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Neuigkeiten | p.l.i. solutions

Informationen zu Themen wie Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung, Events von p.l.i. solutions

Krankmeldungen übersichtlich verwalten


Im Winter rollt die Grippewelle an und die Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigungen häufen sich. Mit PROCESS HR lassen sich diese einfach ins System einpflegen und übersichtlich verwalten.

Ausschnitt AU-Bescheinigung


Meldet sich ein Arbeitnehmer telefonisch krank, so wird diese Information vom Abwesenheitsadministrator in PROCESS HR erfasst. Liegt die AU-Bescheinigung vor, kann diese über identische Felder in der Software erfasst werden. Für die Mitarbeiter-Suche gibt es eine komfortable Suchfunktion nach Name bzw. Versicherungs-Nr., mit der z.B. auch Kinder mit abweichendem Familiennamen gefunden werden können (soweit diese im System eingepflegt wurden). Zum Archivieren des Originals kann ein Ausdruck mit Barcode zur Identifizierung des Mitarbeiters erstellt werden, mit dem der AU-Beleg eingescannt und in PROCESS HR hinterlegt wird. Sobald eine AU-Bescheinigung erfasst wurde, ändert sich das Abwesenheits-Kennzeichen in der Planungsübersicht. Bei dem Prozess kann eine Folgeerkrankung markiert werden und unterstützt so die Erkennung von Mitarbeitern, bei denen Krankengeld gezahlt werden muss.

Eine chronologische Übersicht über Fehlzeiten einzelner Personen, Abteilungen oder des gesamten Unternehmens in definierbaren Zeiträumen erhalten Sie über die Berichtsfunktion.

PROCESS HR unterstützt Sie zudem bei der Organisation von Vertretungen über die Qualifikationsverwaltung. Somit schaffen Sie die Grundlage für ein effizientes Fehlzeiten-Management. Die Verwaltung und Auswertung von krankheitsbedingten Abwesenheiten sowie die Archivierung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen erfolgt übersichtlich und transparent.

Hardware für Zeiterfassung von p.l.i. solutions

Einfache Arbeitszeit-Erfassung und Zutrittskontrolle in einem. Ein- und Ausloggen per Fingerabdruck, Transparenz für alle Beteiligten. Das und mehr leistet die Hardware zur Zeiterfassung von p.l.i. solutions, die das Unternehmen aus Verl jetzt vorgestellt hat. Tragbare Geräte für die elektronische Datenerfassung bietet p.l.i ebenso an wie stationäre Terminals.

zeiterfassung hardware

„Die Entwicklung war für uns der nächste logische Schritt“, sagt Oliver Meyer, geschäftsführender Gesellschafter. Software für Zeiterfassung, Projektzeiterfassung und Personaleinsatzplanung entwickelt und vertreibt p.l.i schon seit Jahren international. „Uns erreichten immer wieder Anfragen von Kunden, die sich für die Zeiterfassung robuste Hardware mit einem breiten Funktionsspektrum wünschten“, sagt Meyer. Diesen Kunden kann p.l.i. nun eine Reihe von Lösungen präsentieren.

Robuste Funktionsvielfalt, schnell geliefert

Allen denkbaren Anforderungen in der Zeit- und Datenerfassung sowie der Zutrittskontrolle sind die Lösungen von p.l.i. gewachsen. Über Zusatzmodule oder Upgrades muss sich der Kunde keine Gedanken machen. Er kauft das Grundgerät, stellt ein, was er damit machen will, fertig. Neben der Funktionsvielfalt nennt Meyer weitere Argumente für Zeiterfassungs-Hardware aus Deutschland: „Das Preis-Leistungsverhältnis kann sich sehen lassen, die Lieferzeit auch: vier bis fünf Tage, unabhängig von der gewünschten Ausstattung.“

Ob stationär oder mobil, Hardware für Zeiterfassung hilft jedem Unternehmen, die Arbeitszeit der Mitarbeiter übersichtlich, transparent und unkompliziert abzurechnen. Indirekt dienen solche Geräte der Zufriedenheit unter den Mitarbeitern: Jeder sieht auf Knopfdruck sein Stundenkonto, seine Urlaubs- und Arbeitszeiten. Die vielerorts alltäglichen Rückfragen bei der Personalabteilung bleiben aus, wenn die Arbeitszeit elektronisch erfasst wird. Das Unternehmen muss weniger Ressourcen für Planung und Abrechnung aufwenden.

