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Informationen zu Themen wie Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung, Events von p.l.i. solutions

Resturlaub

Anspruch, Übertragung, Krankheit – Was steht mir gesetzlich zu?

Jeder Arbeitgeber ist dazu verpflichtet den gesetzlichen Urlaubsanspruch laut dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) zu gewähren und darauf zu achten, dass dieser wahrgenommen wird. Verläuft das Kalenderjahr jedoch nicht wie gewöhnlich und treten Sonderfälle wie z.B. lange Krankheit, Urlaubsüberschuss oder Kündigung ein, häufen sich die Fragen.

Generelle Informationen zum Urlaubsanspruch
Der gesetzlich geltende Mindestanspruch an Urlaubstagen richtet sich nicht nur nach der Anzahl der wöchentlichen Arbeitstage, sondern auch nach der Dauer der Betriebszugehörigkeit der Beschäftigten.
Bei der üblichen 5-Tage-Woche beträgt der Mindesturlaub 20 Tage pro Kalenderjahr, also 1,6 Tage pro Monat. In der Praxis wird dieser Wert von Arbeitgebern häufig auf ca. 30 Tage und somit 2,5 Urlaubstagen pro Monat erhöht.
Wird nur an drei Tagen in der Woche gearbeitet, reduziert sich der Anspruch auf 12 Tage im Jahr. Für eine 6-Tage-Woche hingegen sieht das Gesetz mindestens 24 Tage Urlaub vor.
Bei dem Urlaubsanspruch hinsichtlich der Dauer der Betriebszugehörigkeit unterscheidet der Gesetzgeber wie folgt:

  • Befindet sich der Beschäftigte die ersten 6 Monaten im Unternehmen, kann er nur anteilhaft auf seinen Urlaub zugreifen. In dieser Zeit kann pro Monat ein Zwölftel des Jahresurlaubs in Anspruch genommen werden. Dieser Zeitraum wird offiziell als Wartezeit bezeichnet.
  • Ist diese abgelaufen kann der Beschäftigte auf sein gesamtes Jahresurlaubkontingent zugreifen.

Resturlaub


Übertragung in das folgende Kalenderjahr
Die Regeln für die Übertragung nicht genommener Urlaubstage in das folgende Kalenderjahr ist ebenfalls klar geregelt. Grundsätzlich wird dies vom Gesetzgeber erlaubt. Allerdings muss ein „dringend betrieblicher oder in der Person des Arbeitnehmers befindlicher Grund“ vorliegen, weshalb die Urlaubstage nicht fristgerecht wahrgenommen werden konnten, um diese zu übertragen. Dieses Kontingent muss laut Gesetz bis zum 31. März des neuen Kalenderjahres wahrgenommen werden.
Allerdings gibt es auch für diese Regelung Ausnahmen. Für den Fall, dass der Urlaub auf Grund einer 6-monatigen Probezeit oder einer längerfristigen Krankheit nicht genommen werden kann, verlängert sich die Frist bis zum Ende des neuen Kalenderjahres.
Bei einer Langzeiterkrankung kommt es nach Ablauf eines Übertragungszeitraumes von 15 Monaten nach Ende des Ursprungsjahres zu einem Anspruchsverfall. Nach wie vor ist der Beschäftigte dennoch dazu verpflichtet, die übrigen Urlaubstage möglichst zeitnah zu nutzen.

