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Informationen zu Themen wie Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung, Events von p.l.i. solutions


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Während des Weihnachtsgeschäfts Personaleinsatz richtig planen

Dank Personaleinsatzplanung via Software gut für die Adventszeit gerüstet

Schon im Herbst machen Schlagzeilen wie: „Rekordeinnahmen im Weihnachtsgeschäft erwartet“ oder „Weihnachten: Einzelhandel steht steigender Umsatz bevor“ in den Medien die Runde. Unstrittig ist dabei die Wichtigkeit des Weihnachtsgeschäfts für den Handel. Es ist eine Zeit, in der viele Unternehmen einen großen Teil ihrer Jahreseinnahmen umsetzen. Sie beginnt vier Wochen vor Heiligabend.

Etwa 30 bis 40 % eines Jahresumsatzes kann das Weihnachtsgeschäft ausmachen. Erhöhter Umsatz bedeutet erhöhte Kundenfrequentierung, die es souverän und vorbereitet zu meistern gilt.

Käufer erwarten dabei vorranging drei Punkte:

  1. Kurze Warteschlangen an den Kassen,
  2. ausreichend verfügbares Beratungspersonal, das freundlich und kompetent ist sowie
  3. eine große Auswahl an Produkten
    Weihnachtsbaum

Personaleinsatzplanung Software bietet Kostenvorteile

Alle drei Punkte können Einzelhändler für ihre Kunden nur mit einer sorgfältigen Planung umsetzen und die erwarteten Einnahmen realisieren. Der prognostizierte Absatz stellt dabei die Basis dar. So lässt sich Punkt 3 mit im Voraus getätigten Bestellungen in ausreichender Menge relativ einfach gewährleisten. Bei den ersten beiden Punkten kann dagegen Personaleinsatzplanung Software hilfreiche Dienste leisten, indem der prognostizierte Absatz mittels einer vordefinierten Stundenleistung in benötigtes Personal umgerechnet wird. Als Stundenleistung gilt der Umsatz eines Mitarbeiters, den er durchschnittlich pro Stunde generiert. Händler, die die benötigte Mitarbeiteranzahl, aber auch die erforderlichen Qualifikationen des Personals sowie die Mitarbeiterverfügbarkeit berücksichtigen, planen ihren Personaleinsatz zielgerichtet und nachhaltig.

Auf diese Weise werden Über- oder Unterkapazitäten der Belegschaft vorausschauend vermieden. Um längere Arbeitseinsätze und Wochenendarbeit im Dezember verrichten zu können, bauen Mitarbeiter oftmals in den Wochen zuvor Minusstunden auf ihren Zeitkonten auf. Dadurch kommen in der umsatzstarken Weihnachtszeit kostspielige und kurzfristig eingeplante Überstunden kaum oder gar nicht erst auf. Der Effekt lässt sich klar definieren: Der prognostizierte Absatz reguliert die Personaleinsatzplanung, während Faktoren wie Stundenleistung, Kundenfrequenzanalyse und die Festlegung der Mitarbeiterqualifikationen die Feinabstimmung übernehmen.

Wir wünschen Ihnen eine umsatzstarke und vor allem angenehme Weihnachtszeit!

Zeiterfassungssoftware erspart aufwändige manuelle Stundenerfassung

Mit dem Mindestlohngesetz sind Unternehmen seit Januar 2015 verpflichtet, auch die Arbeitszeiten ihrer geringfügig Beschäftigten zu erfassen und zu dokumentieren. Die Personalzeiterfassung mit PROCESS PZE von p.l.i. solutions wird der Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetzes (MiLog) gerecht und erspart die aufwändige, fehleranfällige manuelle Zeiterfassung.

Zu den Aufgaben von Personalplanern gehört es, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter im Unternehmen zu erfassen und die Mitarbeiterstunden für die Abrechnung an das Lohnbüro weiterzugeben. Die zu dokumentierende Arbeitszeit umfasst den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit. Werden die Personalzeiten manuell anhand von Stundenzetteln erfasst, ist die Personalzeiterfassung ein zeitintensiver Prozess. „Mit jedem zu erfassenden Mitarbeiter steigt der Aufwand für die Zeiterfassung in Unternehmen und die Fehlerwahrscheinlichkeit bei der Übertragung“, weiß Oliver Meyer, Geschäftsführer der p.l.i. solutions GmbH.

PROCESS PZE von p.l.i. solutions automatisiert die Personalzeiterfassung. Arbeitszeiten können vom einzelnen Mitarbeiter online oder über Terminals erfasst werden. Die Abrechnung erfolgt automatisch, auch Wochenend- oder Nachtzuschläge können automatisch abgerechnet werden. Das integrierte automatische Reporting erspart der Personalplanung zusätzlich Zeit und macht Personalzeiten in Echtzeit transparent.



Unternehmen, die die automatische Zeiterfassung PROCESS PZE unverbindlich kennenlernen möchten, können bei p.l.i. solutions einen Termin für ein kostenfreies Netmeeting vereinbaren.

