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Informationen zu Themen wie Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung, Events von p.l.i. solutions

Personaleinsatzplanung Software - Warum sie unverzichtbar ist

Getreu dem Motto „Früher ging es doch auch ohne“, wird die Einführung einer Software für Personaleinsatzplanung oft gescheut. Einstiegskosten und Anlaufprobleme - die Quittung für eine Veränderung ist auf den ersten Blick sehr hoch. Auf lange Sicht betrachtet werden sich diese anfänglichen Einbußen jedoch um ein Vielfaches rentieren. Wir haben die wichtigsten Gründe für den Einsatz einer Personaleinsatzplanung für sie zusammengestellt:

Werden sie „Everybodys Darling“. Gerade die Führungsebene, welche überwiegend aus Strategen und Zahlenmenschen besteht, bemängelt im Personalbereich oft fehlende strategische Kompetenz. Sie wünschen sich von den Personalern mehr Weitblick und Unterstützung im Bereich der Personalplanung und -entwicklung. Mit einer digitalen Personaleinsatzplanung lassen sich diese Wünsche schnell und einfach erfüllen. Die Software macht es möglich, alle Beteiligten mit den nötigen Informationen zu versorgen und hilft u.a. in Bereichen wie Qualifikation, HR-Verwaltung, Vertretungsrechte, Jahresurlaubsplanung, Reporting, Archivierung und Analyse. Somit sind Sie in der Lage, proaktiv und regelmäßig valide Zahlen zu liefern und können so zu übergeordneten Zielen beitragen. Ihre Geschäftsführung wird es Ihnen danken.

Reduzieren sie Kosten und schonen sie die Umwelt. Stapelweise Formulare, Kopien für Kollegen, monatliche Abrechnungen für jeden Mitarbeiter und Handouts für Besprechungen. Dafür wird eine ganze Menge Papier, Toner und Tinte verbraucht, wobei vieles davon letztendlich im Papierkorb landet. Über die Personaleinsatzplanung haben sie alle nötigen Informationen in digitaler Form jederzeit abrufbar und können diese weitergeben. Sie sparen eine Menge Papier, schonen die Umwelt sowie das Budget und reduzieren ganz nebenbei das Zettelchaos auf ihrem Schreibtisch.

Schalten Sie einfach mal ab, denn jeder weiß Bescheid. Die dauerhafte Erreichbarkeit auch im Urlaub und am Wochenende ist heutzutage weit verbreitet und einer der Hauptgründe für Stress. Sie wissen genau in welchem Ordner die Urlaubsanträge abgeheftet sind und in welchem Verzeichnis Ihres Computers sich die Arbeitsunfähigkeitsformulare befinden. Soweit so gut - aber wissen Ihre Kollegen das auch? Mit einer digitalen Personaleinsatzplanung sind alle diese Daten zentral gespeichert und jederzeit abrufbar. Jeder Kollege hat festgelegte Zugriffsrechte und kennt sich in seinem Benutzerkonto aus. Die Kollegen haben alles im Blick und sie können auch mal (alle anderen Geräte) abschalten.

Mit langwierigen Prozessen machen Sie kurzen Prozess. Bei herkömmlichen Dateien wie Excel oder Word kann immer nur eine Person diese bearbeiten. Kopien werden erstellt und verschickt, jeder gibt seinen Senf dazu. Nach vielen Telefonaten und kursierenden E-Mails erhalte Sie verschiedene Versionen zurück und dürfen diese erneut zusammenfassen. Das kostet Zeit und vor allem Nerven. Mit einer Personaleinsatzplanung können beliebig viele Personen parallel etwas bearbeiten und Änderungen können von jedem nachvollzogen werden. Feedbacks können über das System selber erfolgen und Daten auch an Externe, wie z.B. ein Steuerbüro, über eine Schnittstelle weitergegeben werden.

Machen Sie die Mitarbeiter Ihres Unternehmens stolz und glücklich. Grade jüngeren Leuten ist es wichtig, in einem technisch fortschrittlichen Unternehmen zu arbeiten. Die Arbeit bei einem angesehenen und innovativen Arbeitgeber wird gerne von den Mitarbeitern nach außen getragen. Tool-gestützte Arbeit sowie ein Self-Service-Portal sind angesagt. Staubige Aktenordner passen nicht mehr ins Bild. Mit einer Software für Personaleinsatzplanung praktizieren Sie das, was viele Arbeitgeber gerne nach außen vorgeben. Sie sind ein digitales, nachhaltiges und transparentes Unternehmen, welches sich um seine Mitarbeitenden kümmert.


Personalplanung


Krankmeldungen übersichtlich verwalten


Im Winter rollt die Grippewelle an und die Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigungen häufen sich. Mit PROCESS HR lassen sich diese einfach ins System einpflegen und übersichtlich verwalten.