Resturlaub im Kündigungsfall
Im Falle einer Kündigung, unabhängig davon von welcher Seite sie erfolgt, führt der Umgang mit bestehendem Resturlaub häufig zu Komplikationen. Von rechtlicher Seite wird in zwei verschiedene Fälle unterschieden. Hierbei hilft ein Blick in den Kalender, um zu wissen, was mit den übrigen Urlaubstagen passieren darf.
  1. Erfolgt die Kündigung bis zum 30. Juni des laufenden Kalenderjahres, besteht das Anrecht auf die anteilige Nutzung der Urlaubstage, gemäß der bereits erwähnten Ein-Zwölftel-Berechnung. Der sich daraus ergebende monatliche Urlaubsanspruch kann in der verbleibenden Zeit der Beschäftigung genutzt werden. Für den Fall, dass dieses Kontingent nicht mehr wahrgenommen werden kann, muss eine Auszahlung des noch bestehenden Resturlaubes erfolgen.
  2. Für eine Kündigung ab dem 01. Juli des laufenden Kalenderjahres besteht ein vollständiger Anspruch auf den Jahresurlaub. Hierzu muss jedoch die zuvor beschriebene Wartezeit von 6 Monaten bereits absolviert worden sein. Außerdem sollte in einem solchen Fall das zukünftige Unternehmen über die bereits genommenen Urlaubstage im laufenden Kalenderjahr informiert werden.

Wichtig: Diese Vorgaben beziehen sich nur auf den gesetzlich vorgeschriebenen Mindesturlaub! Der Umgang mit den vom Arbeitgeber eingeräumten Zusatztage liegt im freien Ermessen des Arbeitgebers.


Viele Wege zur Zeiterfassung mit PROCESS PZE

p.l.i. solutions bietet Zeiterfassungslösungen, die schnell eingeführt sind, einfach zu bedienen sind und in Echtzeit Überblick über Arbeitszeiten verschaffen

Wenn etwas möglichst wenig Zeit kosten sollte, dann ist es die Arbeitszeiterfassung, findet Oliver Meyer, Geschäftsführer der p.l.i. solutions GmbH. Trotzdem sollte die Zeiterfassung einen genauen Überblick über die Personaleinsatzzeiten der Mitarbeiter vermitteln. Mit verschiedenen Modulen bietet p.l.i. solutions Unternehmen je nach Bedarf und Größe unterschiedliche Möglichkeiten, Arbeitszeitdaten zu erfassen. Das Resultat ist in jedem Fall hohe Flexibilität und Zuverlässigkeit für Personalplanung und Personalabrechnung.

Die Basis jeder Zeiterfassung bildet die Buchung von Zeiten über ein BDE-Terminal, das im Unternehmen aufgestellt ist. Die erfassten Zeiten der Mitarbeiter über das Terminal sind aktuelle Abrechnungs- und Kalkulationsgrundlage für das Personalwesen.

Zeiterfassung per Handy und Ausweis


Personal- oder Projektzeiten können zusätzlich oder alternativ zum Terminal auch über die webbasierte Zeiterfassungslösung PROCESS PZE von p.l.i. solutions erfasst werden. Mitarbeiter können sich von überall einloggen, um ihre Arbeitszeiten zu erfassen, auch aus dem Home-Office oder von einer Dienstreise. Die gebuchten Daten werden zentral ausgewertet. Abwesenheitszeiten können ebenfalls erfasst werden.

Zusätzlich bietet p.l.i. solutions mit PROCESS HR einen Web-Terminal für die Zeiterfassung. Über das Selfservice-Portal von PROCESS HR können Kommen und Gehen einfach erfasst werden. Der Anwesenheitsstatus ist direkt in der Einsatzplanung ersichtlich.

„Unsere Zeiterfassung ist so individuell wie jedes Unternehmen“
Die Zeiterfassung mit p.l.i. solutions ist in den unterschiedlichsten Kombinationen und Variationen möglich und wird Unternehmen und Prozessen individuell angepasst. „Es können eigene Profile für einzelne Mitarbeiter oder Zeitzuschläge hinterlegt werden, zusätzliche Profile für Überstunden, verschiedene Pausenarten usw.“

Krankmeldungen übersichtlich verwalten


Im Winter rollt die Grippewelle an und die Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigungen häufen sich. Mit PROCESS HR lassen sich diese einfach ins System einpflegen und übersichtlich verwalten.