Zugangskontrolle: mit dem Einloggen öffnet sich die Tür – oder eben nicht

Zugangskontrolle ist eine weitere Funktion der Hardware, die relevant wird, sobald eine Lösung für Zeiterfassung in sensiblen Abteilungen oder Gebäuden gefragt ist. Mit dem Einloggen erfolgt der Zugang – oder eben nicht. Das Einloggen per Fingerabdruck ist die wahrscheinlich bequemste Methode, aber bei weitem nicht die einzige. Passwort, Magnetstreifen, Barcode oder Transponder sind Alternativen, für die die p.l.i.-Hardware gerüstet ist.

Wissenstransfer und Kommunikation

Geschäftsprozesse organisieren und optimieren, Workforce- und IT-Management, das sind die Arbeitsfelder der 2001 gegründeten p.l.i. solutions GmbH mit Sitz in Verl (Ostwestfalen) und München. p.l.i. entwickelt und vertreibt Software und berät Unternehmen aus zahlreichen Branchen. Auf der Höhe der Zeit, womöglich schon etwas weiter, ist p.l.i durch eigene Forschung und konsequente Zusammenarbeit mit Hochschulen. Wissenstransfer und Kommunikation betreibt p.l.i., indem das Unternehmen regelmäßig zu Seminaren einlädt – und zum Netzwerken, beim „Business Breakfast“.

Projektzeiterfassung und Projekt Controlling: Begriffserklärung und Vorteile einer passenden Software Lösung

Projekt Controlling erfordert eine genaue Erfassung geleisteter Arbeitszeiten. Kostenabrechnungen können gegenüber externen Projektkunden und zwischen verschiedenen Fachabteilungen eines Unternehmens nur auf der Grundlage stets aktueller Arbeitszeitdaten erstellt werden. Hoch entwickelte Zeiterfassungssoftware ermöglicht eine zeitnahe, zuverlässige und effiziente Erfassung von Arbeitszeiten an stationären PC-Arbeitsplätzen, aber auch über mobile Eingabegeräte.

Projektzeiterfassung und Projekt Controlling: Leistungsmerkmale moderner Zeiterfassungssoftware

Moderne Zeiterfassungssoftware ermöglicht nicht nur "Kommen"- und "Gehen"-Buchungen sowie Abwesenheits- und Dienstplanungen unter Einbeziehung des dafür erforderlichen Antragswesens, sondern auch tätigkeits- und projektbezogene Arbeitszeitdaten. In die Zeiterfassungssoftware kann zudem auch ein Zugangskontrollsystem integriert werden.

Autorisierten Nutzern des Zeiterfassungssystems (z. B. Vorgesetzten und Mitarbeitern) wird jederzeit ein Zugriff auf aktuelle Zeitsalden und Urlaubsguthaben erlaubt. Moderne Zeiterfassungssoftware enthält immer häufiger auch Schnittstellen zu mobilen Zeiterfassungsgeräten wie Tablet PCs, Laptops oder Smartphones, die eine Zeitdatenerfassung auch an außerhalb eines Unternehmens befindlichen Arbeitsplätzen gewährleisten.

