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Informationen zu Themen wie Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung, Events von p.l.i. solutions


Corinna Meyer
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Corinna Meyer's Blog

Personaleinsatzplanung Software - Warum sie unverzichtbar ist

Getreu dem Motto „Früher ging es doch auch ohne“, wird die Einführung einer Software für Personaleinsatzplanung oft gescheut. Einstiegskosten und Anlaufprobleme - die Quittung für eine Veränderung ist auf den ersten Blick sehr hoch. Auf lange Sicht betrachtet werden sich diese anfänglichen Einbußen jedoch um ein Vielfaches rentieren. Wir haben die wichtigsten Gründe für den Einsatz einer Personaleinsatzplanung für sie zusammengestellt:

Werden sie „Everybodys Darling“. Gerade die Führungsebene, welche überwiegend aus Strategen und Zahlenmenschen besteht, bemängelt im Personalbereich oft fehlende strategische Kompetenz. Sie wünschen sich von den Personalern mehr Weitblick und Unterstützung im Bereich der Personalplanung und -entwicklung. Mit einer digitalen Personaleinsatzplanung lassen sich diese Wünsche schnell und einfach erfüllen. Die Software macht es möglich, alle Beteiligten mit den nötigen Informationen zu versorgen und hilft u.a. in Bereichen wie Qualifikation, HR-Verwaltung, Vertretungsrechte, Jahresurlaubsplanung, Reporting, Archivierung und Analyse. Somit sind Sie in der Lage, proaktiv und regelmäßig valide Zahlen zu liefern und können so zu übergeordneten Zielen beitragen. Ihre Geschäftsführung wird es Ihnen danken.

Reduzieren sie Kosten und schonen sie die Umwelt. Stapelweise Formulare, Kopien für Kollegen, monatliche Abrechnungen für jeden Mitarbeiter und Handouts für Besprechungen. Dafür wird eine ganze Menge Papier, Toner und Tinte verbraucht, wobei vieles davon letztendlich im Papierkorb landet. Über die Personaleinsatzplanung haben sie alle nötigen Informationen in digitaler Form jederzeit abrufbar und können diese weitergeben. Sie sparen eine Menge Papier, schonen die Umwelt sowie das Budget und reduzieren ganz nebenbei das Zettelchaos auf ihrem Schreibtisch.

Schalten Sie einfach mal ab, denn jeder weiß Bescheid. Die dauerhafte Erreichbarkeit auch im Urlaub und am Wochenende ist heutzutage weit verbreitet und einer der Hauptgründe für Stress. Sie wissen genau in welchem Ordner die Urlaubsanträge abgeheftet sind und in welchem Verzeichnis Ihres Computers sich die Arbeitsunfähigkeitsformulare befinden. Soweit so gut - aber wissen Ihre Kollegen das auch? Mit einer digitalen Personaleinsatzplanung sind alle diese Daten zentral gespeichert und jederzeit abrufbar. Jeder Kollege hat festgelegte Zugriffsrechte und kennt sich in seinem Benutzerkonto aus. Die Kollegen haben alles im Blick und sie können auch mal (alle anderen Geräte) abschalten.

Mit langwierigen Prozessen machen Sie kurzen Prozess. Bei herkömmlichen Dateien wie Excel oder Word kann immer nur eine Person diese bearbeiten. Kopien werden erstellt und verschickt, jeder gibt seinen Senf dazu. Nach vielen Telefonaten und kursierenden E-Mails erhalte Sie verschiedene Versionen zurück und dürfen diese erneut zusammenfassen. Das kostet Zeit und vor allem Nerven. Mit einer Personaleinsatzplanung können beliebig viele Personen parallel etwas bearbeiten und Änderungen können von jedem nachvollzogen werden. Feedbacks können über das System selber erfolgen und Daten auch an Externe, wie z.B. ein Steuerbüro, über eine Schnittstelle weitergegeben werden.

Machen Sie die Mitarbeiter Ihres Unternehmens stolz und glücklich. Grade jüngeren Leuten ist es wichtig, in einem technisch fortschrittlichen Unternehmen zu arbeiten. Die Arbeit bei einem angesehenen und innovativen Arbeitgeber wird gerne von den Mitarbeitern nach außen getragen. Tool-gestützte Arbeit sowie ein Self-Service-Portal sind angesagt. Staubige Aktenordner passen nicht mehr ins Bild. Mit einer Software für Personaleinsatzplanung praktizieren Sie das, was viele Arbeitgeber gerne nach außen vorgeben. Sie sind ein digitales, nachhaltiges und transparentes Unternehmen, welches sich um seine Mitarbeitenden kümmert.


