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Workforce Management – wieder ein neuer Modebegriff?

Ein Stück weit ergibt sich bereits aus der Bezeichnung, welche Art von Vorgängen unter dem Namen Workforce Management zusammengefasst werden – doch wer in Erfahrung bringen möchte, ob sich diese Strategien auch im eigenen Unternehmen gewinnbringend einsetzen lassen, bekommt schnell den Eindruck, Workforce Management wäre bloß etwas für Callcenter: Lange Zeit wurde der Ausdruck vor allem in diesem Bereich verwendet, ein großer Teil der Literatur zum Thema spezialisiert sich auf die Optimierung von Arbeitsabläufen in Telefonzentralen. Erst in den letzten Jahren fand eine Begriffsverschiebung statt. Häufig ist seitdem auch von Workforce Optimisation die Rede: Neben der Organisation von Arbeitsabläufen schließt diese allgemeinere Bezeichnung auch Bereiche des Wissensmanagements mit ein.

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Doch zunächst einmal beschreibt Workforce Management – so, wie der Begriff heute verwendet wird – nichts weiter als das, was am Arbeitsplatz ohnehin schon immer versucht wurde: die Arbeitskraft und das Wissen von Mitarbeitern so einzusetzen, dass Aufgaben möglichst schnell und effizient erledigt werden. Zeitpläne im Überblick zu behalten, Budgets zu kalkulieren, Teams zu managen und zu entscheiden, welcher Mitarbeiter mit welcher Aufgabe betraut wird, in kritischen Situationen schnell reagieren zu können – zwar ist nichts davon wirklich neu, doch Workforce Management ermöglicht es, diese Prozesse zu standardisieren, eine größere Anzahl von Faktoren miteinzubeziehen und Entscheidungen schneller zu treffen. Auf die richtige Weise eingesetzt, können diese Strategien einem Unternehmen zu entscheidenden Vorteilen gegenüber der Konkurrenz verhelfen.

Das Arbeitsvolumen in das richtige Verhältnis zu der Anzahl der Mitarbeiter zu setzen, Pläne für den aktuellen Arbeitstag oder für längere Zeiträume zu erstellen (manchmal aber auch nur für eine kurze Krisensituation), Statistiken über erledigte Aufgaben und die dafür benötigte Zeit zu erstellen – all dies kann sich jedoch zu einem Bündel äußerst komplexer Aufgaben entwickeln: Schon bald sind so viele Variablen im Spiel, dass die Abläufe im Unternehmen nur noch mithilfe einer Software im Überblick behalten werden können.

Welche Art von Programmen eignet sich für Workforce Management? Grundsätzlich kann bereits eine herkömmliche Software zur Aufgabenverwaltung oder eine Tabellenkalkulation ausreichen. Doch erst speziell für das Workforce Management angefertigte Programme unterstützen ihren Benutzer aktiv darin, Kosten zu optimieren, neue Strategien zu entwickeln und gleichzeitig die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden auf einem möglichst hohen Niveau zu halten. Nicht zuletzt kann sie dabei helfen, gelegentlich über den eigenen Tellerrand zu schauen und gewohnte Denkweisen und Arbeitsabläufe zu durchbrechen, indem Erfolge und Misserfolge aus der Vergangenheit analysiert oder verschiedene Szenarien durchgespielt werden.

Weitere Informationen: Workforce Management: Personaleinsatzplanung, Istzeiterfassung, Projekt Controlling, Prämienlohn, Zeitwirtschaft

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