PROCESS HR von p.l.i. solutions steuert Personaleinsatz und Zeiten

Dienstleistungen haben in der modernen Wirtschaft einen hohen Stellenwert. Um wirtschaftlich leisten und die Anforderungen des Kunden zu seiner Zufriedenheit erfüllen zu können, ist für Dienstleistungsunternehmen eine vorausschauende Personaleinsatzplanung und genaueste Zeiterfassung unverzichtbar. PROCESS HR von p.l.i. solutions unterstützt beispielsweise Service-Center mit tagesaktuellen Planungsdaten und automatisierter Einsatzplanung. Für eine effiziente Zuweisung von Aufträgen werden Qualifikationen und Strukturen unternehmensindividuell abgebildet.

Automatisierte Personaleinsatzplanung

In Projekten z. B. in der Telekommunikation oder Luftfahrt haben wir Prozesse in Service-Centern (Frontend, Backend) mit REFA-Methoden analysiert und bewertet“, erklärt Oliver Meyer, Geschäftsführer der p.l.i. solutions GmbH. Für den Abgleich von geplanten und tatsächlichen Personalbedarfen sind in PROCESS HR verschiedene Möglichkeiten vorgesehen.

Für eine fortlaufende Anpassung der aktuellen Soll-Bedarfe empfiehlt es sich, pro Tätigkeit auf Tages-, Wochen- oder Monatsbasis eine entsprechende Vorgabezeit aus den Ist-Daten zu berechnen. Die tatsächlich aufgewendeten Zeiten werden aus der ACD-Anlage des Service-/Call-Centers sowie den Ist-Zeiten aus der Personalzeiterfassung (PZE) ermittelt. Mit PROCESS PC bietet p.l.i. solutions eine Lösung zur Personalzeiterfassung, die in PROCESS HR integriert werden kann.

Zielgerichtete Auftragssteuerung

Das Routing von Aufträgen bzw. Tätigkeiten erfolgt in der Regel durch das operative System eines Unternehmens. In PROCESS HR können Qualifikationen und Vertretungsregeln zusätzlich detailliert abgebildet und Leistungsgrade pro Mitarbeiter, Arbeitsplatz oder Tätigkeit hinterlegt werden. Über eine Schnittstelle werden diese Performance-Daten an das operative System gemeldet, um das Routing zielgerichtet zu steuern.

Eine weitere Möglichkeit ist, dass Mitarbeiter durch die automatische Planung ihrer Qualifikation entsprechend bestimmten Tätigkeiten zugeordnet werden. Sobald sich der Mitarbeiter über die ACD-Anlage und das operative System anmeldet, erhält er die für ihn am besten geeigneten Tätigkeiten. Im Hintergrund erfolgt die Leistungserfassung, die detaillierte Auswertungen ermöglicht und die Grundlage für Anpassungen bildet.

„Bei der Frage, welcher Zeitraum hier zur Beurteilung verwendet wird, empfehlen wir mit der Erfahrung aus vergleichbaren Projekten den Zeitraum der letzten 4 Wochen oder des Vormonats.“ Für eine objektive Beurteilung ist neben der reinen Bearbeitungszeit eines Mitarbeiters für einen Auftrag die Frage nach Qualifikation und Erfahrung entscheidend.

Gesetzeskonforme Auftragsdatenverarbeitung

Wichtig für Projekte, bei denen mit personenbezogenen Daten gearbeitet wird, ist die Einbindung des Betriebsrats und des Datenschutzbeauftragten. „Wir unterstützen Unternehmen auch in der Abstimmung und Vertragsgestaltung von Betriebsvereinbarungen.“

Rechtssichere Personaleinsatzplanung mit Führerscheinkontrolle

Jedes Unternehmen, das einen Mitarbeiter ein Fahrzeug führen lässt, muss regelmäßig überprüfen, ob der Mitarbeiter einen gültigen Führerschein besitzt. Für das Fuhrparkmanagement bedeutet die laut Fahrerlaubnisrecht geforderte regelmäßige Führerscheinkontrolle gute Planung und einen großen Zeitaufwand. Mit der neuen Erweiterung in der Personaleinsatzplanungs-Software PROCESS HR von p.l.i. solutions wird die Führerscheinkontrolle automatisiert, indem die Führerscheine der Fahrer mit Transpondern ausgestattet werden. Manuelle Kontrollen entfallen.

Automatische Führerscheinkontrolle verringert Haftungsrisiko

Fuhrparkverantwortliche sind gesetzlich verpflichtet, in regelmäßigen Intervallen die Führerscheine aller Fahrer auf ihre Gültigkeit zu überprüfen. In der Praxis bedeutet die manuelle Überprüfung einen großen Aufwand – jeder Fahrer muss einzeln überprüft werden. Oft kommen die Fahrer spät von ihren Touren zurück.