Ausschnitt AU-Bescheinigung


Meldet sich ein Arbeitnehmer telefonisch krank, so wird diese Information vom Abwesenheitsadministrator in PROCESS HR erfasst. Liegt die AU-Bescheinigung vor, kann diese über identische Felder in der Software erfasst werden. Für die Mitarbeiter-Suche gibt es eine komfortable Suchfunktion nach Name bzw. Versicherungs-Nr., mit der z.B. auch Kinder mit abweichendem Familiennamen gefunden werden können (soweit diese im System eingepflegt wurden). Zum Archivieren des Originals kann ein Ausdruck mit Barcode zur Identifizierung des Mitarbeiters erstellt werden, mit dem der AU-Beleg eingescannt und in PROCESS HR hinterlegt wird. Sobald eine AU-Bescheinigung erfasst wurde, ändert sich das Abwesenheits-Kennzeichen in der Planungsübersicht. Bei dem Prozess kann eine Folgeerkrankung markiert werden und unterstützt so die Erkennung von Mitarbeitern, bei denen Krankengeld gezahlt werden muss.

Eine chronologische Übersicht über Fehlzeiten einzelner Personen, Abteilungen oder des gesamten Unternehmens in definierbaren Zeiträumen erhalten Sie über die Berichtsfunktion.

PROCESS HR unterstützt Sie zudem bei der Organisation von Vertretungen über die Qualifikationsverwaltung. Somit schaffen Sie die Grundlage für ein effizientes Fehlzeiten-Management. Die Verwaltung und Auswertung von krankheitsbedingten Abwesenheiten sowie die Archivierung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen erfolgt übersichtlich und transparent.

Während des Weihnachtsgeschäfts Personaleinsatz richtig planen

Dank Personaleinsatzplanung via Software gut für die Adventszeit gerüstet

Schon im Herbst machen Schlagzeilen wie: „Rekordeinnahmen im Weihnachtsgeschäft erwartet“ oder „Weihnachten: Einzelhandel steht steigender Umsatz bevor“ in den Medien die Runde. Unstrittig ist dabei die Wichtigkeit des Weihnachtsgeschäfts für den Handel. Es ist eine Zeit, in der viele Unternehmen einen großen Teil ihrer Jahreseinnahmen umsetzen. Sie beginnt vier Wochen vor Heiligabend.

Etwa 30 bis 40 % eines Jahresumsatzes kann das Weihnachtsgeschäft ausmachen. Erhöhter Umsatz bedeutet erhöhte Kundenfrequentierung, die es souverän und vorbereitet zu meistern gilt.

Käufer erwarten dabei vorranging drei Punkte:

  1. Kurze Warteschlangen an den Kassen,
  2. ausreichend verfügbares Beratungspersonal, das freundlich und kompetent ist sowie
  3. eine große Auswahl an Produkten
    Weihnachtsbaum

Personaleinsatzplanung Software bietet Kostenvorteile

Alle drei Punkte können Einzelhändler für ihre Kunden nur mit einer sorgfältigen Planung umsetzen und die erwarteten Einnahmen realisieren. Der prognostizierte Absatz stellt dabei die Basis dar. So lässt sich Punkt 3 mit im Voraus getätigten Bestellungen in ausreichender Menge relativ einfach gewährleisten. Bei den ersten beiden Punkten kann dagegen Personaleinsatzplanung Software hilfreiche Dienste leisten, indem der prognostizierte Absatz mittels einer vordefinierten Stundenleistung in benötigtes Personal umgerechnet wird. Als Stundenleistung gilt der Umsatz eines Mitarbeiters, den er durchschnittlich pro Stunde generiert. Händler, die die benötigte Mitarbeiteranzahl, aber auch die erforderlichen Qualifikationen des Personals sowie die Mitarbeiterverfügbarkeit berücksichtigen, planen ihren Personaleinsatz zielgerichtet und nachhaltig.

Auf diese Weise werden Über- oder Unterkapazitäten der Belegschaft vorausschauend vermieden. Um längere Arbeitseinsätze und Wochenendarbeit im Dezember verrichten zu können, bauen Mitarbeiter oftmals in den Wochen zuvor Minusstunden auf ihren Zeitkonten auf. Dadurch kommen in der umsatzstarken Weihnachtszeit kostspielige und kurzfristig eingeplante Überstunden kaum oder gar nicht erst auf. Der Effekt lässt sich klar definieren: Der prognostizierte Absatz reguliert die Personaleinsatzplanung, während Faktoren wie Stundenleistung, Kundenfrequenzanalyse und die Festlegung der Mitarbeiterqualifikationen die Feinabstimmung übernehmen.

