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Ist der „Gelbe Schein“ bald Geschichte? Er soll durch ein elektronisches Meldeverfahren abgelöst werden

Es ist 6:00 Uhr morgens und der Wecker klingelt. Man steht auf und merkt sofort, dass etwas nicht stimmt. Ein Schlappheitsgefühl und generelles unwohl sein. Am liebsten würde man nur noch zurück ins Bett und sich ausruhen. Doch erstmal schnell den Chef anrufen und ihn über die Arbeitsunfähigkeit informieren.

Spätestens aber nach dem dritten Krankheitstag wird der Arbeitgeber wegen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung drängeln. Das bedeutet für den Arbeitnehmer:

  • Arbeitsunfähigkeit vom Arzt bescheinigen lassen
  • Krankmeldungen eintüten
  • Briefmarke kaufen
  • Briefkasten aufsuchen

Vereinzelt bieten Krankenkassen schon einen digitalen Versand an, bei dem die Krankmeldung per App eingescannt werden kann.
Aber den Politikern geht es nicht nur um den Zeitaufwand…

Die Koalition aus CDU und SPD will einen Bürokratie-Abbau herbeiführen. Wirtschaftsminister Altmaier plant in dem Zuge die Abschaffung des sogenannten „Gelben Scheins“. Mit der neuen elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU, soll in Zukunft alles digital ablaufen.

Warum soll das Verfahren der Krankmeldung digitalisiert werden?

Bei Ausstellung einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, wird diese immer in vierfacher Ausführung gedruckt. Ein Exemplar ist für die Krankenkasse, eins für den Arbeitgeber, eins für den Arbeitnehmer und eine Ausführung zum Verbleib beim Arzt.
Laut sueddeutsche.de wurden 2017 in Deutschland etwa 77 Millionen Krankenscheine ausgestellt. Somit wird für die Krankmeldung nicht nur viel Papier verbraucht, es bedeutet im Gegenzug auch viel Bürokratie.

Ebenfalls hat der krankgeschriebene Arbeitnehmer dazu noch einen nicht unerheblichen Zeitaufwand, um die Krankmeldung an seine Krankenkasse und den Arbeitgeber weiterzuleiten.

AU-Bescheinigung bearbeiten


Wie funktioniert die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Zukünftig soll die Krankmeldung nur noch digital übermittelt werden. Mit Hilfe einer neuen Praxissoftware und einer technischen Schnittstelle soll die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung direkt an die Krankenkasse gesendet werden. Die Übermittlung erfolgt dabei absolut sicher dank modernster Verschlüsselungstechnologie.

Der Arbeitgeber soll die Krankmeldung dann online über das jeweilige Krankenkassen-Portal einsehen können. Somit würde er Informationen zum Beginn und die voraussichtliche Dauer der Krankschreibung erhalten.
Auch der Zeitpunkt, zu dem die Entgeltfortzahlung endet, werde mit angezeigt. Lediglich Diagnosen sollen nicht weitergegeben werden.

Ärger wegen einer zu spät abgegebenen AU soll so vermieden werden. Auch der Gang zum Briefkasten sowie die Portokosten bleiben dem Arbeitnehmer erspart.

Die Techniker Krankenkasse testet das neue Verfahren bereits in 500 Arztpraxen. In diesen Arztpraxen ist es bereits möglich, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung digital von der Arztpraxis an die Krankenkasse übermitteln zu lassen. Der Arbeitgeber wird wie bisher noch mittels des gewohnten gelben Scheins informiert.
Bereits 18.000 Krankmeldungen sollen so schon an die Krankenkassen übermittelt worden sein und die Rückmeldungen seien bisher positiv.

Vorteile der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung soll viele Vorteile mit sich bringen:

  • Weniger Zeitaufwand für den Arbeitnehmer
  • Abbau Bürokratie bei den Arztpraxen und den Unternehmen
  • Schonung der Ressourcen (Zeit, Papier, Geld)
  • Krankenzeiten werden lückenlos dokumentiert
  • Entlastung der Personalabteilung

Einiges ist aber auch noch ungeklärt…

Unklar ist, ob jede Krankenkasse über ein eigenes Portal die Bescheinigungen bereitstellt oder ob es ein Portal geben wird, das von allen gemeinsam genutzt wird.

