Ob Homeoffice, Schichtbetrieb oder der zunehmende Fachkräftemangel – Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, ihre Mitarbeitenden flexibel und effizient einzusetzen. Eine leistungsfähige Workforce Management Software kann dabei entscheidend helfen. Doch welche Lösung passt wirklich zu den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens?
In diesem Vergleich stellen wir fünf etablierte Anbieter vor: WFM One von p.l.i. solutions, Personio, SAP SuccessFactors, UKG (ehemals Kronos) und ATOSS - und zeigen, warum WFM One für viele Unternehmen die clevere und zukunftssichere Wahl ist.
Workforce Management Systeme (WFM-Systeme) sind Softwarelösungen, die wesentliche zentrale HR-Prozesse wie z. B. Personalverwaltung, Einsatzplanung und Abwesenheitsmanagement durch integrierte Funktionen umfassend unterstützen und zum Teil automatisieren. Sie dienen als zentrale Datenquelle und schaffen so eine verlässliche Grundlage für Analysen, Berichte und strategische Entscheidungen.
Darüber hinaus ermöglichen moderne WFM-Systeme eine bessere Übersicht über Mitarbeiterkapazitäten, verbessern die Planungsgenauigkeit und erhöhen die Effizienz im Personalmanagement. Funktionen zur Echtzeitüberwachung und -anpassung helfen Unternehmen, flexibel auf kurzfristige Veränderungen zu reagieren und die Mitarbeiterzufriedenheit durch transparente und faire Arbeitszeitmodelle zu erhöhen.
| Szenario | Empfohlene Lösung |
|---|---|
| Startup / kleiner Mittelstand | Personio |
| Global agierender Konzern | SAP SuccessFactors |
| Schichtbetrieb inkl. Integration Zeitwirtschaft | WFM One, ATOSS, UKG |
| Öffentlicher Dienst / Compliance-getriebene Branche | WFM One, ATOSS, UKG |
| Maßgeschneiderte Enterprise Lösung | WFM One |
| Schnell wachsende Unternehmen | WFM One |
Effiziente Schicht- und Dienstplanung unter Berücksichtigung von Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Arbeitszeitmodellen und rechtlichen Vorgaben.
Erfassung von Arbeitszeiten, Pausen, Überstunden und Abwesenheiten – manuell, per Terminal oder mobil.
Verwaltung und Genehmigung von Urlaub, Krankheit, Homeoffice und sonstigen Abwesenheiten mit digitalem Antrags- und Genehmigungsworkflow.
Mitarbeitende können eigenständig Zeiten erfassen/einsehen, Urlaube beantragen, Pläne einsehen und Schichten tauschen.
Auswertung von Personaldaten, Zeitkennzahlen und Auslastungen zur Identifikation von Optimierungspotenzialen sowie zur Prognose von Personalbedarf und Planungssicherheit.
Diese Kernfunktionen sorgen für Transparenz, Effizienz und Rechtssicherheit im Personalmanagement.
Eine moderne Workforce Management Software bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Die wichtigsten auf einen Blick:
Workforce Management Software hilft Unternehmen dabei, ihre Personalkosten zu senken. Durch die automatische Einsatzplanung und die Verfolgung von Auslastungs- und Optimierungsraten wird sichergestellt, dass die passende Anzahl an Mitarbeitenden zur richtigen Zeit eingeplant ist. Überstunden können so reduziert und Personalbudgets gezielt gesteuert werden. Außerdem entlastet die Automatisierung HR-Manager:innen von zeitaufwendigen, operativen Aufgaben wie der manuellen Dienstplanerstellung, sodass sie sich stärker auf andere Themen konzentrieren können.
Eine transparente und faire Arbeitszeitplanung wirkt sich positiv auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden aus. Eine vorausschauende Planung und eine automatisierte Urlaubsverwaltung tragen dazu bei, Überstunden zu vermeiden und die Work-Life-Balance zu verbessern.
Funktionen wie die automatische Schichtplanung sorgen dafür, dass Teams, zum Beispiel in internen Helpdesks oder Kundensupportabteilungen, effizient arbeiten können. Außerdem sparen Führungskräfte Zeit, indem sie mit wenigen Klicks optimierte Dienstpläne erstellen können.
Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass Unternehmen mithilfe von Verlaufs- und Echtzeitdaten den Personalbedarf, Schulungsmaßnahmen, Ressourcenzuteilung und langfristige Organisationsziele planen sowie frühzeitig auf Trends reagieren können.
Workforce Management Software unterstützt Unternehmen dabei, gesetzliche Vorgaben wie Arbeitszeitgesetze, Ruhezeiten, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen zuverlässig einzuhalten. Automatische Prüfmechanismen und Warnhinweise helfen dabei, Verstöße zu vermeiden – das reduziert Haftungsrisiken und schafft Sicherheit für HR-Abteilungen und Führungskräfte. Besonders in regulierten Branchen ist dies ein entscheidender Mehrwert.
WFM One bietet flexible Module, zum Beispiel für Personaleinsatzplanung, Employee Self Service, Zeiterfassung, Projekt-Zeiterfassung, Zutrittslösung und Trainingsmanagement. Durch diese Flexibilität können Unternehmen die Software individuell auf ihre Bedürfnisse anpassen und bei Bedarf erweitern. WFM One bietet eine sehr gute Skalierbarkeit.
WFM One lässt sich flexibel in bestehende Systemlandschaften integrieren – über standardisierte Schnittstellen oder individuell anpassbare APIs. Die Lösung ermöglicht eine nahtlose Anbindung an ERP-, Lohnabrechnungs- und Zutrittssysteme sowie gängige HR-Software. Dank modularer Architektur kann die Integration schrittweise erfolgen, ohne bestehende Prozesse zu stören.
Die Software nutzt aktuelle Technologien, um eine intuitive Benutzererfahrung zu gewährleisten. Funktionen wie Echtzeit-Dashboards unterstützen Unternehmen dabei, ihre Prozesse effizient zu gestalten und fundierte Entscheidungen zu treffen.
WFM One ist für eine Vielzahl von Branchen geeignet, darunter Logistik, Produktion, Einzelhandel, Dienstleistungen, Health-Care, IT-Services. Darüber hinaus lässt sich die Software flexibel an die Anforderungen weiterer Branchen anpassen.
Das Trainingsmanagement-Modul von WFM One unterstützt Unternehmen dabei, Qualitätsmanagement-Anforderungen zu erfüllen.
Alle verglichenen HR- und Workforce Management Lösungen haben ihre Stärken – von der schnellen Einführung bei Personio bis zur Konzernfähigkeit von SAP SuccessFactors. WFM One überzeugt jedoch durch seine besondere Flexibilität, die Kombination aus leistungsstarker Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung, Zutrittskontrolle und Trainingsmanagement sowie durch die Möglichkeit und DSGVO-konforme Lösungen bereitzustellen. Für Unternehmen, die eine individuell anpassbare, modulare Lösung suchen, die sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lässt und gleichzeitig zukunftssicher entwickelt wird, ist WFM One die beste Wahl.