Projektzeiterfassung Software PROCESS PC - Einführung (Video)

Vorteile einer Software für die Projektzeiterfassung

Zeiterfassungssoftware ermöglicht Prozessvereinfachungen und Kostenentlastungen bei gleichzeitiger Verbesserung der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit. Eine softwaregestützte Zeiterfassung schafft die notwendige Transparenz, um Abweichungen von der Projektplanung frühzeitig erkennen und gegensteuernde Maßnahmen auch hinsichtlich einzelner Arbeitsprozesse ergreifen zu können. Die Echtzeiterfassung von Daten eröffnet schnellere Reaktionsmöglichkeiten als dies bei zunächst papierhaft erfassten Daten möglich wäre. Auch eine Wirtschaftlichkeitsanalyse von Projekten kann durch Untersuchung der zu einzelnen Tätigkeitsarten eingegebenen Daten präziser durchgeführt werden. Innerhalb eines Projektes mittels Zeiterfassungssoftware festgestellte Planabweichungen lassen sich zudem bei der Entwicklung künftiger Projekte berücksichtigen.

Zu den weiteren Vorteilen einer Zeiterfassungssoftware gehört, dass sie den termingerechten Einsatz einer erforderlichen Anzahl passend qualifizierter Mitarbeiter erleichtert. Zu den Arbeitskosten gehören nicht nur Lohn- und Gehaltszahlungen einschließlich von Lohnnebenkosten, sondern auch Aufwendungen, die durch Unter- oder Überbelastung von Mitarbeitern zeitlicher oder inhaltlicher Art entstehen.

Zeiterfassungssoftware unterstützt einen nach Art und Umfang der Anforderungen optimalen Mitarbeitereinsatz. Eine verbesserte Produktivität und Zufriedenheit von Mitarbeitern verringert die Aufwendungen, die einem Unternehmen durch Fluktuation und zusätzlich erforderliche Einarbeitung von Mitarbeitern entstehen. Aus den in der Vergangenheit erhobenen Daten kann eine "Workforce Management Software", die für einen optimierten Einsatz von Personal- und Sachressourcen sorgt, den künftigen Mitarbeiterbedarf eigenständig ermitteln, so dass der Personaleinsatz betriebswirtschaftlich optimiert wird und Mitarbeiter angemessen ausgelastet werden.

Minutengenau in Echtzeit erfasste Daten ersetzen papierhafte Formulare. Angebotskalkulationen, Fakturierung und Gehaltsabrechnung werden auf der Grundlage einer softwaregestützten Zeiterfassung automatisiert erstellt und inhaltlich optimiert. Die Reduzierung der Datenerfassung auf die unbedingt benötigten Informationen führt außerdem zu erhöhter Datensicherheit. Gegenüber Kunden kann stets ein transparenter Tätigkeitsnachweis geführt werden. Ferner stehen erforderliche Daten bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt jederzeit abrufbereit zur Verfügung.

 

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Workforce Management – wieder ein neuer Modebegriff?

Ein Stück weit ergibt sich bereits aus der Bezeichnung, welche Art von Vorgängen unter dem Namen Workforce Management zusammengefasst werden – doch wer in Erfahrung bringen möchte, ob sich diese Strategien auch im eigenen Unternehmen gewinnbringend einsetzen lassen, bekommt schnell den Eindruck, Workforce Management wäre bloß etwas für Callcenter: Lange Zeit wurde der Ausdruck vor allem in diesem Bereich verwendet, ein großer Teil der Literatur zum Thema spezialisiert sich auf die Optimierung von Arbeitsabläufen in Telefonzentralen. Erst in den letzten Jahren fand eine Begriffsverschiebung statt. Häufig ist seitdem auch von Workforce Optimisation die Rede: Neben der Organisation von Arbeitsabläufen schließt diese allgemeinere Bezeichnung auch Bereiche des Wissensmanagements mit ein.