Auch inwiefern der Patient selbst mitbestimmen kann, welche Daten sein Arbeitgeber abrufen kann und über welchen Zeitraum, muss noch festgelegt werden.


Resturlaub

Anspruch, Übertragung, Krankheit – Was steht mir gesetzlich zu?

Jeder Arbeitgeber ist dazu verpflichtet den gesetzlichen Urlaubsanspruch laut dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) zu gewähren und darauf zu achten, dass dieser wahrgenommen wird. Verläuft das Kalenderjahr jedoch nicht wie gewöhnlich und treten Sonderfälle wie z.B. lange Krankheit, Urlaubsüberschuss oder Kündigung ein, häufen sich die Fragen.

Generelle Informationen zum Urlaubsanspruch
Der gesetzlich geltende Mindestanspruch an Urlaubstagen richtet sich nicht nur nach der Anzahl der wöchentlichen Arbeitstage, sondern auch nach der Dauer der Betriebszugehörigkeit der Beschäftigten.
Bei der üblichen 5-Tage-Woche beträgt der Mindesturlaub 20 Tage pro Kalenderjahr, also 1,6 Tage pro Monat. In der Praxis wird dieser Wert von Arbeitgebern häufig auf ca. 30 Tage und somit 2,5 Urlaubstagen pro Monat erhöht.
Wird nur an drei Tagen in der Woche gearbeitet, reduziert sich der Anspruch auf 12 Tage im Jahr. Für eine 6-Tage-Woche hingegen sieht das Gesetz mindestens 24 Tage Urlaub vor.
Bei dem Urlaubsanspruch hinsichtlich der Dauer der Betriebszugehörigkeit unterscheidet der Gesetzgeber wie folgt:

  • Befindet sich der Beschäftigte die ersten 6 Monaten im Unternehmen, kann er nur anteilhaft auf seinen Urlaub zugreifen. In dieser Zeit kann pro Monat ein Zwölftel des Jahresurlaubs in Anspruch genommen werden. Dieser Zeitraum wird offiziell als Wartezeit bezeichnet.
  • Ist diese abgelaufen kann der Beschäftigte auf sein gesamtes Jahresurlaubkontingent zugreifen.

Resturlaub


Übertragung in das folgende Kalenderjahr
Die Regeln für die Übertragung nicht genommener Urlaubstage in das folgende Kalenderjahr ist ebenfalls klar geregelt. Grundsätzlich wird dies vom Gesetzgeber erlaubt. Allerdings muss ein „dringend betrieblicher oder in der Person des Arbeitnehmers befindlicher Grund“ vorliegen, weshalb die Urlaubstage nicht fristgerecht wahrgenommen werden konnten, um diese zu übertragen. Dieses Kontingent muss laut Gesetz bis zum 31. März des neuen Kalenderjahres wahrgenommen werden.
Allerdings gibt es auch für diese Regelung Ausnahmen. Für den Fall, dass der Urlaub auf Grund einer 6-monatigen Probezeit oder einer längerfristigen Krankheit nicht genommen werden kann, verlängert sich die Frist bis zum Ende des neuen Kalenderjahres.
Bei einer Langzeiterkrankung kommt es nach Ablauf eines Übertragungszeitraumes von 15 Monaten nach Ende des Ursprungsjahres zu einem Anspruchsverfall. Nach wie vor ist der Beschäftigte dennoch dazu verpflichtet, die übrigen Urlaubstage möglichst zeitnah zu nutzen.

Resturlaub im Kündigungsfall
Im Falle einer Kündigung, unabhängig davon von welcher Seite sie erfolgt, führt der Umgang mit bestehendem Resturlaub häufig zu Komplikationen. Von rechtlicher Seite wird in zwei verschiedene Fälle unterschieden. Hierbei hilft ein Blick in den Kalender, um zu wissen, was mit den übrigen Urlaubstagen passieren darf.
  1. Erfolgt die Kündigung bis zum 30. Juni des laufenden Kalenderjahres, besteht das Anrecht auf die anteilige Nutzung der Urlaubstage, gemäß der bereits erwähnten Ein-Zwölftel-Berechnung. Der sich daraus ergebende monatliche Urlaubsanspruch kann in der verbleibenden Zeit der Beschäftigung genutzt werden. Für den Fall, dass dieses Kontingent nicht mehr wahrgenommen werden kann, muss eine Auszahlung des noch bestehenden Resturlaubes erfolgen.
  2. Für eine Kündigung ab dem 01. Juli des laufenden Kalenderjahres besteht ein vollständiger Anspruch auf den Jahresurlaub. Hierzu muss jedoch die zuvor beschriebene Wartezeit von 6 Monaten bereits absolviert worden sein. Außerdem sollte in einem solchen Fall das zukünftige Unternehmen über die bereits genommenen Urlaubstage im laufenden Kalenderjahr informiert werden.