Wir wünschen Ihnen eine umsatzstarke und vor allem angenehme Weihnachtszeit!

PROCESS HR von p.l.i. solutions steuert Personaleinsatz und Zeiten

Dienstleistungen haben in der modernen Wirtschaft einen hohen Stellenwert. Um wirtschaftlich leisten und die Anforderungen des Kunden zu seiner Zufriedenheit erfüllen zu können, ist für Dienstleistungsunternehmen eine vorausschauende Personaleinsatzplanung und genaueste Zeiterfassung unverzichtbar. PROCESS HR von p.l.i. solutions unterstützt beispielsweise Service-Center mit tagesaktuellen Planungsdaten und automatisierter Einsatzplanung. Für eine effiziente Zuweisung von Aufträgen werden Qualifikationen und Strukturen unternehmensindividuell abgebildet.

Automatisierte Personaleinsatzplanung

In Projekten z. B. in der Telekommunikation oder Luftfahrt haben wir Prozesse in Service-Centern (Frontend, Backend) mit REFA-Methoden analysiert und bewertet“, erklärt Oliver Meyer, Geschäftsführer der p.l.i. solutions GmbH. Für den Abgleich von geplanten und tatsächlichen Personalbedarfen sind in PROCESS HR verschiedene Möglichkeiten vorgesehen.

Für eine fortlaufende Anpassung der aktuellen Soll-Bedarfe empfiehlt es sich, pro Tätigkeit auf Tages-, Wochen- oder Monatsbasis eine entsprechende Vorgabezeit aus den Ist-Daten zu berechnen. Die tatsächlich aufgewendeten Zeiten werden aus der ACD-Anlage des Service-/Call-Centers sowie den Ist-Zeiten aus der Personalzeiterfassung (PZE) ermittelt. Mit PROCESS PC bietet p.l.i. solutions eine Lösung zur Personalzeiterfassung, die in PROCESS HR integriert werden kann.

Zielgerichtete Auftragssteuerung

Das Routing von Aufträgen bzw. Tätigkeiten erfolgt in der Regel durch das operative System eines Unternehmens. In PROCESS HR können Qualifikationen und Vertretungsregeln zusätzlich detailliert abgebildet und Leistungsgrade pro Mitarbeiter, Arbeitsplatz oder Tätigkeit hinterlegt werden. Über eine Schnittstelle werden diese Performance-Daten an das operative System gemeldet, um das Routing zielgerichtet zu steuern.

Eine weitere Möglichkeit ist, dass Mitarbeiter durch die automatische Planung ihrer Qualifikation entsprechend bestimmten Tätigkeiten zugeordnet werden. Sobald sich der Mitarbeiter über die ACD-Anlage und das operative System anmeldet, erhält er die für ihn am besten geeigneten Tätigkeiten. Im Hintergrund erfolgt die Leistungserfassung, die detaillierte Auswertungen ermöglicht und die Grundlage für Anpassungen bildet.

„Bei der Frage, welcher Zeitraum hier zur Beurteilung verwendet wird, empfehlen wir mit der Erfahrung aus vergleichbaren Projekten den Zeitraum der letzten 4 Wochen oder des Vormonats.“ Für eine objektive Beurteilung ist neben der reinen Bearbeitungszeit eines Mitarbeiters für einen Auftrag die Frage nach Qualifikation und Erfahrung entscheidend.

Gesetzeskonforme Auftragsdatenverarbeitung

Wichtig für Projekte, bei denen mit personenbezogenen Daten gearbeitet wird, ist die Einbindung des Betriebsrats und des Datenschutzbeauftragten. „Wir unterstützen Unternehmen auch in der Abstimmung und Vertragsgestaltung von Betriebsvereinbarungen.“