PEP Workforce Management PROCESS HR Software Personaleinsatzplanung

Doch zunächst einmal beschreibt Workforce Management – so, wie der Begriff heute verwendet wird – nichts weiter als das, was am Arbeitsplatz ohnehin schon immer versucht wurde: die Arbeitskraft und das Wissen von Mitarbeitern so einzusetzen, dass Aufgaben möglichst schnell und effizient erledigt werden. Zeitpläne im Überblick zu behalten, Budgets zu kalkulieren, Teams zu managen und zu entscheiden, welcher Mitarbeiter mit welcher Aufgabe betraut wird, in kritischen Situationen schnell reagieren zu können – zwar ist nichts davon wirklich neu, doch Workforce Management ermöglicht es, diese Prozesse zu standardisieren, eine größere Anzahl von Faktoren miteinzubeziehen und Entscheidungen schneller zu treffen. Auf die richtige Weise eingesetzt, können diese Strategien einem Unternehmen zu entscheidenden Vorteilen gegenüber der Konkurrenz verhelfen.

Das Arbeitsvolumen in das richtige Verhältnis zu der Anzahl der Mitarbeiter zu setzen, Pläne für den aktuellen Arbeitstag oder für längere Zeiträume zu erstellen (manchmal aber auch nur für eine kurze Krisensituation), Statistiken über erledigte Aufgaben und die dafür benötigte Zeit zu erstellen – all dies kann sich jedoch zu einem Bündel äußerst komplexer Aufgaben entwickeln: Schon bald sind so viele Variablen im Spiel, dass die Abläufe im Unternehmen nur noch mithilfe einer Software im Überblick behalten werden können.

Welche Art von Programmen eignet sich für Workforce Management? Grundsätzlich kann bereits eine herkömmliche Software zur Aufgabenverwaltung oder eine Tabellenkalkulation ausreichen. Doch erst speziell für das Workforce Management angefertigte Programme unterstützen ihren Benutzer aktiv darin, Kosten zu optimieren, neue Strategien zu entwickeln und gleichzeitig die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden auf einem möglichst hohen Niveau zu halten. Nicht zuletzt kann sie dabei helfen, gelegentlich über den eigenen Tellerrand zu schauen und gewohnte Denkweisen und Arbeitsabläufe zu durchbrechen, indem Erfolge und Misserfolge aus der Vergangenheit analysiert oder verschiedene Szenarien durchgespielt werden.

Weitere Informationen: Workforce Management: Personaleinsatzplanung, Istzeiterfassung, Projekt Controlling, Prämienlohn, Zeitwirtschaft

Standard Software für Personaleinsatzplanung und Istzeiterfassung: Ungeahntes Potenzial für effiziente Prozesse

Prozesse optimieren, Schnittstellen reduzieren, Bearbeitungszeiten verkürzen und ein engagiertes Dienstleistungsunternehmen mit rund 50 Mitarbeitern fit für die Zukunft machen: Das war die Herausforderung, vor die sich die p.l.i. solutions GmbH aus Verl im Rahmen eines Kundenauftrags gestellt sah. Die Aufgabe wurde innerhalb kürzester Zeit zur vollen Zufriedenheit des Kunden gelöst. Das Geheimnis hinter dem wegweisenden Konzept des Unternehmens aus Verl sind seine ambitionierten Mitarbeiter, die unter Verwendung von gängigen Standard Software Tools eine passgenaue Lösung für jedes Projekt erarbeiten und diese auch gleich in die Praxis umsetzen. Das garantiert höchste Funktionalität ohne unerwartete Störungen im Betriebsablauf.

Am Anfang stand der dedizierte Wunsch eines Dienstleistungsunternehmens im Service-Bereich, alle internen und externen Serviceprozesse auf den Prüfstand zu stellen. Eine Reduzierung der Schnittstellen zu den eigentlichen Kernprozessen sowie zu den Führungsaufgaben sollte ebenso erreicht werden wie eine Vereinfachung der komplexen Unterstützungsprozesse. Mit Hilfe einer optimierten Teamorganisation sollte die Ablauforganisation modernisiert werden, die Aufbauorganisation der etwa 50köpfigen Mannschaft sollte ebenso überarbeitet und auf ein modernes Fundament gestellt werden. Aus der Optimierung aller Prozesse sollte letztlich insbesondere eine Verkürzung der Bearbeitungszeiten resultieren, gleichzeitig waren alle Serviceprozesse revisionssicher zu dokumentieren, um als Grundlage für die Abrechnung von außerordentlichen Dienstleistungen an den Kunden zu fungieren.

