Es ist Sommerferienzeit und vor allem Arbeitnehmende mit Kindern haben in dieser Zeit Urlaub. Für den Personalplanenden kann das im Vorfeld jedoch eine Herausforderung sein. Beschäftigte mit schulpflichtigen Kindern werden bevorzugt bei der Urlaubsplanung in den Schulferien, dennoch braucht der Betrieb genügend Mitarbeitende, um die zu tätigende Arbeit erledigen zu können. Darüber hinaus müssen ebenfalls die Ruhepausen und Belastungen der anderen Mitarbeitenden berücksichtigt werden. Wie soll das Funktionieren und was muss bei der Urlaubsplanung noch beachtet werden?
Es bestehen bei vielen Mitarbeitenden Wünsche, wann sie ihren Urlaub nehmen möchten. Allerdings müssen soziale Gesichtspunkte von Beschäftigten bei der Entscheidung, wessen Urlaubsantrag genehmigt wird, berücksichtigt werden.
Hierzu zählen auch die Schulferien, besonders die Sommerferien, bei denen den Mitarbeitenden mit schulpflichtigen Kindern (vor allem Kinder unter 14 Jahren) vorrangig Urlaub zustehen sollte. Das bedeutet nicht, dass Eltern automatisch immer in den Ferien den gewünschten Urlaub erhalten.
Im Bundesurlaubsgesetz heißt es, dass „bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen sind, es sei denn, dass ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen“ (§7 Abs. 1 S.1 BUrlG).
Da aus betrieblichen Gründen nicht alle Mitarbeitenden zum gleichen Zeitpunkt in den Urlaub können, muss eine Interessensabwägung erfolgen. Dabei sollten soziale Gesichtspunkte berücksichtigt werden. Dazu zählen:
Ein Beispiel wäre, dass der Partner nur in einem bestimmten Zeitraum frei bekommt. Dann hat der Mitarbeitende ein Vorrecht ebenfalls in dem Zeitraum Urlaub nehmen zu dürfen.
Außerdem steht dem Angestellten vorrangig Urlaub zu, wenn er an eine medizinische Vorsorge oder Rehabilitation einen Urlaub anschließen möchte. Dieses ist nach § 7 Abs. 1 S.2 BurlG eine Pflicht des Arbeitgebenden, wenn keine betrieblichen Gründe dagegensprechen.
Dringende betriebliche Belange können dafür sorgen, dass Urlaubswünsche nicht erfüllt werden können. Darunter zählen:
Im Regelfall wird in der Betriebsvereinbarung die Urlaubspriorität festgehalten. Bei Vorrangregelungen ist der Betriebsrat mitbestimmungspflichtig.
In einigen Unternehmen gibt es Urlaubslisten, in denen Angestellte sich eintragen können. Letztendlich gewährt immer der Vorgesetzte bzw. die Personalabteilungsleitung den Urlaub.
Die manuelle Urlaubsplanung und -verwaltung ist oft ein nervenaufreibende Spagat. Einerseits müssen betriebliche Belange gegen die persönlichen Wünsche der Mitarbeitenden abgewogen werden. Diese beiden Aspekte zu vereinen, birgt nicht nur ein hohes Fehlerpotenzial, sondern führt oft zu gefühlter Benachteiligung.
Eine digitale Urlaubsplanung löst diesen Konflikt elegant auf:
Maximale Zeitersparnis: Automatisierte Workflows gleichen Verfügbarkeiten und Fristen in Sekundenschnelle ab.
Garantierte Fairness: Objektive Kriterien und transparente Einsichten verhindern Bevorzugungen. Die Software stellt sicher, dass Urlaubsansprüche und Team-Interessen nach klaren Regeln für jeden nachvollziehbar vereint werden.
So wird Urlaubsplanung vom Konfliktherd zum Motivationsfaktor.
Mit unserer Software WFM One werden bei der Urlaubsplanung alle Aspekte berücksichtigt, die generell zu beachten sind und bei Ihnen individuell als relevant angesehen werden.
Grundlegend für die Planung sind die Stammdaten Ihrer Angestellten, in denen auch der Urlaubsanspruch hinterlegt ist. Es können Urlaubsquoten und Qualifikationsquoten für verschiedene Schichtgruppen angelegt werden sowie Urlaubskreise definiert werden. Diese dienen zur Gruppierung von Mitarbeitenden, um eine Unterdeckung bei der Planung sowie Konflikte zu verhindern. Durch die angegebene Urlaubs- und Qualifikationsquote kann das Programm prüfen, ob nicht bei zu vielen Angestellten aus dem gleichen Planungsbereich bzw. der gleichen Qualifikation Urlaub geplant wurde.
Des Weiteren können Sie die Gewichtung von Urlaubsanträgen der Mitarbeitenden festlegen. Damit werden die sozialen Gesichtspunkte bei der Urlaubsplanung berücksichtigt.
Es gibt viele weitere Parameter, die angegeben werden können, um die Planung und Verwaltung so individuell wie möglich zu gestalten. Das System wird diese durch Regelprüfungen beachten. Somit gestalten Sie einfach und individuell Ihre Urlaubsplanung.
Ihre Mitarbeitenden haben die Möglichkeit im WFM One Selfservice Portal ihre Urlaubsanträge zu stellen. Somit haben diese eine größere Eigenverantwortung, Flexibilität sowie Statusübersicht. Sie erhalten einen besseren Überblick über die gestellten Anfragen Ihrer Beschäftigten.
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