Personalplanung


Für Führungskräfte gehört überlanges Arbeiten zur Normalität

Eine Vollzeitstelle mit einer klassischen 40-Stunden-Woche gibt es in Deutschland oftmals nur in der Theorie. In der Praxis schaut es leider häufig anders aus. Eine Untersuchung hat ergeben, dass eine Vollzeitkraft im Durchschnitt 41,3 Stunden pro Woche arbeitet. Bei jedem neunten Arbeitnehmer spricht man von überlangen Arbeitszeiten von mindestens 48 Stunden, Tendenz steigend. Dies ergibt sich aus der Studie „Qualität der Arbeit - Geld verdienen und was sonst noch zählt" aus dem Jahr 2017, welche vom Statistische Bundesamt vorgestellt wurde. 11,4 Prozent der Arbeitnehmer in Vollzeit sind somit von regelmäßigen überlangen Arbeitszeiten betroffen.

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Tendenziell wächst das Risiko hierfür mit steigendem Alter. In der Altersgruppe der 55- bis 64-jährigen arbeiten laut der Studie 14,4 Prozent mehr als 48 Stunden. Ein Grund dafür liegt darin, dass sich in dieser Altersgruppe eher Führungskräfte befinden. Gut ein Drittel (34,8 Prozent) der Leitungs- und Führungskräfte kamen 2016 auf mehr als 48 Stunden. In der Gruppe der 25- bis 34-jährigen sind es gerade mal 7,7 Prozent. Besonders in der Berufsgruppe der Selbstständigen kommen extrem lange Arbeitszeiten deutlich häufiger vor. Mit 51 Prozent ist die überlange Arbeitszeit für mehr als die Hälfte der Selbstständigen normaler Alltag. Angestellte Arbeitnehmer sind hingegen nur zu sechs Prozent betroffen. Am seltensten betroffen sind Hilfsarbeitskräfte (3,2 %), Bürokräfte und kaufmännische Angestellte (4,3 %) gefolgt von Handwerkern (5,8%).

Darüber hinaus spielt die Geschlechterrolle bei der Belastung durch lange Arbeitszeiten eine große Rolle. Vor allem Männer sind mit 14 Prozent deutlich häufiger betroffen als Frauen. Hier liegt die Quote bei lediglich sieben Prozent.

Ob überlange Arbeitszeiten oder die normale 40-Stunden-Woche, ein Großteil aller Erwerbstätigen klagt über sehr hohe Belastungen im Job. Vor allem der Termindruck spielt hier eine Rolle. 40 Prozent der Arbeitnehmer empfinden diesen Druck als ein massives Problem. Branchenübergreifend sind auch hier Männer mit 44 Prozent deutlich mehr betroffen als Frauen mit nur 36 Prozent.

Weitergehend wurde jedoch auch festgestellt, dass die durchschnittliche Arbeitszeit von Voll- und Teilzeitkräften zurück geht. Während in Deutschland im Jahr 1991 noch durchschnittlich 38,4 Stunden pro Woche gearbeitet wurde, liegt der Wert im Jahr 2016 bei nur noch 35,1 und damit zwei Stunden unter dem europäischen Durchschnittswert. Dieser Rückgang wird jedoch auf die deutliche Zunahme der Teilzeitstellen zurückgeführt, welche sich seit 1991 verdoppelt haben. Die Arbeitsleistung der Vollzeitkräfte ist mit 41,3 Stunden im Durchschnitt nahezu konstant geblieben.

Zielführende Projektmanagement-Meetings von heute – classic meets digital.

Manche Meetings ziehen sich wie Kaugummi am Schuh in die Länge und das Ziel, das mit diesem Meeting erreicht werden soll, liegt in weiter Ferne. Wie man Besprechungen erfolgreich gestaltet, und welche Technik dazu hilfreich ist, erfahren die Gäste des 33. Business Breakfast am Donnerstag, 22.02.2018, in Verl. 

