Wenn ein Dienstplan kurzfristig umgeändert wird, kann sich die Frage gestellt werden, ob Beschäftigte dazu verpflichtet sind, die Änderung anzunehmen.
Vor allem Schichtarbeitenden kommt diese Situation bekannt vor: Aufgrund einer plötzlichen Erkrankung eines Mitarbeitenden ruft der Arbeitgebende an und bittet um die spontane Übernahme der Frühschicht anstatt der vereinbarten Spätschicht am nächsten Tag.
Grundsätzlich gilt, dass Arbeitgebende oder Personalplanende den vereinbarten Dienstplan nicht einfach so ändern dürfen. Es sollte eine Vorankündigungszeit von vier Tagen geben. Diese gilt nicht nur im Fall der spontanen Änderung des Einsatzplanes, sondern auch bei spontan angeordneten Überstunden. Eine Ausnahme besteht bei einer betrieblichen Notwendigkeit. Dort darf der Arbeitgebende den Arbeitnehmenden spontan herbestellen oder nach Hause schicken. Dennoch muss diese Arbeitszeit vergütet werden.
Der Arbeitgebende übt durch die Bekanntgabe des Dienstplanes sein Weisungsrecht gemäß Paragrafen 106, S. 1 Gewerbeordnung (GeWo) aus. Da der Arbeitgebende das Privatleben des Arbeitnehmenden zu berücksichtigen hat, ist eine Abänderung des Einsatzplanes nach Veröffentlichung nicht einfach so durchführbar.
Für die Vorankündigungsfrist gibt es keinen Paragrafen, dennoch ist das Urteil des Amtsgerichts Berlin (Urteil vom 5. Oktober 2012, Az. 28 Ca 10243/12) maßgebend. Dieses spricht sich für eine Vorankündigungsfrist von vier Tagen aus. Dabei bezieht sich das Amtsgericht Berlin auf die gesetzliche Vorwarnfrist für Teilzeitbeschäftigte, die „Arbeit auf Abruf“ (gemäß § 12, Abs. 2, TzBfG) leisten.
Es kann vorkommen, dass eine spontane Erkrankung eines Arbeitnehmenden dafür sorgt, dass Personalmangel im Betrieb vorherrscht. Ein anderes Szenario wäre, dass zum Beispiel in eine Gastronomie mehr Gäste kommen als zuvor erwartet und dadurch zu wenig Personal vorhanden ist. Was passiert dann? Kann der Arbeitgebende die Arbeitnehmenden verpflichten zu kommen?
Dieses ist generell nicht möglich, da der Arbeitgebende für genügend Personal sorgen muss. Das ist auch der Fall, wenn der Personalmangel aufgrund einer kurzfristigen Erkrankung nicht vorhersehbar war. Das bedeutet, dass Arbeitnehmende den Einsatz ablehnen können, ohne Angst vor einer Abmahnung wegen Arbeitsverweigerung zu haben.
Wenn der Arbeitgebende den Arbeitnehmenden auffordert, Überstunden am gleichen Tag zu machen, können Beschäftigte diesen Wunsch ablehnen. Auch hier gilt die Vorwarnfrist, die besagt, dass vier Tage zuvor über die Überstunden an dem Stichtag informiert werden muss. Diese Regelung gilt auch wenn der Arbeitsvertrag Überstunden vorsieht.
Darf der Arbeitgebende den Arbeitnehmenden vorzeitig nach Hause schicken? Der Arbeitgebende darf den Arbeitnehmenden nicht einfach aufgrund eines Mangels an Arbeit oder Ähnlichem nach Hause schicken und verlangen, dass die Stunden an einem anderen Tag nachgeholt werden sollen. Er darf ein kurzfristiges Heimschicken nur in Ausnahmen anordnen, wenn betriebliche Umstände vorliegen, die das Arbeiten nicht weiter möglich machen (z. B. Ausfall einer Maschine). Trotz alledem muss der Arbeitgebende den Beschäftigten für den gesamten Tag vergüten, da er das Risiko für diese Art von Betriebsstörungen trägt.
Es gibt kein Gewohnheitsrecht bei Schichtzeiten – Das bedeutet, dass Arbeitnehmende sich nicht darauf berufen dürfen, dass sie seit Jahren immer im Frühdienst eingeteilt sind. Wenn z. B. der Arbeitgebende den Beschäftigten auffordert, in zwei Wochen die Spätschicht zu übernehmen, kann der Arbeitnehmende sich nicht auf das Gewohnheitsrecht stützen. Demnach ist eine Aufforderung in diesem Sinne zulässig.
Eine Ausnahme gibt es, wenn eine bestimmte Schicht vertraglich festgelegt wurde.
Die Personalschichtplanung stellt oftmals eine große Aufgabe dar. Sind genügend Mitarbeitende in jeder Schicht eingeteilt? Und das auch, wenn ein Beschäftigter spontan ausfällt? Sind zwischen den Schichten des einzelnen Arbeitnehmenden ausreichend Ruhepausen? Diese Fragen und viele weitere müssen Personalplanende bei der Erstellung berücksichtigen.
Eine große Erleichterung bringt eine Software für die Personaleinsatzplanung. Zuerst werden beliebig viele Schichtmodelle abgebildet. Das bedeutet, dass Wechselschichten, komplexe Schichtmodelle oder auch individuell auf einzelne Personen angepasste Schichtmodelle definiert werden können.
Mit einer Software geht die Planung schnell und automatisch und berücksichtigt alle gesetzlichen sowie selbst definierten Regelungen. Hierbei ist es möglich, Ressourcen zu hinterlegen, die auf den Arbeitsplätzen benötigt werden. Die Mitarbeitenden, die diese Ressourcen (z. B. Gabelstapler Führerschein) erfüllen, werden auf diese Arbeitsplätze passend eingeteilt.
Außerdem ist die Planung übersichtlich, da auf einen Blick die geplante Schichtwoche mit Mitarbeitenden und deren Schichten angezeigt wird.
Es kann ebenfalls ganz einfach ein Einsatztausch durchgeführt werden. Mit ein paar Mausklicken kann dieses vollzogen werden. Auch hierbei wird eine Regelprüfung durchgeführt. Es wird geprüft, ob die Mitarbeiter über eine ggf. erforderliche Qualifikation für den ausgewählten Arbeitsplatz verfügen oder ob im Personalstamm auf dem Register Vertretungen ggf. eine Sperre für den ausgewählten Arbeitsplatz definiert wurde. Die Ergebnisse der Regelprüfungen werden übersichtlich ausgegeben.
Die Schichtplanung mit einer Software für die Personaleinsatzplanung kann einfach und automatisch gestaltet werden. Durch die übersichtliche Planung kann die Situation einer Unterbesetzung umgangen werden. Bei kurzfristigen, nicht planbaren Ausfällen schlägt die Software einen bestmöglichen Ersatz vor.
Weitere Vorteile einer digitalen Schichtplanung finden Sie hier.