Wichtig: Diese Vorgaben beziehen sich nur auf den gesetzlich vorgeschriebenen Mindesturlaub! Der Umgang mit den vom Arbeitgeber eingeräumten Zusatztage liegt im freien Ermessen des Arbeitgebers.


Viele Wege zur Zeiterfassung mit PROCESS PZE

p.l.i. solutions bietet Zeiterfassungslösungen, die schnell eingeführt sind, einfach zu bedienen sind und in Echtzeit Überblick über Arbeitszeiten verschaffen

Wenn etwas möglichst wenig Zeit kosten sollte, dann ist es die Arbeitszeiterfassung, findet Oliver Meyer, Geschäftsführer der p.l.i. solutions GmbH. Trotzdem sollte die Zeiterfassung einen genauen Überblick über die Personaleinsatzzeiten der Mitarbeiter vermitteln. Mit verschiedenen Modulen bietet p.l.i. solutions Unternehmen je nach Bedarf und Größe unterschiedliche Möglichkeiten, Arbeitszeitdaten zu erfassen. Das Resultat ist in jedem Fall hohe Flexibilität und Zuverlässigkeit für Personalplanung und Personalabrechnung.

Die Basis jeder Zeiterfassung bildet die Buchung von Zeiten über ein BDE-Terminal, das im Unternehmen aufgestellt ist. Die erfassten Zeiten der Mitarbeiter über das Terminal sind aktuelle Abrechnungs- und Kalkulationsgrundlage für das Personalwesen.

Zeiterfassung per Handy und Ausweis


Personal- oder Projektzeiten können zusätzlich oder alternativ zum Terminal auch über die webbasierte Zeiterfassungslösung PROCESS PZE von p.l.i. solutions erfasst werden. Mitarbeiter können sich von überall einloggen, um ihre Arbeitszeiten zu erfassen, auch aus dem Home-Office oder von einer Dienstreise. Die gebuchten Daten werden zentral ausgewertet. Abwesenheitszeiten können ebenfalls erfasst werden.

Zusätzlich bietet p.l.i. solutions mit PROCESS HR einen Web-Terminal für die Zeiterfassung. Über das Selfservice-Portal von PROCESS HR können Kommen und Gehen einfach erfasst werden. Der Anwesenheitsstatus ist direkt in der Einsatzplanung ersichtlich.

„Unsere Zeiterfassung ist so individuell wie jedes Unternehmen“
Die Zeiterfassung mit p.l.i. solutions ist in den unterschiedlichsten Kombinationen und Variationen möglich und wird Unternehmen und Prozessen individuell angepasst. „Es können eigene Profile für einzelne Mitarbeiter oder Zeitzuschläge hinterlegt werden, zusätzliche Profile für Überstunden, verschiedene Pausenarten usw.“

Krankmeldungen übersichtlich verwalten


Im Winter rollt die Grippewelle an und die Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigungen häufen sich. Mit PROCESS HR lassen sich diese einfach ins System einpflegen und übersichtlich verwalten.