Für die automatische Führerscheinkontrolle wird ein elektronischer Transponder auf dem Führerschein angebracht. Steht eine Kontrolle an, erhält der Fahrer eine Erinnerung und kann seinen Führerschein am Buchungsterminal eigenständig einlesen. Ist er gültig, verlängert das System die Qualifikation des Fahrers automatisch um das hinterlegte Prüfintervall, das für jeden Fahrer individuell angelegt werden kann.



„Das Qualifizierungsmanagement in PROCESS HR kann für sämtliche Qualifikationen genutzt werden, die ablaufen können“, sagt Oliver Meyer, Geschäftsführer der p.l.i. solutions GmbH. Dazu gehören neben Führerscheinen für alle Fahrzeugklassen (Pkw, Lkw, Gabelstapler) beispielsweise Sicherheitsschulungen und die Erste Hilfe.

Die Vorteile der automatischen Führerscheinkontrolle mit PROCESS HR im Überblick:

  • Kosten- und Zeitersparnis durch Wegfall der manuellen Kontrolle
  • Rechtssicherheit und Transparenz durch elektronisches Verfahren und revisionssichere Dokumentation
  • höhere Flexibilität und Selbständigkeit der Fahrer

Unternehmen, die die automatisierte, elektronische Führerscheinkontrolle in PROCESS HR kennenlernen möchten, können einen Termin für ein kostenfreies Netmeeting vereinbaren.

Hardware für Zeiterfassung von p.l.i. solutions

Einfache Arbeitszeit-Erfassung und Zutrittskontrolle in einem. Ein- und Ausloggen per Fingerabdruck, Transparenz für alle Beteiligten. Das und mehr leistet die Hardware zur Zeiterfassung von p.l.i. solutions, die das Unternehmen aus Verl jetzt vorgestellt hat. Tragbare Geräte für die elektronische Datenerfassung bietet p.l.i ebenso an wie stationäre Terminals.

zeiterfassung hardware

„Die Entwicklung war für uns der nächste logische Schritt“, sagt Oliver Meyer, geschäftsführender Gesellschafter. Software für Zeiterfassung, Projektzeiterfassung und Personaleinsatzplanung entwickelt und vertreibt p.l.i schon seit Jahren international. „Uns erreichten immer wieder Anfragen von Kunden, die sich für die Zeiterfassung robuste Hardware mit einem breiten Funktionsspektrum wünschten“, sagt Meyer. Diesen Kunden kann p.l.i. nun eine Reihe von Lösungen präsentieren.

Robuste Funktionsvielfalt, schnell geliefert

Allen denkbaren Anforderungen in der Zeit- und Datenerfassung sowie der Zutrittskontrolle sind die Lösungen von p.l.i. gewachsen. Über Zusatzmodule oder Upgrades muss sich der Kunde keine Gedanken machen. Er kauft das Grundgerät, stellt ein, was er damit machen will, fertig. Neben der Funktionsvielfalt nennt Meyer weitere Argumente für Zeiterfassungs-Hardware aus Deutschland: „Das Preis-Leistungsverhältnis kann sich sehen lassen, die Lieferzeit auch: vier bis fünf Tage, unabhängig von der gewünschten Ausstattung.“

Ob stationär oder mobil, Hardware für Zeiterfassung hilft jedem Unternehmen, die Arbeitszeit der Mitarbeiter übersichtlich, transparent und unkompliziert abzurechnen. Indirekt dienen solche Geräte der Zufriedenheit unter den Mitarbeitern: Jeder sieht auf Knopfdruck sein Stundenkonto, seine Urlaubs- und Arbeitszeiten. Die vielerorts alltäglichen Rückfragen bei der Personalabteilung bleiben aus, wenn die Arbeitszeit elektronisch erfasst wird. Das Unternehmen muss weniger Ressourcen für Planung und Abrechnung aufwenden.

Zugangskontrolle: mit dem Einloggen öffnet sich die Tür – oder eben nicht

Zugangskontrolle ist eine weitere Funktion der Hardware, die relevant wird, sobald eine Lösung für Zeiterfassung in sensiblen Abteilungen oder Gebäuden gefragt ist. Mit dem Einloggen erfolgt der Zugang – oder eben nicht. Das Einloggen per Fingerabdruck ist die wahrscheinlich bequemste Methode, aber bei weitem nicht die einzige. Passwort, Magnetstreifen, Barcode oder Transponder sind Alternativen, für die die p.l.i.-Hardware gerüstet ist.

Wissenstransfer und Kommunikation

Geschäftsprozesse organisieren und optimieren, Workforce- und IT-Management, das sind die Arbeitsfelder der 2001 gegründeten p.l.i. solutions GmbH mit Sitz in Verl (Ostwestfalen) und München. p.l.i. entwickelt und vertreibt Software und berät Unternehmen aus zahlreichen Branchen. Auf der Höhe der Zeit, womöglich schon etwas weiter, ist p.l.i durch eigene Forschung und konsequente Zusammenarbeit mit Hochschulen. Wissenstransfer und Kommunikation betreibt p.l.i., indem das Unternehmen regelmäßig zu Seminaren einlädt – und zum Netzwerken, beim „Business Breakfast“.