PROCESS PC Projekt Istzeiterfassung Übersicht

Möglich wurde das durch den Einsatz einer Standard Software für die Mitarbeiterplanung sowie durch die Einführung einer CRM Kundenmanagement Software. Die Erfassung aller Arbeitszeiten über die Software PROCESS PC legte schließlich die Grundlage für die revisionssichere Abrechnung aller Dienstleistungen an den Kunden. Es entstand eine maßgeschneiderte Lösung für den individuellen Kundenwunsch, die aus der passgenauen und reibungsfreien Verzahnung aller Prozesse und der zugehörigen IT besteht. Das garantiert dauerhaft störungsfreie Prozesse über die gesamte Produktionskette von der Personalplanung bis zur Abrechnung an den Kunden.

PROCESS HR Personaleinsatzplanung Übersicht

Als Herzstück der Personaleinsatzplanung setzt die p.l.i. solutions GmbH auf die PROCESS HR Software. Sie ermöglicht einen flexiblen Einsatz aller Ressourcen, unabhängig von der Größe des Unternehmens. Schon kleine Firmen mit einer Mitarbeiteranzahl im geringen zweistelligen Bereich optimieren mit der PROCESS HR Software ihren Mitarbeitereinsatz, das System ist dabei flexibel einsetzbar und ausbaufähig und kann auch in Großbetrieben problemlos verwendet werden. Insbesondere die Einsatzplanung für Einzelschichten und Wechselschichten ist mit der professionellen Software durchzuführen, Gleiches gilt für die manuelle Planung auf Tages-, Wochen- und Monatsbasis.

Ein Abgleich der Soll-Ist-Kapazität erleichtert die Reaktion auf kurzfristige Schwankungen in der Produktion, eine Grob- und Feinplanung mit täglicher Anwesenheitskontrolle ermöglicht die Kontrolle von An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter. Die automatische Generierung von Planungsvorschlägen sorgt für eine effiziente Jahresurlaubsplanung, die insbesondere auf die Wünsche der Mitarbeiter ausgerichtet sein kann. Eine automatisierte Mitarbeitereinsatzplanung rundet das Potenzial der zukunftsweisenden Standard Software ab und vereinfacht die Planung des Stammpersonals.

Schlanke und effiziente Prozesse des Kundenmanagements ergeben sich aus dem Einsatz der CRM Kundenmanagement Software. Die automatisierte Bearbeitung aller Anfragen per Mail und die Datenspeicherung im CRM System als Support Anfrage bilden die Basis für eine effiziente und zielgerichtete Bearbeitung jeder Kundenanfrage unter Berücksichtigung kürzester Durchlaufzeiten. Falls nötig, können geleistete Arbeitszeiten mit dem zukunftsweisenden System PROCESS PC erfasst werden. Damit sind Zusatzdienstleistungen für Kunden ebenso schnell wie sicher zu belegen und abzurechnen.

Mit ihrem ebenso effizienten wie kundenorientierten Ansatz blickt die p.l.i. solutions GmbH seit dem Jahr 2001 auf eine erfolgreiche Geschäftsentwicklung zurück. Eine kontinuierliche Innovationsbereitschaft bildete von Beginn an die Basis für ein organisches Wachstum, das durch die hohe Fachkompetenz der Mitarbeiter getragen wird. Angesichts der immer kürzeren Halbwertzeit von Kompetenzen in der IT-Branche setzt das Unternehmen erfolgreich auf ständige Fortbildung und auf ein Arbeitsklima, das jedem Mitarbeiter einen individuellen Entfaltungsspielraum bietet. Doch insbesondere der Verzicht auf wettbewerbsfähige Renditeerwartungen legt die Basis für ein nachhaltiges und organisches Wachstum, dem sich das inhabergeführte Unternehmen dauerhaft verpflichtet fühlt.

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