Ausschnitt AU-Bescheinigung


Meldet sich ein Arbeitnehmer telefonisch krank, so wird diese Information vom Abwesenheitsadministrator in PROCESS HR erfasst. Liegt die AU-Bescheinigung vor, kann diese über identische Felder in der Software erfasst werden. Für die Mitarbeiter-Suche gibt es eine komfortable Suchfunktion nach Name bzw. Versicherungs-Nr., mit der z.B. auch Kinder mit abweichendem Familiennamen gefunden werden können (soweit diese im System eingepflegt wurden). Zum Archivieren des Originals kann ein Ausdruck mit Barcode zur Identifizierung des Mitarbeiters erstellt werden, mit dem der AU-Beleg eingescannt und in PROCESS HR hinterlegt wird. Sobald eine AU-Bescheinigung erfasst wurde, ändert sich das Abwesenheits-Kennzeichen in der Planungsübersicht. Bei dem Prozess kann eine Folgeerkrankung markiert werden und unterstützt so die Erkennung von Mitarbeitern, bei denen Krankengeld gezahlt werden muss.

Eine chronologische Übersicht über Fehlzeiten einzelner Personen, Abteilungen oder des gesamten Unternehmens in definierbaren Zeiträumen erhalten Sie über die Berichtsfunktion.

PROCESS HR unterstützt Sie zudem bei der Organisation von Vertretungen über die Qualifikationsverwaltung. Somit schaffen Sie die Grundlage für ein effizientes Fehlzeiten-Management. Die Verwaltung und Auswertung von krankheitsbedingten Abwesenheiten sowie die Archivierung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen erfolgt übersichtlich und transparent.

Während des Weihnachtsgeschäfts Personaleinsatz richtig planen

Dank Personaleinsatzplanung via Software gut für die Adventszeit gerüstet

Schon im Herbst machen Schlagzeilen wie: „Rekordeinnahmen im Weihnachtsgeschäft erwartet“ oder „Weihnachten: Einzelhandel steht steigender Umsatz bevor“ in den Medien die Runde. Unstrittig ist dabei die Wichtigkeit des Weihnachtsgeschäfts für den Handel. Es ist eine Zeit, in der viele Unternehmen einen großen Teil ihrer Jahreseinnahmen umsetzen. Sie beginnt vier Wochen vor Heiligabend.

Etwa 30 bis 40 % eines Jahresumsatzes kann das Weihnachtsgeschäft ausmachen. Erhöhter Umsatz bedeutet erhöhte Kundenfrequentierung, die es souverän und vorbereitet zu meistern gilt.

Käufer erwarten dabei vorranging drei Punkte:

  1. Kurze Warteschlangen an den Kassen,
  2. ausreichend verfügbares Beratungspersonal, das freundlich und kompetent ist sowie
  3. eine große Auswahl an Produkten
    Weihnachtsbaum

Personaleinsatzplanung Software bietet Kostenvorteile

Alle drei Punkte können Einzelhändler für ihre Kunden nur mit einer sorgfältigen Planung umsetzen und die erwarteten Einnahmen realisieren. Der prognostizierte Absatz stellt dabei die Basis dar. So lässt sich Punkt 3 mit im Voraus getätigten Bestellungen in ausreichender Menge relativ einfach gewährleisten. Bei den ersten beiden Punkten kann dagegen Personaleinsatzplanung Software hilfreiche Dienste leisten, indem der prognostizierte Absatz mittels einer vordefinierten Stundenleistung in benötigtes Personal umgerechnet wird. Als Stundenleistung gilt der Umsatz eines Mitarbeiters, den er durchschnittlich pro Stunde generiert. Händler, die die benötigte Mitarbeiteranzahl, aber auch die erforderlichen Qualifikationen des Personals sowie die Mitarbeiterverfügbarkeit berücksichtigen, planen ihren Personaleinsatz zielgerichtet und nachhaltig.

Auf diese Weise werden Über- oder Unterkapazitäten der Belegschaft vorausschauend vermieden. Um längere Arbeitseinsätze und Wochenendarbeit im Dezember verrichten zu können, bauen Mitarbeiter oftmals in den Wochen zuvor Minusstunden auf ihren Zeitkonten auf. Dadurch kommen in der umsatzstarken Weihnachtszeit kostspielige und kurzfristig eingeplante Überstunden kaum oder gar nicht erst auf. Der Effekt lässt sich klar definieren: Der prognostizierte Absatz reguliert die Personaleinsatzplanung, während Faktoren wie Stundenleistung, Kundenfrequenzanalyse und die Festlegung der Mitarbeiterqualifikationen die Feinabstimmung übernehmen.

Wir wünschen Ihnen eine umsatzstarke und vor allem angenehme Weihnachtszeit!