Verl, 26.02.2018. Den Auftakt macht Christian Terhechte, Gründer und Geschäftsführer von Neuland-Medien aus Rheda-Wiedenbrück mit seinem Impulsvortrag über die Chancen der „neuen“ Technologie der erweiterten Realität (engl. Augmented Reality). Er begeistert die Teilnehmenden mit zahlreichen Beispielen und zeigt die Möglichkeiten und Nutzung dieser Technik, die die reale Welt mit einer digitalen Welt vereint. So können z.B. mit Hilfe von einem Prospekt und eines Tablets Möbelstücke im Raum positioniert werden oder auch Schuhe in verschiedenen Farben dargestellt werden. Ganz verzaubert waren die Teilnehmenden von einem Banner, auf dem die aufgedruckte Person auf dem Tablet zum Leben erweckt wird. Die Technik ist ebenfalls für digitale Meetings in einem digitalen Raum in 3D-Optik mit bis zu 20 Personen geeignet, um sich z.B. eine Maschine anzuschauen. Dazu müssen sich die Personen, die weltweit verstreut sitzen können, lediglich mit einer VR-Brille ausstatten. 

Wie man einen mobilen, digitalen Arbeitsplatz für seine Mitarbeiter sicher und kostengünstig einrichtet, erfahren die Teilnehmer von Wolfgang Hennes, Geschäftsführer von Unified Workspace GmbH, Bonn. Mit seiner Lösung können Mitarbeiter jederzeit von jedem Ort mit Zugriff auf alle betrieblichen Applikationen von allen Endgeräten arbeiten. Die Kosten für IT und Arbeitsplätze lassen sich um 35-75% senken. Somit lassen sich beste Voraussetzungen für z.B. digitale Meetings schaffen. 

In der Frühstückspause finden angeregte Gespräche zwischen den Teilnehmenden und Referenten statt und neue Kontakte werden zahlreich geknüpft. 

Den Abschluss bildet Volker Johannhörster, Gastgeber und Geschäftsführender Gesellschafter der p.l.i solutions GmbH, mit seinem Impulsvortrag über Meetings als Produktivitätstreiber oder Zeiträuber. Anhand einer Statistik wird klar, wieviel Zeit Führungskräfte in oftmals sinnfreien Meetings verbringen. Um Meetings erfolgreich durchzuführen, ist die Einführung einer Meetingkultur mit versenden einer Tagesordnung + Zielsetzung, Pünktlichkeit und die gründliche Vorbereitung sowie Nachbereitung sehr wichtig. Auch Schwätzer dürfen ausgebremst werden, um den Zeitplan einzuhalten. Hilfreich ist eine kurze Meeting-Zeit, die Startzeit zu variieren oder auch Stühle zu entfernen. Bevor der informative Vormittag endet, zeigt Volker Johannhörster ein Tool, das er seit kurzem zur Organisation seiner Aufgaben und Termine erfolgreich nutzt.

  Die Referenten v.l.n.r.: Christian Terhechte, Volker Johannhörster und Wolfgang Hennes 

Die Referenten v.l.n.r.: Christian Terhechte, Volker Johannhörster und Wolfgang Hennes 

Am 13. September 2018 findet das nächste Business Breakfast zum Thema „Unter Druck: Belastungen in der neuen Arbeitswelt. Ergonomie: Neue Arbeitswelt – alter Arbeitsschutz.“ statt. Anmeldungen werden per Telefon oder E-Mail an anmeldung@pli-solutions.de entgegengenommen. Unter: http://www.pli-solutions.de/Veranstaltungen finden Sie weitere Informationen.

Spendenaktion 2017

500,- Euro für die DLRG Ortsgruppe Verl

Verl, 08.02.2018. Im Jahr 2017 hat p.l.i. solutions erstmalig eine Spendenaktion im Rahmen der Veranstaltungsreihe „Business Breakfast“ ins Leben gerufen. Dabei wird das PLI-Team von dem Sparschwein „Rudi Randvoll“ unterstützt – dieser Name wurde von den PLI-Facebook-Fans bei einer Namensuchaktion vorgeschlagen.
Bei den drei Business-Breakfast-Veranstaltungen im Jahr 2017 wurde „Rudi“ von den Teilnehmenden mit rund 250,- Euro gefüttert. Diese Summe haben die geschäftsführenden Gesellschafter Oliver Meyer und Volker Johannhörster annähernd verdoppelt.

