesen.
Laden Sie sich den Leitfaden zum Thema "Kurzarbeit" herunter.
Die Reduzierung der Personalkosten ohne Stellenabbau erfordert eine strategische Herangehensweise. Durch den gezielten Einsatz von Workforce Management Software, flexiblen Arbeitszeitmodellen, Automatisierung und Qualifizierungsmaßnahmen lassen sich Kosten senken, ohne die Produktivität oder die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu beeinträchtigen. Unternehmen, die auf moderne Lösungen setzen, profitieren langfristig von mehr Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit.