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Projektzeiterfassung und Projekt Controlling: Begriffserklärung und Vorteile einer passenden Software Lösung

Projekt Controlling erfordert eine genaue Erfassung geleisteter Arbeitszeiten. Kostenabrechnungen können gegenüber externen Projektkunden und zwischen verschiedenen Fachabteilungen eines Unternehmens nur auf der Grundlage stets aktueller Arbeitszeitdaten erstellt werden. Hoch entwickelte Zeiterfassungssoftware ermöglicht eine zeitnahe, zuverlässige und effiziente Erfassung von Arbeitszeiten an stationären PC-Arbeitsplätzen, aber auch über mobile Eingabegeräte.

Projektzeiterfassung und Projekt Controlling: Leistungsmerkmale moderner Zeiterfassungssoftware

Moderne Zeiterfassungssoftware ermöglicht nicht nur "Kommen"- und "Gehen"-Buchungen sowie Abwesenheits- und Dienstplanungen unter Einbeziehung des dafür erforderlichen Antragswesens, sondern auch tätigkeits- und projektbezogene Arbeitszeitdaten. In die Zeiterfassungssoftware kann zudem auch ein Zugangskontrollsystem integriert werden.

Autorisierten Nutzern des Zeiterfassungssystems (z. B. Vorgesetzten und Mitarbeitern) wird jederzeit ein Zugriff auf aktuelle Zeitsalden und Urlaubsguthaben erlaubt. Moderne Zeiterfassungssoftware enthält immer häufiger auch Schnittstellen zu mobilen Zeiterfassungsgeräten wie Tablet PCs, Laptops oder Smartphones, die eine Zeitdatenerfassung auch an außerhalb eines Unternehmens befindlichen Arbeitsplätzen gewährleisten.

Projektzeiterfassung Software PROCESS PC - Einführung (Video)

Vorteile einer Software für die Projektzeiterfassung

Zeiterfassungssoftware ermöglicht Prozessvereinfachungen und Kostenentlastungen bei gleichzeitiger Verbesserung der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit. Eine softwaregestützte Zeiterfassung schafft die notwendige Transparenz, um Abweichungen von der Projektplanung frühzeitig erkennen und gegensteuernde Maßnahmen auch hinsichtlich einzelner Arbeitsprozesse ergreifen zu können. Die Echtzeiterfassung von Daten eröffnet schnellere Reaktionsmöglichkeiten als dies bei zunächst papierhaft erfassten Daten möglich wäre. Auch eine Wirtschaftlichkeitsanalyse von Projekten kann durch Untersuchung der zu einzelnen Tätigkeitsarten eingegebenen Daten präziser durchgeführt werden. Innerhalb eines Projektes mittels Zeiterfassungssoftware festgestellte Planabweichungen lassen sich zudem bei der Entwicklung künftiger Projekte berücksichtigen.

Zu den weiteren Vorteilen einer Zeiterfassungssoftware gehört, dass sie den termingerechten Einsatz einer erforderlichen Anzahl passend qualifizierter Mitarbeiter erleichtert. Zu den Arbeitskosten gehören nicht nur Lohn- und Gehaltszahlungen einschließlich von Lohnnebenkosten, sondern auch Aufwendungen, die durch Unter- oder Überbelastung von Mitarbeitern zeitlicher oder inhaltlicher Art entstehen.

Zeiterfassungssoftware unterstützt einen nach Art und Umfang der Anforderungen optimalen Mitarbeitereinsatz. Eine verbesserte Produktivität und Zufriedenheit von Mitarbeitern verringert die Aufwendungen, die einem Unternehmen durch Fluktuation und zusätzlich erforderliche Einarbeitung von Mitarbeitern entstehen. Aus den in der Vergangenheit erhobenen Daten kann eine "Workforce Management Software", die für einen optimierten Einsatz von Personal- und Sachressourcen sorgt, den künftigen Mitarbeiterbedarf eigenständig ermitteln, so dass der Personaleinsatz betriebswirtschaftlich optimiert wird und Mitarbeiter angemessen ausgelastet werden.

Minutengenau in Echtzeit erfasste Daten ersetzen papierhafte Formulare. Angebotskalkulationen, Fakturierung und Gehaltsabrechnung werden auf der Grundlage einer softwaregestützten Zeiterfassung automatisiert erstellt und inhaltlich optimiert. Die Reduzierung der Datenerfassung auf die unbedingt benötigten Informationen führt außerdem zu erhöhter Datensicherheit. Gegenüber Kunden kann stets ein transparenter Tätigkeitsnachweis geführt werden. Ferner stehen erforderliche Daten bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt jederzeit abrufbereit zur Verfügung.

 

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