Im Januar 2018 war es endlich soweit: der Spendenscheck in Höhe von 500,- Euro konnte von Volker Johannhörster an den DLRG-Vorsitzenden Carsten Voßhenrich übergeben werden. Von dem Geld wird nun spezielle Kleidung für das Kleiderschwimmen angeschafft, das zur Rettungsschwimmerausbildung gehört.

Spendenübergabe an DLRG Verl
500,- Euro für die DLRG Ortsgruppe Verl: Carsten Voßhenrich (links) und Volker Johannhörster (rechts) zusammen mit Rudi Randvoll (mitte) bei der Scheck-Übergabe.

Im Jahr 2018 wird diese Spendenaktion fortgesetzt – diesmal zu Gunsten des Fördervereins der Marienschule Verl e.V.

Wettlauf zwischen Mensch und Maschine: Sind Sie schon startklar?

Die Digitalisierung krempelt alle öffentlichen und privaten Lebensbereiche um und somit auch die Arbeitswelt. Einen kurzen Einblick in die Zukunft erleben die Gäste des 32. Business Breakfast am Donnerstag, 23.11.2017, in Verl.

Verl, 28.11.2017. Den Auftakt für die Impulsvortragsreihe macht Harry Barth, Bereichsleiter Controlling und Materialwirtschaft bei dSPACE GmbH in
Paderborn. Er ermöglicht einen Einblick in die Zukunft des Autofahrens – autonom, vernetzt und elektrisch. Autonomes Fahren ist ab 2025 ein großes Ziel der Automobilindustrie. Seiner Auffassung nach sollte dieses in Zukunft sogar Pflicht werden – so wie vor über 40 Jahren die Gurtpflicht eingeführt wurde. Nach heutigem Stand der Technik fährt die Maschine um Faktor 2 besser als der Mensch. Die Software besitzt einen höheren Lerneffekt als Menschen. Auch neue Formen der Mobiliät in Großstädten wie z.B. fliegende Autos oder den Hyperloop stellt Harry Barth vor. Mit diesem „Zug“ beträgt die angenommene Reise von Köln nach Hamburg lediglich 30 Minuten. Somit wäre Wohnen in Köln und Arbeiten in Hamburg möglich. Die Vertriebswege von Autos werden sich ebenfalls ändern – kaufen wir demnächst unser Auto bei Amazon?

Wie man Mitarbeiter für das digitale Zeitalter stärkt, erfahren die Teilnehmer von Coaching-Expertin Cathrin Reich – Inhaberin von Reich Coaching in Gütersloh. Durch den Veränderungsdruck, der durch die Digitalisierung in vielen Branchen existiert, leiden immer mehr Menschen an emotionaler Erschöpfung (Burnout). Nach Frau Reichs Auffassung muss die Resilienzfähigkeit (Kompetenz zur selbstständigen Krisenbewältigung) der Mitarbeiter gestärkt werden. Dieses gelingt unter anderem durch geschulte Führungskräfte, Kommunikationsregeln, klares Informationsmanagement und wertschätzende Mitarbeiterführung.

Nach der Frühstückspause – mit Zeit für angeregte Gespräche und Nerzwerken – startet Volker Johannhörster, Gastgeber und Geschäftsführender Gesellschafter der p.l.i solutions GmbH, mit seinem Vortrag über das Internet der Dinge (Internet of Things - IoT). Er vermittelt den Zuhörern Wege, wie man kreative Ideen entwickelt und zeigt wie leicht jeder seine Ideen zur Vernetzten Umwelt mit Hilfe eines elektronischen Baukastens umsetzen kann. Um die Ideen als Geschäftsidee zu analysieren, setzt er gerne das „Business Model Canvas“ ein. Nach der Vorstellung von eigenen Ideen, die demnächst in der eigenen Software integriert werden, endet der informative Vormittag.



Die Referentinnen und Referenten v.l.n.r.: Harry Barth, Cathrin Reich und Volker Johannhörster
Die Referentinnen und Referenten v.l.n.r.: Harry Barth, Cathrin Reich und Volker Johannhörster

Am 22. Februar 2018 findet das nächste Business Breakfast zum Thema „Zielführende PM-Meetings von heute – classic meets digital“ statt.
Anmeldungen werden per Telefon oder E-Mail an anmeldung@pli-solutions.de entgegengenommen. Unter: http://www.pli-solutions.de/Veranstaltungen finden Sie weitere Informationen.