Ausschnitt AU-Bescheinigung


Meldet sich ein Arbeitnehmer telefonisch krank, so wird diese Information vom Abwesenheitsadministrator in PROCESS HR erfasst. Liegt die AU-Bescheinigung vor, kann diese über identische Felder in der Software erfasst werden. Für die Mitarbeiter-Suche gibt es eine komfortable Suchfunktion nach Name bzw. Versicherungs-Nr., mit der z.B. auch Kinder mit abweichendem Familiennamen gefunden werden können (soweit diese im System eingepflegt wurden). Zum Archivieren des Originals kann ein Ausdruck mit Barcode zur Identifizierung des Mitarbeiters erstellt werden, mit dem der AU-Beleg eingescannt und in PROCESS HR hinterlegt wird. Sobald eine AU-Bescheinigung erfasst wurde, ändert sich das Abwesenheits-Kennzeichen in der Planungsübersicht. Bei dem Prozess kann eine Folgeerkrankung markiert werden und unterstützt so die Erkennung von Mitarbeitern, bei denen Krankengeld gezahlt werden muss.

Eine chronologische Übersicht über Fehlzeiten einzelner Personen, Abteilungen oder des gesamten Unternehmens in definierbaren Zeiträumen erhalten Sie über die Berichtsfunktion.

PROCESS HR unterstützt Sie zudem bei der Organisation von Vertretungen über die Qualifikationsverwaltung. Somit schaffen Sie die Grundlage für ein effizientes Fehlzeiten-Management. Die Verwaltung und Auswertung von krankheitsbedingten Abwesenheiten sowie die Archivierung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen erfolgt übersichtlich und transparent.

PROCESS HR von p.l.i. solutions steuert Personaleinsatz und Zeiten

Dienstleistungen haben in der modernen Wirtschaft einen hohen Stellenwert. Um wirtschaftlich leisten und die Anforderungen des Kunden zu seiner Zufriedenheit erfüllen zu können, ist für Dienstleistungsunternehmen eine vorausschauende Personaleinsatzplanung und genaueste Zeiterfassung unverzichtbar. PROCESS HR von p.l.i. solutions unterstützt beispielsweise Service-Center mit tagesaktuellen Planungsdaten und automatisierter Einsatzplanung. Für eine effiziente Zuweisung von Aufträgen werden Qualifikationen und Strukturen unternehmensindividuell abgebildet.

Automatisierte Personaleinsatzplanung

In Projekten z. B. in der Telekommunikation oder Luftfahrt haben wir Prozesse in Service-Centern (Frontend, Backend) mit REFA-Methoden analysiert und bewertet“, erklärt Oliver Meyer, Geschäftsführer der p.l.i. solutions GmbH. Für den Abgleich von geplanten und tatsächlichen Personalbedarfen sind in PROCESS HR verschiedene Möglichkeiten vorgesehen.

Für eine fortlaufende Anpassung der aktuellen Soll-Bedarfe empfiehlt es sich, pro Tätigkeit auf Tages-, Wochen- oder Monatsbasis eine entsprechende Vorgabezeit aus den Ist-Daten zu berechnen. Die tatsächlich aufgewendeten Zeiten werden aus der ACD-Anlage des Service-/Call-Centers sowie den Ist-Zeiten aus der Personalzeiterfassung (PZE) ermittelt. Mit PROCESS PC bietet p.l.i. solutions eine Lösung zur Personalzeiterfassung, die in PROCESS HR integriert werden kann.

Zielgerichtete Auftragssteuerung

Das Routing von Aufträgen bzw. Tätigkeiten erfolgt in der Regel durch das operative System eines Unternehmens. In PROCESS HR können Qualifikationen und Vertretungsregeln zusätzlich detailliert abgebildet und Leistungsgrade pro Mitarbeiter, Arbeitsplatz oder Tätigkeit hinterlegt werden. Über eine Schnittstelle werden diese Performance-Daten an das operative System gemeldet, um das Routing zielgerichtet zu steuern.

Eine weitere Möglichkeit ist, dass Mitarbeiter durch die automatische Planung ihrer Qualifikation entsprechend bestimmten Tätigkeiten zugeordnet werden. Sobald sich der Mitarbeiter über die ACD-Anlage und das operative System anmeldet, erhält er die für ihn am besten geeigneten Tätigkeiten. Im Hintergrund erfolgt die Leistungserfassung, die detaillierte Auswertungen ermöglicht und die Grundlage für Anpassungen bildet.

„Bei der Frage, welcher Zeitraum hier zur Beurteilung verwendet wird, empfehlen wir mit der Erfahrung aus vergleichbaren Projekten den Zeitraum der letzten 4 Wochen oder des Vormonats.“ Für eine objektive Beurteilung ist neben der reinen Bearbeitungszeit eines Mitarbeiters für einen Auftrag die Frage nach Qualifikation und Erfahrung entscheidend.

Gesetzeskonforme Auftragsdatenverarbeitung

Wichtig für Projekte, bei denen mit personenbezogenen Daten gearbeitet wird, ist die Einbindung des Betriebsrats und des Datenschutzbeauftragten. „Wir unterstützen Unternehmen auch in der Abstimmung und Vertragsgestaltung von Betriebsvereinbarungen.“